こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
会社の固定費を減らしたいな~という思いって誰にでもありますよね。
固定費が減れば損益分岐点が下がりますから、経営が身軽になります。
その一環としての提案です。
それが「紙やめたら？？」というもの。
※紙が嫌いすぎて過激な内容になっています。心臓の弱い方は読むのをおやめください。
付加価値ゼロの紙作業
結論から言うと、紙作業に付加価値はありません。
日本には紙に手書きでやることこそ価値があると思っている人が10億人くらいいます。
なので、もう一度言います。
紙と手書きには何の付加価値もありません。
何も知らない若造が何を偉そうに！！！
そういう声が聞こえてそうです。なので一つだけ事前にお伝えしなければならことがあります。
それは、紙作業があなたにとって価値がないとは言ってはいないということです。
手書きの日記を書くのだって価値はありますし、メールやLINE全盛期の今、心のこもった手紙には価値があると思います。
しかし私が言っている「付加価値ゼロ」とは、あなたや私の個人的な価値の話ではありません。
何に対する価値かと言うと、お客様にとっての価値です。
お客様にとっての価値は何か？
お客様にとっての価値とは何でしょうか。あなたの会社の商品・サービスのどういった点に魅力を感じて購入しているのでしょうか。
残念ながら直接見ていない私には分かりません。
しかしこれだけは言えます。
社内業務の紙作業は、お客様にとって1円たりとも価値がないということです。
いや、むしろマイナスの価値かもしれません。
紙作業で余分にかかっているコストが価格に上乗せされているとか、その作業分お客様に価値を提供する時間を失っているという意味で、です。
紙しかなかった時には、紙作業は会社を運営してサービスを提供するために必要な作業でした。
これがないとサービス提供が出来ませんので、お客様にとっての価値を構成していたものだったと言えます。
しかし、紙より効率的かつ高品質な業務が出来るツールが多く普及したこの時代においては、単なる無駄に過ぎません。
今後紙オンリーのままの会社は、ドンドン淘汰されていくと思います。
会社の固定費を減らすなら紙をやめる
ここまでで、私がいかに「紙が嫌いか」が分かっていただけたかと思います。
わざわざ私のブログなんかを読んでいる稀有なあなたも、インターネットを使って見ているわけですから仲間です。
ようこそ、紙嫌いの世界へ。
ここからは「会社固定費を減らすなら紙を無くそうね」という話をしていきたいと思います。
とりあえず今回は人事周りの業務にスポットを当て、次の２つについてです。
- 勤怠の管理
- 給与明細配布
まずはプロセス自体の無駄な部分についてお話しし、その後にコスト的な無駄についてお話していきます。
紙の存在によるプロセスの無駄
勤怠管理プロセスの無駄
タイムカードを使っている会社、結構多いんじゃないですか？
まずは勤怠管理の紙をやめましょう。
タイムカードに必要なフロー
ではまずはタイムカードに必要なフローのついての確認です。
タイムカードの在庫管理まずはタイムカードがあるのかどうか？を在庫管理をします。
なければ発注しなければなりませんし、未使用分が何枚あるのかの台帳をつける場合もあるでしょう。
考えただけでも面倒くさい！！！
タイムカードの準備
各自へ配るためのタイムカードを用意する必要があります。
何年何月分なのかや名前を記載したり、各部署別に整理して配布したりです。
考えただけでも脳みそが溶け出しそうです。
日々の打刻とチェック
デジタル化しても残る部分です。
これはやらざるを得ない部分なので仕方ないですね。
タイムカードの回収タイムカードは回収しなければなりません。
あれ、あの人の分どこやったっけ？
そんなことが多発します。
管理部門でのチェック
管理部門で内容のチェックをします。
これもデジタル化しても残る部分ですが、紙なので圧倒的に不便です。
リモートワークなんて出来たもんじゃありません。
賃金計算
これ、紙だと多分電卓叩くなりするわけですよね？
システムにしたとしても手入力をわざわざするんですよね？
手入力めちゃくちゃ面倒くさい！
多分なんでそんなわけの分からないことをしてるのか理解できない世代がかなり増えてます。
そもそも手計算や手入力はミスのもとです。
タイムカードの整理
賃金計算が終わったらおしまーいじゃありません。
何年何月分なのか、誰の分なのかをきっちり整理していく必要があります。
タイムカードの保管(3年)
法令でタイムカードは保存期間が定められています
3年分のタイムカードが紙で置いてあるわけです。
めちゃくちゃ邪魔！！そして場所を取る！
タイムカードの廃棄
保管期間が過ぎたタイムカードは破棄しなければなりません。
じゃないとドンドン溜まり、タイムカードの山の中で仕事をすることになりますからね。
保存期限切れの紙を捨てる手間、シュレッダーなり機密文書で廃棄するにせよ、コストはかかります。
給与明細配布プロセス
