こんにちは、公認会計士・税理士の川畑です。本日もありがとうございます！
中々IT化が進まないけど、なぜなのか、、
こういうことでお悩みの方向けに
- 中小企業でIT化が遅れる原因
- IT化が遅れている場合の対策
という観点でお話していこうと思います。
中小企業のIT化が遅れる３つの原因
中小企業のIT化が遅れるのには、主に３つの原因があります。
それが、
- 属人化の連続で業務連携が難しい
- ITですべて解決できるという幻想
- 手作業でやったほうが早いという思い
です
原因①：属人化の連続で業務連携が難しい
中小企業の場合、大手と比較して人手が足りていません。
そうすると、特定の業務を何年もやっている人が出てくることになります。
さらに、「自分以外の誰でも出来るように」という目線はないため、その作業のマニュアルを作ったりしません。
こんな理由によって業務が属人化しやすくなります。
すると、システムを導入しようにも、その作業の先のプロセスでどのような影響があるのかがわからなくなってしまい、導入の難易度が跳ね上がります。
原因②：IT化で全て解決するという幻想
続いてIT化すれば全て解決するという思い込みがある点に原因があります。
一度はシステムを入れてみたものの、「全部解決する！」という前提で入れたので、上手くいかずそのまま、、、
こういうこともよく起きます。
システムは結局のところ使う人間側や、動かす環境の十分な整備と抱き合わせで運用しないと効果が出ません。
また、従来の手作業の業務フローに強引に当てはめると、機械の苦手な処理が多発して失敗、、、
こういうことがよく起きます。
原因③：手作業でやった方が早いという思い
システム化や機械化をしようとすると立ちはだかる壁が「手作業でやった方が早い」という問題です。
導入初期はシステムだろうが、人間だろうが、最初はもともとよりも忙しくなったりするのは必然です。
毎日10の工数を5に減らすシステムを入れるために、最初の1週間は20動かなければなりません。
こういうイニシャルコストの発生がシステム導入の壁になります。
この例の場合だと、発生する初期のコストは(20-10)×5で50です。
稼働すれば10営業日で回収出来るはずなのですが、強い抵抗がどうしても起きてしまいます。
中小企業でIT化が遅れている場合の対策４選
IT化が遅れている場合の対策としては、主に４つあります。
それが、
- 新しいことに挑戦する風土
- まずはちょっとした業務でITを活用
- IT投資は人材投資より安いと考える
- 業務フローの整理整頓
です。
対策①：新しいことに挑戦する風土
企業には企業の風土というものがあります。
この風土を作り替えやすいのが、中小企業です。
一人一人を社長自身が説得し、挑戦する風土を作って行きやすい規模だからです。
従業員が1,000、2,000といる会社ではそうは上手く行きません。
新たな事に挑戦する人を評価し、業績があがればしっかり還元する。
こういったことで、挑戦し続ける組織を作ることができます。
対策②：まずはちょっとした業務でITを活用
IT化の最初のハードルは、そもそもシステムに対する抵抗です。
日本の平均年齢を考えれば、中小企業も若手不足なのは当然のこと。
すると、30年前からやり方が全然変わっていないです。
こんなことが普通に起きます。
このため、いきなり高度なシステム化をすると業務フローだけでなく従業員もついてこられなくなってしまうわけです。
なので、まずはちょっとしたことに、例えば経費精算などからシステム化を進めて行きましょう。
もっと簡単な入り口としては、ペーパレス化というのもあります。
対策③：IT投資は人材投資より安いと考える
例えば1,000万円で次の様なシステムを入れるとします。
- 各種システム間の連携を実施
- 自動的にエラーチェック
- インプットデータをもとにグラフ化
- 事務周りの処理はほぼ全て任せられる。
高いと思いますよね、普通は。
システム投資ですからね。
ただ単純に5年で減価償却するとしたら、年間200万円です。
200万円でこういった仕事を完璧にこなしてくれる人材は雇えるかと言われると、結構難しいと思います。
この程度の事務作業が出来る人間を雇うとなると、安くても300万とかそういう金額になってきます。
このように考えると、IT投資は実は新たに人を雇うより安いケースというのは多々あります。
人手の足りない中小企業こそ、IT投資を進めていくことでより生産性を高めることができます。
対策④：業務フローの整理整頓
原因①にあるように、属人化によって業務フローが見えなくなっているケースにはまずはこれです。
- 誰がどのような仕事をしているのか？
- 処理のタイミングはいつなのか？
- 作成している帳票類は何なのか？
このような内容を洗い出し、今の業務フローを見える化します。
そして、非効率な部分などを簡素化したり、廃止したりしてその業務フローをよりシンプルにしてあげます。
さらにそこから業務マニュアルを作成してあげます。
例外的な処理がある場合
こういってことまで考慮すると、いつまでたっても整理整頓が出来なくなってしまいます。
なので、まずは全体の６割〜７割くらいを占める「通常の業務」を整理整頓するのがおすすめです。
例外部分はいったん後回しでOK。
そういう気持ちで進めて行きましょう！
編集後記
IT化、システム化というのは一朝一夕でパッとできるものではありません。
少しずつ、対応できる風土を作っていく必要があります。
既存社員さんが嫌がるから・・・
という理由で中々前へ進めないという社長さんも多いと思いますが、手遅れになる前に、動き始めましょう！
今日は朝「さて、家を出ようか」と思った瞬間に長男がリバース
朝から大騒ぎで一気に体力を持っていかれました(笑)
妻が病院へ連れて行っている間に、後処理と選択をし、1時間ほど遅れて仕事を開始。
急ぎの仕事がなくて助かりました、、、
しかし、なぜ子供というのは朝、これから出発だぞ！という時にいつもリバースするんでしょうかね(笑)
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すると、単純に最初は倍の工数になってしまうわけです。