こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます。
みなさんExcelというと関数やショートカットを覚えることをイメージしますよね？
私もそうです。
ただ、よく考えてみると、効率化にとって一番重要なのってそういうことじゃないんじゃないかと思っています。
Excel 関数・ショートカットのメリット
Excelを使い始めると、様々な関数やショートカットがあります。
関数とショートカットを駆使することで、かなり仕事は効率化できます。
結構色々な処理をすることができるようになるので、かなり楽しいですよね。
素早くささっと仕事が進んでいく意味で、大きなメリットです。
最近はInstagramなどでも色々な方が、便利に素早くExcelを操作するコツを教えてくれていますしね。
それだけExcelの関数とショートカットは便利だし、人気があります。
ただ、私は必要以上に関数やショートカットを覚えないようにしています。
理由は、Excelの技術より全体の構造をシンプルにする方が大切だと思うからです。
【Excel】効率化で重要なのは関数じゃない
関数やショートカットのメリットのように、個人の技術的な意味合いでは役立ちます。
しかし、色々な関数を覚えてシートを作ったとしても、それを私しか使えなければ意味がないと思っています。
というより、多分Excelが得意な人でも他人の作ったシートは見づらいものです。
解読に時間がかかります。
同等以上の人でさえそうなるわけです。
作った人と同じレベルのExcel力がなければ、扱えないものでは困ってしまいます。
だから誰が使っても使えるようにする必要があります。
効率化とはシンプルな構造とルール
本当の意味での効率化は、個人の技術を高めていくだけでは達成できません。
仕事の手順をシンプルな構造とルールにするからこそ、効率化できます。
そして鍛えられた技術が光るわけです。
画像のように、複雑なルートを自転車から車に乗り換えて走るより、シンプルに橋をかければ良いのでは？
という考え方です。
私がそうだったのですが、中途半端に手持ちの技術が多いと、複雑な方法ばかりに目が行き、シンプルな構造を作るのを忘れてしまいます。
技術を持ったらすべきこと
Excelにせよ、プログラミングにせよ、なんらかのスキルを手に入れたらすべきことは既存のプロセスの再実施ではないと私は思っています。
先ほどの画像の例がまさにそう。
Excelやプログラミングというのは、今まで歩いていたものを自転車や車に変えるだけ。
そもそものルートの構造を作り替えなければ、却って手続きが属人化して非効率になるリスクもあります。
やはり、ある程度知識をつけたら新しいプロセスを考え、そこに技術を当てはめていくようにしたいものです。
編集後記
久々に晴れたので、少し足を伸ばして象の鼻パークへ遊びに行きました。
象の鼻テラスには、大きな象の模型があるのですが、その牙を見て「お鼻、ふたつあるねぇ」と話す息子。
あれは牙で、真ん中のが鼻なんだと伝えてもしっくり来ていないようでした(笑)
昨日種まきをしたアサガオですが、今朝はこんな感じ。
当然芽は出ていません。
いつ発芽するか楽しみです。
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GW2日目ということで、今日も少し趣向を変えてExcelについて考えていきたいと思います。