社員さんや外注さんへの指示の出し方って悩ましいものです。

• どうも指示がちゃんと伝わらない
• 必要なことはちゃんと伝えてるんだけど

こういう指示の出し方や伝わり方に対する悩みは尽きません。

私も同じように悩んでいました。

「指示の出し方にはある程度やり方がある」ということを経験で学んできました。

あなたは絶対NGな指示の出し方をしてませんか？
そのやり方だと、絶対に伝わりませんよ！

ということで今回は、

指示が伝わりにくい

という悩みにフォーカスして、「これやると伝わりにくいよね」というお話をしていこうと思います。

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

そもそと指示が伝わらないというのは、相手側ではなくこちら側の問題ということを考えなければなりません。

受け入れ難い事態ですが、私自身も「もしかして、指示の仕方が悪いんじゃね？」という事実に気がついた時には

「いやいや、そんな馬鹿な。俺はちゃんと説明しているぞ」

そんな気持ちになりました。

しかし、現実に指示が伝わらないという状況を踏まえると、伝わらない原因は「聞き手である相手」か「話し手である自分」のどちらかにしかありません。

となると相手がこちらの話を理解できないのではなく、相手に伝わる言い方が出来ていない

つまり「自分が悪い」

そういうことになるわけです。

もちろん相手が何か心配事があって話に集中できていない、そんなパターンもありますが、それは例外なのでいったん置いておきます。

NGな指示の出し方「自分の思考順に説明」

社員さんや外注さんなどに指示を出す場合、絶対やってはならない指示の出し方があります。

それが、自分の思考順に指示の説明をすることです。

例えば、、、

ここから2本先の道路を右に曲がって
そこから1本先の道路を斜め左に
・・・・・・

〜略〜

・・・・・・
それで、その先に郵便局があるから、そこへ行ってこれ送って来て。
あ、そうそう送り先だけど、、、

こんな具合の話し方です。

どうでしょう、いきなり「例えば、、、」と言われてごちゃごちゃと説明。

「こいつはいったい何が言いたいんだ？」

そういう思いが頭を巡りませんでしたか？

この「自分の思考順に説明する」というやり方には致命的な問題点が２つあります。

致命的な問題点①：目的が不明確で聞き手が迷子になる

思考の順番通りに説明をすると、聞き手が迷子になります。

• この人は何を言いたいんだろう？
• この話は全部聞いておかなきゃまずいのかな？
• どの部分が重要な情報なんだろう？

こういうことが頭に浮かんで来ると、途端に聞き手側は迷子になります。

相手の話を聞いているようで、自分の中で湧き上がる「？？？」という思いに意識が向いてしまうからです。

そう、相手の話を理解する上で大切なのは「何の話か」という「話の目的」なわけです。

先程の例で言えば「郵便物を送って欲しい」という話ですね。

「郵便物を送って欲しい」

これが分かれば「ああ、郵便局に行けば良いんだな」ということがわかります。

すると、「どこにあるのか、行き方を聞かなきゃ」という気持ちになり、話の要点が見えて来るわけです。

致命的な問題点②：話の途中で補足情報が”異様”に増える

自分の思考順に話ことの致命的な問題点の２つ目は、補足情報が”異様”に増える点です。

思考順に話すということは、その指示の全体像が私たち自身の頭の中に描けていない状態で起きます。

この状態で人に話すということは、

• よく言えば説明
• 悪く言えば思いつき話

ということになります。

すると

• あ、ここはミスしやすいから気をつけてね
• そう言えば、ここは○○さんがやるって言ってた
• ここはまだ分からないから保留で
• さっきのミスの多い部分は、こっちの資料に

・・・・・・・

こういう風に、大切そうな情報が頭をよぎり、補足情報をドンドン聞き手に渡すことになります。

こんな話し方って、しちゃったことありませんか？

私はよくありました(注意してるけど今でもある)。

しかし、これでは重要な情報が埋もれてしまいます。

ただでさえ思考順の説明のせいで「目的がよくわからない」指示を聞いているのに、情報量が多くなれば必然的に聞き手が迷子になります。

問題点①と合わせ技一本です。

相手は話を聞いているフリをして、今日の夕飯のことを考えてます。

もちろん補足情報は大切ですが、増えすぎるのでやめましょう。

指示が伝わる話し方はどうすべきか？

これは次の３つのポイントに注意すればOKです、

1. 1.「目的」から話す
2. 2.話す内容の概略を伝える。
3. 3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

