こんにちは、川畑です。
本日もありがとうございます！
仕事のマニュアル化を進めていくと、どこまでマニュアルに落とし込めばよいんだろう？とかどういうレベル感のマニュアルにすれば良いんだろう？
そういった悩みが出始めます。
私自身もマニュアルを作って業務を標準化する際にはよく悩んでいました。
業務標準化とは
私の言う業務標準化とは次のようなことを指します。
部署や人によってやり方が異なる業務や、担当者独自のやり方で業務が行われている属人化した業務を統一すること。
要するにバラバラだったり特定のやり方がない業務を揃えて、明文化することです。
業務標準化の方法についてはこちらの記事でお話しています。
業務標準化の最終目標
業務標準化のやり方として、まずは現業をどうやっているか？の把握からという方法を上述の記事でお話しています。
ではその最終目標。
つまり標準化やマニュアル作成のレベルはどこを目指すのが良いのでしょうか。
私は「その日限りのバイトに任せられるレベル」が良いと考えています。
なぜ「その日限りのバイト」なのか
いやいや、そんなの無理だよ、、、
そんな声が聞こえてきそうに思います。
たしかに単発バイトに任せられる水準にするのは並大抵の努力では出来ません。
しかしそれでもなぜ私が業務標準化の目標を「その日限りのバイト」と言っているのかというと、その理由はただ一つ。
ペルソナの設定（※）がなければマニュアル作成のレベル感が決まらないからです。
逆説的ではありますが、標準化やマニュアル化をどのレベルを目指すのか？を考えるには「誰に伝えるための情報なのか？」が決まらなければなりません。
だからこそ、ペルソナとして「その日限りのバイト」を想定し、そういう人でもわかるレベルまで標準化・マニュアル化をすべきだと考えているわけです。
※ペルソナの設定とは・・・？
マーケテイングの用語ですが、年齢、性別、居住地、職業、役職、年収、家族構成、趣味、特技、価値観、ライフスタイルなど、実際に実在しているかのようにリアリティのある仮想の人間のプロフィールを作ることを言います。
業務標準化を単発バイトに頼む水準にする意味
標準化をするために、「その日限りのバイト」というペルソナを設定するんだというお話をしました。
これは単に単発バイトに任せることを前提にやろう言っているのでなく、別の目的があります。
その目的は「RPAなどのロボットに仕事を任せる布石にするため」です。
高齢化が進む日本では一層労働者の確保が難しくなっていくでしょう。
単発バイトを呼ぶことすら難しくなる可能性もあります。
そうすると常勤の人は高度な仕事、つまり非定型的で非反復的な仕事に取り組み、定型的かつ反復的な仕事は単発バイトやロボットにドンドン任せなければ仕事が回らなくなってしまいます。
期間工やロボットと言えば、これまでは製造業などだけの話だったかもしれません。しかし、これからはサービス業ですらロボットの利用は必須となっていきます。
だからこそ、ロボットが苦手な「応用して」とか「気を利かせて」みたいな状態の業務を「定型的かつ反復的」に変えていかなければならないのです。
会計業界の状況と私の思い
気楽に書いてきましたが、実際にやるのはとても大変です。
私のいる会計業界の業務も人の手で「定型的かつ反復的」な仕事を今でも行っています。
とはいえ、クラウド会計が出て随分立ちますし、AI-OCRによる仕訳の自動作成の精度も向上しています。
旧態依然とした事務所も多く残る一方で、機械化への投資を加速している事務所が増えつつあるのが現状です。
今後はこういった対応ができる事務所が、これまで「定型的かつ反復的な仕事」に費やしていた時間をお客様へより経営サポートをはじめとしたより高付加価値なサービスに使えるようになり、生き残っていくのでしょう。
もちろん「今のままで良いや」と思う気持ちがないわけではありません。
しかし、我々の商品・サービスを必要としてくれているお客様がいる以上、潰れるわけにはいきません。
そのためには、少しでも業務を改善し、新たなお客様を獲得し、既存のお客様により良い商品・サービスを提供していかなければならないなと思っています。
そして現在行っているような経営コンサルティングや業務改善のアドバイスを少しでも多くのお客様へ提供し、関わる経済圏の皆様が幸せになれたら・・・と思っています。
編集後記
e-Taxシステムが接続不良が出ているとのことです。
現時点では特に延長などの措置については触れられていません。
※コロナで個別延長申請は可能ですが。
駆け込み申告が多いのでしょう。会計事務所の税理士先生たちは真っ青かもしれませんね。
コロナでの個別延長が認められているので、最悪大丈夫だとは思いますが。
「夏休みの宿題最終日の間近でやる問題」はいくつになっても変わらないようです(笑)
明日が申告期限ですので、一応随時情報は確認していきたいと思います。
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