こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
さて、今日は会社のチェックリストに関するお話です。
内部統制という言葉は聞いたことがあるでしょうか？
簡単に言えば、社内のチェック体制のことで、不正や横領が起きないような仕組みのことです。
会社レベルで言えば、個人情報保護とかコンプラみたいなものに対応するためのです。
業務レベルで言えば、チェックリストなんかも内部統制だったりします。
そして、社員だけでなく社長自身でも、気が付けば山のようにチェックリストがある・・・
とその量に困っていませんか？
チェックリストばっかで仕事が減りゃしない！とお悩みの方向けに、どうやってチェックリストを減らしたら良いのか？というお話をしていこうと思います。
【会社】チェックリストが多い理由
よく勘違いされがちなのが、チェックリストが効率化を阻む諸悪の根源だという勘違いです。
ここでは「チェックリスト≠悪」という誤解はなしにして、お話します。
チェックリストがなぜ存在するかというと、通常は過去に何らかのミスや問題が発生したからです。これを防ぐために作成されています。
悪の権化と思われがちなチェックリストにも、「想定されるミスや問題を避ける。」「事情を知らずに入ってきた人も注意点が分かる。」という意味で大きなメリットがあります。
しかし、何らかのミスやそれに紐づいて想定される事象を避けるために作ったということは、何かエラーが発生するたびにチェックリストが増えていくことを意味します。
そういうワケで、チェックリストは放っておくと勝手に増えて行くのです。
【会社】チェックリストを減らせない理由
さて、なぜチェックリストが多いのか？についてお話してきましたが、チェックリストを減らせない主な理由はただ１つです。
それは「チェックしない場合に起きる弊害の範囲が分からないから」というものです。
既にお話しましたが、作成の背景や目的がわからなくなってくると、どうしてそのチェックリストが存在するのか分からなくなります。
しかし、チェックリストがある以上、何らかの問題を防ぐために存在しているのでやめるわけにはいかないということになるわけです。
もちろん「やることに意味があるんだ」という圧倒的な思考停止も存在しますが、それは別の問題なのでいったんおいておきます。
いずれにせよ、チェックリストは手段であり、その手段で目的（リスク回避）をしていたはずなのに、いつの間にか目的がわからなくなってしまうことはよくあります。
【会社】チェックリストの減らし方
方法１：安全にチェックリストを消す
もちろん、なんでやってるかわからないものは、無駄だからやめちまえば良いんだ！
という強引な減らし方もあります。
正直なところ、私はこういう性格なので、好きではありますが・・・
ただし、これが微妙なのはお察しの通りです。
どんな問題をカバーしているのか不明確な状態でやめると、大問題につながる可能性があるからです。
まずは安全版ということで、安全にチェックリストを減らす方法をお話します。
次の手順を踏んでチェックリストを消していきます。
- 想定されるミスの洗い出し
- 想定されるミスを防ぐチェック項目の検討
- 浮いたチェック項目を並べる
- 洗い出せていないミスがないか検討
- 浮いたチェック項目の削除
①想定されるミスの洗い出し
まずは、普段の仕事をしていく上で、発生するであろうミスを考えます。
商品発送であれば、間違えた商品を発送してしますミスなどです。
こうやって、想定されるミスを洗い出していきます。
②想定されるミスを防ぐチェック項目の検討
次に、チェックリストの中の項目のどれが、先ほど洗い出したミスをカバーしているか検討していきます。
商品発送であれば、発送前に注文書と梱包物を確認して、確認済みの印を押すなどです。
③浮いたチェック項目を並べる
こうやってミスとチェックリストを突き合わせていくと、浮いたチェック項目が出てきます。
これをとりあえず並べてみます。
④洗い出せていないミスがないか検討
浮いたチェックリストを並べ、それを見ながら最初に洗い出せていないミスがないか確かめていきます。
もしあれば、そのチェック項目を当てはめていきます。
⑤浮いたチェック項目の削除
ここまでのプロセスを踏んでも残ったものは、チェック項目から消しましょう。
方法２：リスクとリターンで考える
安全版は、想定されるミスとチェック項目を突き合わせていく方法です。
これに対して、ある程度ミスが発生するのを許容しつつリストを消す方法です。
例えばチェックリストを作成するのに、異常に時間がかかるのに対し、減らせそうなミスは大したことではない場合なんかに役立ちます。
もちろん、どのようなミスが発生するかの想定は必要です。
これを行ったうえで、
どの程度発生するのか？
発生した場合の仕事への影響は？
こういったものを考慮し、得られるリターン（効率化）と比較して、思い切ってやめてしまう方法です。
お客様へ直接的な影響がないような仕事から、こういったものを実践するのが良いでしょう。
方法２が割とおすすめです。
ただし、これをやる場合にはミスが発生してもチェックリストを戻さない覚悟がいります。
よっぽど大問題が発生すれば、そもそも消すべきではなかったということになります。
しかし、少々の問題であれば、リスクとして許容した以上、戻さないでおくべきです。
問題以上のリターンがあるからやめているわけですからね。
,編集後記
さて、お待たせしました。
4月29日に植えたアサガオ君ですが、ついに芽が出てきました！
昨晩は全くそんな気配がなかったのに、朝みてみるとすっと土から何かが・・・
なんとなく嬉しいです。
娘も無事に家に帰ってきており、ついに新生児の子育て2週目が始まるなと実感しています。
夜中のおむつ替え用にと息子の時に買った充電式のランタン、これのバッテリーが持たなくなってきたので急遽これを代用してみました。
結論、めちゃくちゃ便利！(笑)
明るさもちょうど良いし、つけたり消したりも楽。
ソネングラスという防災用？のライトらしいのですが、見た目がおしゃれだったのでベランダに置いていました。あまりに便利だったので、ちゃんとおむつ替え用としてもう1個買いました(笑)
太陽光とUSB（昔のアンドロイドの充電器）どちらでも充電できますが、コードがごちゃごちゃするので、外に放っておけば勝手に充電してくれる太陽光の方で充電してます。
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ただ、会社のチェックリストとってやたら多いなと思いませんか？