こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業
経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。
では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？
といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。
個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください
事務作業はつまらない
基本的に事務作業というのはつまらないものです。
事務作業というとイメージするのはこんなもの
- データ入力や書類・資料作成
- 書類やデータの管理
- 顧客との電話対応
- 請求書などの発送作業
とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。
このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。
そしてこういう仕事は向き不向きがあって、
- ミスが許されない
- 似たようなことの繰り返し
ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。
ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。
会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。
※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)
事務作業は避けては通れない
よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。
確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。
ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。
まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。
ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。
「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」
と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。
事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする
避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。
とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？
そういう視点が必要になります。
その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。
来年を意識する
今やってるその仕事、面倒くさいですよね？
それに2時間かかるとしますよね？
であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう
楽にする方法として2パターンあります。
- 自分がより短時間でできるようになる
- 誰かに任せられるようにする
このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。
「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」
これに尽きます。
- 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
- その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
- ないなら消すor変える
こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。
2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・
こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。
そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。
どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす
これを繰り返していきましょう。
その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。
事務作業のシンプル化はゲーム
もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。
タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。
結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。
事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。
それを
- 何をどのように改善し、
- どこをどのように捨て、
- どれを人に任せられるようにするのか？
- と同時に、自分がかけている時間を最小化する
こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。
どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。
下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。
編集後記
いや、ついに、、、
ついに、、、
ついに、、、！！！
来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！
【速報】「屋外でマスク不要」 政府見解を発表 散歩・徒歩通勤・未就学児も 通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース
3回目の夏もマスク・・・と思っていました。
しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。
あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。
本当に良かった・・・
にほんブログ村
ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。