こんにちは、公認会計士・税理士の川畑です。
社員さんや外注さんへの指示の出し方って悩ましいものです。
- どうも指示がちゃんと伝わらない
- 必要なことはちゃんと伝えてるんだけど
こういう指示の出し方や伝わり方に対する悩みは尽きません。
私も同じように悩んでいました。
「指示の出し方にはある程度やり方がある」ということを経験で学んできました。
あなたは絶対NGな指示の出し方をしてませんか？
そのやり方だと、絶対に伝わりませんよ！
ということで今回は、
指示が伝わりにくい
という悩みにフォーカスして、「これやると伝わりにくいよね」というお話をしていこうと思います。
【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方
そもそと指示が伝わらないというのは、相手側ではなくこちら側の問題ということを考えなければなりません。
受け入れ難い事態ですが、私自身も「もしかして、指示の仕方が悪いんじゃね？」という事実に気がついた時には
「いやいや、そんな馬鹿な。俺はちゃんと説明しているぞ」
そんな気持ちになりました。
しかし、現実に指示が伝わらないという状況を踏まえると、伝わらない原因は「聞き手である相手」か「話し手である自分」のどちらかにしかありません。
となると相手がこちらの話を理解できないのではなく、相手に伝わる言い方が出来ていない
つまり「自分が悪い」
そういうことになるわけです。
もちろん相手が何か心配事があって話に集中できていない、そんなパターンもありますが、それは例外なのでいったん置いておきます。
NGな指示の出し方「自分の思考順に説明」
社員さんや外注さんなどに指示を出す場合、絶対やってはならない指示の出し方があります。
それが、自分の思考順に指示の説明をすることです。
例えば、、、
ここから2本先の道路を右に曲がって
そこから1本先の道路を斜め左に
・・・・・・
〜略〜
・・・・・・
それで、その先に郵便局があるから、そこへ行ってこれ送って来て。
あ、そうそう送り先だけど、、、
こんな具合の話し方です。
どうでしょう、いきなり「例えば、、、」と言われてごちゃごちゃと説明。
「こいつはいったい何が言いたいんだ？」
そういう思いが頭を巡りませんでしたか？
この「自分の思考順に説明する」というやり方には致命的な問題点が２つあります。
致命的な問題点①：目的が不明確で聞き手が迷子になる
思考の順番通りに説明をすると、聞き手が迷子になります。
- この人は何を言いたいんだろう？
- この話は全部聞いておかなきゃまずいのかな？
- どの部分が重要な情報なんだろう？
こういうことが頭に浮かんで来ると、途端に聞き手側は迷子になります。
相手の話を聞いているようで、自分の中で湧き上がる「？？？」という思いに意識が向いてしまうからです。
そう、相手の話を理解する上で大切なのは「何の話か」という「話の目的」なわけです。
先程の例で言えば「郵便物を送って欲しい」という話ですね。
「郵便物を送って欲しい」
これが分かれば「ああ、郵便局に行けば良いんだな」ということがわかります。
すると、「どこにあるのか、行き方を聞かなきゃ」という気持ちになり、話の要点が見えて来るわけです。
致命的な問題点②：話の途中で補足情報が”異様”に増える
自分の思考順に話ことの致命的な問題点の２つ目は、補足情報が”異様”に増える点です。
思考順に話すということは、その指示の全体像が私たち自身の頭の中に描けていない状態で起きます。
この状態で人に話すということは、
- よく言えば説明
- 悪く言えば思いつき話
ということになります。
すると
- あ、ここはミスしやすいから気をつけてね
- そう言えば、ここは○○さんがやるって言ってた
- ここはまだ分からないから保留で
- さっきのミスの多い部分は、こっちの資料に
・・・・・・・
こういう風に、大切そうな情報が頭をよぎり、補足情報をドンドン聞き手に渡すことになります。
こんな話し方って、しちゃったことありませんか？
しかし、これでは重要な情報が埋もれてしまいます。
ただでさえ思考順の説明のせいで「目的がよくわからない」指示を聞いているのに、情報量が多くなれば必然的に聞き手が迷子になります。