1.「目的」から話す

これはもうここまで読んでいる方であれば問題ないと思います。

まずは指示の目的から話しましょう。

今からされる指示の目的が分かれば、聞き手も何を意識して聞けば良いかが分かりやすくなります。

先程の郵便物の例で言うと、、、

「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

これが指示の目的です。

2.話す内容の概略を伝える

続いて、これから話す内容の概略を伝えます。

概略というと小難しいですが、要するに目的を達成するための手段とその関連情報です。

郵便物の例で言えば

• 送り先はどこなのか？
• 送り方は何なのか？(速達なのか？)
• 郵便局はどこにあるのか？

そんな感じです。

3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

最後がこれです。

今すぐ伝えなくて良い情報とは、その仕事をしてもらう際に最低限これだけは伝えないといけない状態です。

つまりそれは、目的と指示の概要なわけです。

今すぐ伝えなくて良い情報は、やっているうちに質問されるまで放置で構いません。

指示で伝える情報には、大きく分けて３つのタイプの情報があります。それは、

1. 業務のために最初から必須の情報
2. 最初の指示段階では不要な情報
3. そもそもいらない情報

です。

③は論外ですが、②については取り扱いに注意が必要です。

例えば、②の情報を最初の指示段階で伝えると言うことは、数ページ、数十ページに及ぶＱ&Ａをいきなり説明するのと同じです。

Ｑがない状態で、勝手に想定したＱとこれに対するＡをバンバン投げつけられても困りませんか？

ＱがあるからＡが欲しくなるわけです。

そしてＱの大半は、実際にその仕事に手をつけてみて初めて浮かぶわけです。

その中には、

• 自力で解決できるもの
• 自力では解決できないもの

が出て来るわけで、この「自力では解決できないもの」を自分で見つけて質問されるまでは、こちらから情報を伝える必要はありません。

伝わる指示の構成

ここまで、指示が伝わる話し方の３つのポイントについてお話してきました。

それのまとめです。

◾️指示の目的から話す
「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

◾️指示内容の概略を伝える
「だからこれから送り先、送り方それと郵便局への行き方を教えるね」

◾️指示内容を伝える
「A山商事さんに、簡易書留で送ってもらえる？」
「あと領収書もらって来てね」
「郵便局の場所だけど、○○駅前のコンビニ横だよ」

◾️今伝えるべきじゃない情報は伝えない
「行く途中や郵送の時に困ったら連絡してね。」

こんな具合です。

可能なら指示はテキストベースにする

私は日頃から、仕事の指示はテキストベースで出すと良いというお話しをしています。

こういった指示を伝わりやすくするためには、やはりテキストベースの方が良いですね。

理由は、口頭だと漏れやダブり、「あ、そうそう」みたいな追加情報の問題があるからです。

テキストならコンパクトな内容に出来ますし、定期的に頼む内容であれば使い回しができます。

マニュアルを作る叩き台にもなるので、とっても便利です。

関連記事まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

2022.07.16

以上、

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

でした！

編集後記(兼、息子・娘の成長記録)

グズグズした天気がやっと回復した土日でした。
来週はまた雲が増えるようですが、、、

そんなせっかくの好天気にも関わらず、しっかり熱を出す息子。

父はそろそろ外に出掛けたいよ・・・

散歩は来週にお預けですね。

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かなり失礼な税理士先生のお話を聞いてしまったので、ちょっと記事にしてみたいと思います。

あなたのまわりにも無礼な士業の先生方、いませんか？？？

えー、大前提として「川畑は無意識の無礼がない」ということで話してます。

多分私も士業という同じ穴のムジナ。おそらく何かやらかしていると思います。

もし何か指摘があればおっしゃってください、

ちなみに実際に会った時は、流石にブログ内でしているような口調ではない点だけ事前に。

さすがにもっと丁寧に話してます(苦笑)

