こんにちは、公認会計士・税理士の川畑です。
本日もありがとうございます！
うちは忙しくて効率化の方法なんか考えている場合じゃないんだよ！
そういう方におすすめの方法です。
堅苦しく考えず、気楽にやるというのも手だったりします。
まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話
また、ムダな時間を使いますか？
あなたの時間は有限です。
無駄は削って、効率化を進めていかなければいけません。
一方で、「何から手を付けていけば・・・」という方も多いと思います。
そういう場合、まずは仕事の指示をメールやチャットで出すようにしましょう。
「なぜメール・チャットなのか？口頭の方が早くない？」
こんな声も聞こえてきます。
しかし、それでも私はメール・チャットを推していきたい。
その理由は、口頭指示には効率化を妨げるとある問題点があるからです。
口頭指示は効率化する上で○○が問題
さて、あなたは口頭指示は効率化する上でどんな問題があると思いますか？
もし時間があれば、１０秒くらい考えてみてください。
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では、私の思う問題点についてお話していきます。
私は、口頭指示には次のようなリスクがあると思っています。
- 指示の伝え漏れのリスク
- 指示の聞き間違い・勘違いリスク
- 伝えた事項を忘れるリスク
パッと一言で済むようなことであれば口頭でも問題ないように思いますが、これだけのリスクがあります。
そしてこの3つのリスクを発生させる共通の原因が「伝えた内容が記録に残らない」という点です。
こいつこそが犯人です。
どうにかしないといけません。
メール・チャットを使った指示で業務効率化
口頭指示の問題点が「伝えた内容が記録に残らない」という事だと言うお話しはしてきました。
では、この問題を解決するとどのようなメリットがあるでしょうか？
もちろん
- 指示の伝え漏れのリスク
- 指示の聞き間違い・勘違いリスク
- 伝えた事項を忘れるリスク
といった口頭指示で起きる問題は解決されます。
さらに、ここが今回の目玉なのですが、「メール・チャットは記録に残る」ということは、「繰り返し使える」ということです。
この「繰り返し使える」ということが、業務効率化の第一歩です。
例えば、月次の業務を毎回手の空いている人に口頭でお願いしている場合を考えてみます。
毎回その時に手が空いている人に頼むと言うことは、同じ指示を毎月しなければならないということです。
指示に10分、担当者が理解できなかった部分の確認に10分、そんな具合にあなたの時間がなくなっていきます。
たった20分ですが、貴重な20分。
うっかり伝え漏れをした場合には、さらに時間を消費することになります。
これを無くす唯一の方法がメール・チャットでの指示です。
メールやチャットといったテキストでの指示であれば、一度出した指示をコピペで使いまわすことができます。
ちなみにテキストベースでの指示を出すメリットについては、こちらの記事でお話しています。
良ければ参考にしてみてください。
メール・チャット指示の構成例
メール・チャットで指示を出して、今後も使いまわすような場合には、ある程度フォーマットを固定する必要があります。
その理由は３つです。
- 読み手が誰であれ、ちゃんと伝わる構成です。
- 指示を受ける側がフォーマットを見慣れる。
- 同じ構成なので指示を出す際の手間が減る。
こんな理由から、私はフォーマットを極力揃えるようにしてます。例えば次のような感じです。
【仕事のテキスト指示のフォーマット】
○○さん
次の業務をお願いします！
わからなかったらすぐ連絡くださいね。
◾️期限
○月○日(水)○時まで
◾️実施内容・手順
1.○○をしてください
××にある△△を用意して、●●に移動させてください。
2.□□をしてください
××にある●●社様のファイルを更新してください。
注意点や手順はファイル内に書いてあります。
◾️備考・注意点
××をするとき、○○というミスが多くなってます。
△△を最後にチェックしておいてください。
こんな具合で、指示をどんどんテキスト化することで、過去の指示を繰り返して使えるようになります。
また、繰り返し使うことでいつも上手く伝わらないポイントがわかるようになってきます。そうすることで、
という文書の工夫につながるわけです。
さらに、これを先に進めると、そのテキストデータをもとにマニュアルを作る叩き台になるというメリットもあります。
いずれにせよ、わーっと口頭で指示するのをやめて、文書で指示を出すようにすると後々楽になってきます。
編集後記
梅雨明け宣言後に、まるで梅雨かのような天気が続くことがここ数年多い気がしません？
なんか梅雨明けと言われたのに、毎日曇ってグズグズした天気が続くのは、あまり良い気分じゃないですね(笑)
まあ、ダムの水の補給になるのかもしれないし、農作物のことを考えれば良いんでしょうけど。
天気予報的には、明日は少し天気が回復するようですが、早くすっきりした青空がみたいものです。
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