こんにちは、川畑です。
本日もありがとうございます！
部下への指示の出し方について、少し考えてみました。
ちゃんと伝われば効率的に仕事が進みますが、伝わらなくてもどかしい思いをすることがありますよね。。。
部下に限った話ではないですが、情報ってどうやったら上手に伝わるんだろう？と日々色々と考えています。
部下への指示の出し方
部下への指示の出し方には、大きく分けて2つあります。
それが口頭指示と文書指示です。
口頭指示は対面なり電話なり、とにかく言葉で指示を出す方法です。
一方で、文書指示は手書きメモ、メール、チャットなどを使用して文書で指示を出す方法です。
この記事を読んでくださっている経営者の皆様は、どうして部下に指示が伝わらないんだろう
という悩みをお持ちのケースが多いのではないでしょうか？
口頭指示が伝わらない理由
口頭指示が上手く伝わらないのは、あなたの指示が悪いからではないです。
もちろん説明下手な方もいるでしょうが、誰のせいでもありません。
口頭指示には伝わりにくいポイントが○つあるのです。
1.情報の一覧性がない
まずは情報の一覧性です。
口頭指示の場合、「ちょっと○○さん、、、」から始まりお願いしたいことを伝えます。
AとBとCをやって欲しいんだけど、あ、そうだAには注意点があって、、、
こんな具合で情報を支持する側が順を追ってしか伝えられないので、どんな指示なのかの全体像が見えにくいです。
新幹線の車内のドアの上にある電光掲示板に流れるニュースを思い出してみてください。
1行の電光掲示板に、つら〜っとニュースが流れますよね。
どんなニュースなのかは、ある程度表示がされるまでわかりません。
口頭指示を受けている側の頭の中には、これと同じ事が起きているのです。
結果として、総論がよくわからないまま個別の指示の内容理解に移るので、理解速度が遅くなってしまいます。
2.情報の受け手の記憶から漏れる
受け手の記憶からこぼれてしまう場合には、どれだけ論理的に説明しても実行されることはありません。
仮にメモを取っていたとしてもです。
指示に合わせてメモを取ると、メモを取っている時に受けた指示は頭に入っていない確率が高いです。
学生時代の授業中、黒板を写している時に先生が何か大事な話をしたように感じても「え、今なんていった！？」と思った経験は誰にでもあると思います。
これと同じで、メモを取っている時に聞いた話は無自覚に頭から漏れている可能性があります。
3.伝え漏れが生じる
これは伝える側の問題です。
別に悪いわけではありません。人間ですから私も含め誰だってあります。
仕方ないとはいえ、どうしても伝え漏れが出てしまいます。
伝え漏れをちゃんと後から伝えれば良いのですが、伝えた気になっている場合が問題です。
指示側は「伝えたはずなのにやっていない！」と怒りたくなりますし、指示を受けた側は「聞いていない！」となります。
これでは言った言わないの水掛け論が起きてしまうわけです。
もちろん社長と部下の間では、部下は黙って「聞いてないのに」と引き下がるので、あまり言い争いにはならないでしょう。
しかしこれを積み重ねることで、お互いへの不信感につながりかねません。
4.効率的な伝え方は非感情的になりがち
よく、「話す時は結論から」みたいな感じのことが書いてある伝え方の本はたくさんあります。
私は確かにそれは大切だと感じるのですが、それを意識して徹底すると、どこかコミュニケーションが冷たくなるような気がしています。
それを避けるためには、指示の背景を軽く話したり、特には少しの雑談などをすることはよくありますよね。
しかしこれが逆に情報量を多くして、本来の指示をボヤけさせるリスクがあります。
人間同士なので感情が大切であるが故の問題点がここにあるのです。
文書指示がコスパが良い
ここまで、口頭指示が伝わらない理由についてお話しました。
急いでいるときはパッと口頭で指示した方が早いような気がします。
しかし、実際には口頭で伝わらない理由に書いた通り、伝える瞬間は早くても、全体で見るとコスパが悪いことが多いです。
文書指示がコスパが良い理由というのは、口頭指示側伝わらない理由をそっくり裏返したものだからです。
文書指示がコスパが良い理由
1.情報の一覧性がある
これは簡単です。
今まさに読んでいただいているこの記事を例に考えてみましょう。
口頭でこれだけの文章量の指示を受けたら、きっと頭がパンクします。
- 必要なところを見る
- 全体像を確認する
- 指示がいくつあるのか確認する
文書だからこそ、こういったメリットがあるのです。
2.情報の受け手の記憶から漏れない
口頭指示では、指示の記憶を情報の受け手側に任せていました。
しかし文書指示であれば、指示をする側が書いているのですから記録は必要ありません。
もし忘れたり、不安に思っても指示の文書を見れば良いのです。
何度も見返せますし、ある程度仕事を進めた時に確認したら「あっ！これもやらなきゃいけなかった！」と自分で気がつけます。
3.伝え漏れが生じない(水掛け論)
指示をする側が文書にする際に、頭が整理されて伝え漏れが減ります。
そして一度指示を出した後に伝え漏れに気がついてら、その部分だけ上書きで強調した上で再度指示を出せば良いのです。
これでかなりの確率で伝え漏れが減りますし、すべては文書として残っていますから、言った言わないの水掛け論になりません。
4.感情的な言い回しを入れないで済む
文書の場合には読みやすさ重視です。
あーでもないこーでもないということは書きません。
簡潔にやって欲しいことだけを書いても冷たさはあまりありません。
どうしても心配な場合には「！」や「^ ^」といって感情を表現する顔文字などをつければ良いのです。
これで不必要な情報を混ぜる量が、口頭より圧倒的に少なくなります。
文書で指示を活用するコツ
文書の指示は「必要な情報を」「必要な量だけ」書いて出すことが大切です。
なので、こんな風でOK。
✕✕の件について、お願いしたいことは３つです。
１．〇〇
２．〇〇
３．〇〇
〇日の午前中までにお願いします。
何かあれば連絡してください！
必要に応じて時間を合わせて5分10分の打合せをしておくとさらに良いでしょう。
この場合には、事前にやるべきことを部下側が認識した状態になるので、必要な情報の伝達漏れはほぼ避けられます。
むしろ指示内容の不明確な部分の確認が主体になるので、より伝達の精度があがるのです。
こうやって、極力文書を主体に指示をだし、報告を受けるようにする方が結果的にコスパがよくなると私は思います！
編集後記
ここ1週間ほど花粉が凄いです。。。
そこまで重症ではないのですが、アレルギーの薬が必須です。
私は目に来るタイプで、普段はコンタクトをしているものの、この時期はつけられなくなってしまいます。
瞬きをすると、目の裏が腫れているのか、コンタクトが瞳からずれるのが気になって仕方ないんです。
せっかく暖かくなってきたのに、気持ちよく日差しを浴びられないのがもどかしいですね(笑)
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