無礼な士業たち

自戒の念をこめているのですが、士業をやっていると無礼な事を平気で言ったりやる人が一定数います。

【無礼な士業①】ある税理士の先生の話

とある社長が、納税額の連絡が直前も直前だったので、顧問税理士へ少し文句を言ったそうです。

そりゃ何百万という納税額を直前になって連絡してきたのですから当然です。

するとその先生はこんな風に仰ったそうです。

「いやいや、この前借りたお金があるじゃないですか」と。

正直私は驚きましたね。

もちろん愚痴的に社長からしか聞いていませんので、過去の両者の関係や状況は分かりません。

しかし、これはない。

顧問をやってるんだから、それが納税資金じゃないことくらい知ってるはずです。

自分の連絡が遅くなったという非でバツ1個つけておきながら、おかわりでバツをもらいにいくスタイル

おそらく無意識にこう言う事を言ってしまうタイプなのでしょう。

大半の先生は普通なのですが、どうしてもそういう人がいます。

【無礼な士業②】公認会計士にも・・・

監査法人で監査をしていた時にも、上場企業の課長相手にたいそうなめ腐った態度を取った奴がいました。

何と言ったかはここでは言いずらいのですが・・・

大学出たばかりのペーペーの分際で、ですよ？

私が言うのもなんですが「会計士受かった程度で何を偉そうに」という感じです。

まあ、まだ社会人に成り立てということで、しっかり教育しました。

今どうなっているか知りませんが、改善していることを祈ります。

こういう無意識無礼の達人たちは、公認会計士にもいるし税理士にもいます。

おそらく弁護士や司法書士の先生をはじめとした、各士業の中にもいると思います。

無意識の無礼はなぜ士業に多いのか？

そこでふと疑問に思いました。

なぜ士業には無意識無礼があふれるのだろうかと。

失礼なことを言うやつというのは、どの職業にもいます。

しかし、私が過去出会った人たちの中にいた本気で失礼な奴の比率と比べ、士業にいる失礼な奴の比率がおかしいと思うんです。

なぜそんなに無礼な奴が多いのでしょうか？

先生業という立場の問題

おそらく難しい試験に受かり、先生と言われる立場になったことで無意識に偉くなったと勘違いしている可能性があります。

相手より自分の方が知識がある、だから上下関係が生まれる。

「自分は教える側、相手は教わる側」そう勘違いしているのだと思います。

税理士だろうが、会計士だろうが、弁護士だろうが、所詮はサービス業です。

昔は違ったのかもしれませんが、今でもサービス業という感覚を持てていない先生は相当やばいですね。

資格試験を受ける人間に偏りがある

先生業という立場が無礼にさせるという場合もあると思いますが、私はこちらのケースもあると思います。

つまり高難易度の試験を受ける人間が母集団であるという点です。

難しい試験を受けるということは、全体から比較的勉強のできる層が集まります。

すると、「コミュ力レベルD・勉強レベルA」みたいなスキル全振り人間が一定の確率で現れるわけです。

こういう層が無意識無礼を働いているという点は否めません。

もちろん「コミュ力D・勉強レベルSSSSS」という人は、圧倒的知識がありますので、「まあそういう人だけど、圧倒的知識があるからOK」ということで誰も気にしません。