給与明細を紙で配っている会社も多いです。
何を言うかは察しの良いあなたなら、もうお分かりですね？
はい、そうです。給与明細の紙もやめましょう。
これの準備や配布をどのようにやろうがお客様にとって何の価値もありません。
給与明細配布プロセスの無駄
給与明細の在庫管理
タイムカードと同じです。
「あ、やべ、在庫がない」と大急ぎで買いに行くことや、発注作業なんて無駄中の無駄。
手間がかかってしかたありません。
給与明細の印刷
紙で渡すなら、全員分印刷をする必要がありますね。
場合によっちゃ印刷でなく手書きの可能性すらあります。
そして紙で出したんですから、おそらくちゃんと人数分あるかのチェックもしてるでしょうね
異動・退職の確認
異動や退職があれば、いちいち送り先のチェックが必要になります。
メールやWeb上で見られるなら、そんな面倒なことすらないというのに、、、
配送仕分とチェック
印刷した給与明細。
店舗が複数あるような場合には、各店舗へ配送する必要があります。
そしてどの店舗に誰がいるのか、異動と同じでチェックが必要です。
え、まさか「うちはFAXですから」みたいなドヤ顔してないですよね、、、？
各部署へ運搬
ある程度の規模になると、配送した上にそこで各部署へ分ける必要があります。
たかだか給与明細1枚送るのに、いったいどれだけチェックと配送を繰り返せば気が済むのでしょうか。
不備の対応
間違えて違うところへ送ってしまったり、印字内容に不備があったりしたらまた送り直しです。
せっかくここたで来たのに、またイチからやり直し。絶望しかありません。
所属長からの配布
お休みの人がいたらどうするんですかね。
次の日とかに渡すんでしょうか？それとも配送しますか？？
念のため確認ですが「うちはFAX」なんてドヤ顔してないですよね？
今の時代、家にFAXどころか固定電話すらないですよ。
せめて写真を撮ってLINEに送ってあげてください。
紙の存在によるコストの無駄(固定費削減)
続いて、紙を使うことによる無駄なコストについて考えていきたいと思います。
紙対応の人件費
まずは人件費でうｓ。
会社の規模に寄りますが、上記のフローを管理するのに最低１人は必要です。
丸々勤怠管理と給与周りに時間を使うわけではないので、仮に毎月5日使うとしましょう。
その人の人件費が30万円だとしたら、だいたい7.5万円です。
紙対応に係る各種経費
続いて各種経費です。
各種用紙の価格に加えて郵送代がかかります。
そして忘れられがちなのが、家賃です。
勤怠情報は3年間保管が必要ですから、紙の場合にはどこかへ物理的に置いておかなければなりません。もちろん、在庫の保管場所も必要です。
30平米の事務所の0.5平米を使っているとしたら、家賃の1.67%を毎月支払っているということになりますね。50万円の家賃なら、毎月8,350円の保管コストです。
それにわざわざ専用の保管場所を設けることになるので、オフィスレイアウトなんかにも影響があります。
その辺の計算出来ない無駄も含めると、一体いくらになるのやら、、、
お客様に何の価値も提供しない上に、代替する方法があるにも関わらず毎月8万円以上のコストがかかります。
属人化で業務効率化も進まない
紙でフローが多いと言うことは、それだけ属人化が進むと言うこと。
すると「その人」しか出来なくなってしまいます。そういう属人化した業務を引き継いで、ちゃんと回せる人はめちゃくちゃ優秀です。
仮に雇うとすると、採用コストも高くなります。
それに若手はまず来ないですね。
それでも紙でやりますか？
紙をやめることは、業務の標準化につながりますし、自動でできることが増えればその日限りのバイトでもできます。
【導入の裏技】紙をやめたいのに変えられない社長へ
本当は紙をやめたいと思っている社長さんも多いと思います。
しかし「みんな歳だしな~」とか「反発されそうだしな~」と思ってらっしゃるかもしれません。
気持ちはわかります。
抵抗されそうですし、嫌がられそうです。
ただ、今の時代、とっても便利な言葉があります。
「SDGsにみんなで貢献だ！そのためのクラウド化だ！みんな頑張ろう！」
これで良いのではないでしょうか？
まずはデジタルに対応できる人からやり始めれば良いんです。
結局紙よりデジタルの方が便利なんですから、結局みんな楽な方に流れます。
あまり難しく考えず、とりあえず始めるのが〇ですよ。
何度も言いますが、紙の良いところは、確かにあります。
しかし、お客様への付加価値という観点で考えていきましょう！
編集後記
明日は久しぶりにゴルフへ行きます。
今日の練習の感じではまあまあ良い感じでした！
100切目指して頑張っていますが、果たして結果はどうなるか・・・
まああまり気負わず、気楽に一打一打を楽しもうかなと思います。
もし100切のコツがあれば、教えていただけると嬉しいです！
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今日は紙の作業って付加価値ないよという点についてお話していこうと思います。