問題点①と合わせ技一本です。
相手は話を聞いているフリをして、今日の夕飯のことを考えてます。
もちろん補足情報は大切ですが、増えすぎるのでやめましょう。
指示が伝わる話し方はどうすべきか？
これは次の３つのポイントに注意すればOKです、
- 1.「目的」から話す
- 2.話す内容の概略を伝える。
- 3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない
1.「目的」から話す
これはもうここまで読んでいる方であれば問題ないと思います。
まずは指示の目的から話しましょう。
今からされる指示の目的が分かれば、聞き手も何を意識して聞けば良いかが分かりやすくなります。
先程の郵便物の例で言うと、、、
「これを郵便局から送って欲しいんだけど」
これが指示の目的です。
2.話す内容の概略を伝える
続いて、これから話す内容の概略を伝えます。
概略というと小難しいですが、要するに目的を達成するための手段とその関連情報です。
郵便物の例で言えば
- 送り先はどこなのか？
- 送り方は何なのか？(速達なのか？)
- 郵便局はどこにあるのか？
そんな感じです。
3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない
最後がこれです。
今すぐ伝えなくて良い情報とは、その仕事をしてもらう際に最低限これだけは伝えないといけない状態です。
つまりそれは、目的と指示の概要なわけです。
今すぐ伝えなくて良い情報は、やっているうちに質問されるまで放置で構いません。
指示で伝える情報には、大きく分けて３つのタイプの情報があります。それは、
- 業務のために最初から必須の情報
- 最初の指示段階では不要な情報
- そもそもいらない情報
です。
③は論外ですが、②については取り扱いに注意が必要です。
例えば、②の情報を最初の指示段階で伝えると言うことは、数ページ、数十ページに及ぶＱ&Ａをいきなり説明するのと同じです。
Ｑがない状態で、勝手に想定したＱとこれに対するＡをバンバン投げつけられても困りませんか？
ＱがあるからＡが欲しくなるわけです。
そしてＱの大半は、実際にその仕事に手をつけてみて初めて浮かぶわけです。
その中には、
- 自力で解決できるもの
- 自力では解決できないもの
が出て来るわけで、この「自力では解決できないもの」を自分で見つけて質問されるまでは、こちらから情報を伝える必要はありません。
伝わる指示の構成
ここまで、指示が伝わる話し方の３つのポイントについてお話してきました。
それのまとめです。
◾️指示の目的から話す
「これを郵便局から送って欲しいんだけど」
◾️指示内容の概略を伝える
「だからこれから送り先、送り方それと郵便局への行き方を教えるね」
◾️指示内容を伝える
「A山商事さんに、簡易書留で送ってもらえる？」
「あと領収書もらって来てね」
「郵便局の場所だけど、○○駅前のコンビニ横だよ」
◾️今伝えるべきじゃない情報は伝えない
「行く途中や郵送の時に困ったら連絡してね。」
こんな具合です。
可能なら指示はテキストベースにする
私は日頃から、仕事の指示はテキストベースで出すと良いというお話しをしています。
こういった指示を伝わりやすくするためには、やはりテキストベースの方が良いですね。
理由は、口頭だと漏れやダブり、「あ、そうそう」みたいな追加情報の問題があるからです。
テキストならコンパクトな内容に出来ますし、定期的に頼む内容であれば使い回しができます。
マニュアルを作る叩き台にもなるので、とっても便利です。
以上、
【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方
でした！
編集後記(兼、息子・娘の成長記録)
グズグズした天気がやっと回復した土日でした。
来週はまた雲が増えるようですが、、、
そんなせっかくの好天気にも関わらず、しっかり熱を出す息子。
父はそろそろ外に出掛けたいよ・・・
散歩は来週にお預けですね。
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私はよくありました(注意してるけど今でもある)。