いずれにせよ、勉強ばかりしてきたお勉強集団です。
コミュ力的な問題は全員が抱えています。

ちなみにコミュ力C・勉強レベルC+です。直接会えばわかります。

大学で神扱いを受けている

これは短期合格が可能な公認会計士の場合だけかもしれません。

3年生くらいで受けると、大学内では神扱いです。

おそらく試験勉強の内容で知らないことなどないはずですから、みんなに「凄い」と言われます。

確かにすごいです。

しかし天狗になって無礼な態度をとって良いかと言え割れれば別の話。

会計士試験の内容など、この世の知識の0.00001％にも満たないということを知らないのです。

無礼な士業への対応

無礼な士業への対応はいたってシンプル。

普通に顧問なら交代すれば良いだけです。

「ちょっと面倒だな」と思うかもしれませんが、ずっとストレスを抱えながらやる方がお互いのためになりません。

今の時代、その先生じゃなければできない仕事というのはかなり少なくなってきています。
例えば税務申告や記帳などは、先生の能力による差はほぼないです。

最後に会計士受験生へ、、、

老婆心ながら、もしかしたら会計士受験生も読んでいるかもしれませんので、一つ注意です。

会計士合格したての大学生に、上場企業の課長が「先生」と呼ぶ場合の意味は次の通りです。

「先生、どうぞよろしくお願いします（また若造が来たのか、名前覚える気もないから先生とでも呼んでおこう）」

だいたいそういう意味なので、調子に乗らないように気を付けてくださいね。

編集後記

「昨日の編集後記」でお話したゴルフの結果ですが、スコアは104でした。

場所は富士国際ゴルフ俱楽部という御殿場にあるゴルフ場です。

乙女INコーススタートで、前半51(22)・後半53（21）でした。
カッコはパット数です。

100は切れませんでしたが、自己ベスト106を更新することはできました。

自己ベストより何より嬉しかったが、ボールのロストゼロだったことです(笑)

ドライバーが絶好調なので、ミスがゼロに近かったです。

一方で問題なのがパット。

40パット以内にして、あと1打なんとかすれば100切です。
課題と共に100切りへの希望はかなり見えてきたなと思います。

年内には絶対切りたいですね・・・・

では4時起きでゴルフをして、御殿場アウトレットで買い物をし、渋滞で2時間近く運転してくたくたなので、本日はこのあたりで・・・

お仕事のご依頼前に、川畑の人となりを知りたいよという方、是非ゴルフに誘ってください！

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私は普段、頭を回してパーっと話してしまう癖があります。
また、昔から人の話を聞くのがあまり得意ではなく「どうしたら・・・」と悩んでいました。

そんな中、岡田斗司夫さんの話を聞き「なるほど！！」と共感した「スピードとトルク」について共有したいと思います。

個人的にはかなり面白い考え方だと思ったので、是非読んでいただけると幸いです。

社長の話の聞き方【社員が伝える言葉】

幹部にせよ社員にせよ、社長は会社の従業員とコミュニケーションを取ります。

中小企業においては社長と社員たちの距離は近いため、ある意味親分気質で色々と聞いてあげなければならないことも多いでしょう。

この際の社長が話を聞く姿勢、反応によって社員が「社長は聞いてくれた」と感じるか否かは大きく変わります。

このため、社長は社員が伝えてくる言葉に対してどのように反応するのか？受け止めるか？という聞き方が大切になってきます。

頭の回転スピードとトルクの話

社長の話の聞き方の前に、岡田さんのスピードとトルクのお話をさせてください。

会話をする際の頭の回転速度には、エンジンで言うスピードとトルクがあるという考え方です。

スピードは言うまでもなく、速さです。

例えるならスポーツカー。

スポーツカーがエンジンを高速回転させてかっ飛ばすかのように、頭を高速で回転させて相手の言葉を理解し、整理して反応していく状態です。

一方でトルクとは、エンジンのパワーをイメージするとわかりやすいと思います。

例えるなら大型のトレーラー。

スピードはないものの、強いパワーで重いものをグッと引っ張る力です。相手の言葉に素早く反応するのではなく、グッとを受け止めて重い一言を発する様子をイメージすると分かりやすいです。

頭の回転がスピード重視の時

スピードはスポーツカーと例えました。

これを会話のイメージに置き換えると優秀な営業マンや証券マンでしょうか？

• 相手の言葉を聞いて瞬時に切り返す。
• 言いたい事を理解して整理する。

相手が話したことに「つまりそれはAで、次はBですね？」みたいに反応・整理するモードです。

一般的に「頭が良さそう」と言われている人の話し方ですよね。

ただこの話し方・聞き方には問題があります。

それは、人の話を聞くという意味では、頭の回転スピードが速い状態では難しいという問題です。

瞬発力で会話をしていると思考がどんどん浅くなってしまいます。
これによって発する言葉に重みがなくなってしまうわけです。

頭の回転スピード速くして話を聞くのが向いていない理由について、岡田さんはこう例えています。

このように頭の回転が速い状態というのは、回転は速いけど思考にパワーがあまりない状態になてしまう欠点があります。

頭の回転がトルク重視の時

トルク重視とは、相手の言葉に対して頭を高速回転させることはしません。

相手の言っている事を理解して整理すると言うよりは、ゆっくりと受け止めるイメージです。共感力というとわかりやすいかもしれません。

相手が何を言っているのか、次に何を言うのか

こういったことをそんなに早く計算しないで、ひたすら聞いて聞いて聞く。

そして「そうなんだ・・・」と自分も相手の気持ちが分かるかを考えて、「大変でしたね・・・」と共感を示す。

こういうパワーのある、重みのある共感力の強い頭の使い方です。

トルクの力について、岡田さんは蛭子能収さんを例に出して次のように言っています。

テレビなどはみんなが高速回転の頭の使い方をしている。しかし蛭子能収さんは、自分の速度で考えてゆっくり話をする。するとその場の空気は全部、蛭子さんのトルクのある反応に持っていかれてしまう。

このイメージがトルクです。

スピードモードとトルクモードの使い分け

人と会話をする際は、このスピードモードとトルクモードを使い分けることが重要になってきます。

高速ハイスピードで反応する状態と、低速ハイパワーで反応する状態の使い分けです。
これを使い分けることで、コミュニケーションのレベルがかなり高くなります。

この使い分けを簡単にするために、頭の回転数をハイとミドルとローの３段階に分けるのがオススメです。

つまり、、、

• 高速でパッと一つずつに返しをするハイギア
• ゆっくりと租借し、全体に対して「わかる」と共感するローギア
• そしてこの中間に位置する、自分の本来の思考速度であるミドルギア

です。

自分の本来に思考速度をミドルとして持つことは、必要に応じてハイにギアを入れる、ローに入れるという使い分けのイメージが持ちやすい点にメリットがあります。

ハイとローの間にミドルの状態を置くことで、「よし高速回転モード」、「よしトルクモード」と頭の中でギアの切替のイメージがしやすくなりませんか？

社長の聞き方 頭の回転の速さに注意

では冒頭の社員の言葉をどう受け止めるか？について考えていきます。

大前提として社長は頭がよく、とにかく頭の回転速度が速いです。そのスーパーコンピューターの様な頭を駆使し、ビジネスという戦場で戦っているわけですからね。

ですから、社長は社員と話をする際にも、聞き方についつい高速モードを使ってしまうわけです。

もちろんビジネスの現場においては高速モードが必要です。
そして、普通は社長の高速回転する頭の使い方・聞き方はプラスに働きます。

一方で、社員の悩みというか判断の迷いなど、共感が必要になる場面。特に社員の思いを受け止めなければならない場面では、この社長の聞き方はマイナスに働いてしまういます。

そこで、ハイギア・ミドルギア・ローギアの切り替えという概念を持っていると

• 「あ、共感してほしいんだな」というハイギアによる計算をする。
• そして「そうか、わかるよ」というローギアで心から共感をしてあげる。

こういったコミュニケーションが可能となります。

スピードが大切なビジネスの現場で、呑気に共感してる場合なのか？
という疑問も確かにあります。

しかし、ビジネスも回しているのは人間です。

常に「感情」が付いて回ります。
社員が全力で仕事に取り組める環境・状態を整備する上で、この「感情」は無視できません。

だからこそ、社長はハイギア・ミドルギア・ローギアを使い分ける必要があるわけです。

編集後記

昨日お話した通り、今日は待ちに待った抜糸の日でした。
ずっと下唇の糸が気になって仕方なかったので、やっとすっきりしました。。。

それと、コロナ陽性者が出たということで休園になっていた息子の保育園が、明日から再開になるそうです。

妻が休みのタイミングだったので、何とか乗り越えられましたが、子育て世帯にはかなり厳しい状況です。

確かにもっと苦労をされている人たちがいるのも理解しています。しかし、仕事をするために保育園に預けているのに、そこを封じられるとなると結構厳しいですね。

最近ではワクチン接種も進んでいますし、そろそろ本当に何とかして欲しいものです。

若い世代も我慢の限界って感じです。

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