こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
少し前にたまたまインスタでExcelスキル系の投稿を見たことで、最近はよくおすすめにExcelスキル系の投稿がよく表示されます。
便利なので参考にしていますが、中には「その仕事いるのかなぁ」みたいなものもあります。
ちなみに、Excelを使える人が増えることは良いことです。
ただ、Excelにこだわりすぎるのは困りものだよね、、、
というお話をしていこうと思います。
Excelは便利なツール
まず、Excelというのは非常に便利なツールです。
表計算ソフトとしての使い方は当然ながら、簡易的なデータベースとしても使用可能です。
マクロを駆使することで、バックオフィス業務で出来ないことって実はほぼないんじゃないの？
そう感じるくらい様々なことができます。
- 市販のシステムが必要というほどでもない
- 独自開発するのコストが高い
こんな場合にはExcelは大活躍します。
ただ、便利すぎるが故に「なんでもできてしまう」という弱点があるわけです。
インスタでよく見る「Excel術」
インスタでExcelのショートカットだけじゃなくて、関数なんかの解説がよく投稿されています。
私自身もExcelは結構得意なのですが、なるほどなと参考にさせて頂いている投稿も多々あります。
- 知らなかったこと
- 使ってなかった機能
- 思わぬ活用法
こういうものはとても勉強になります。
しかし、「こうやれば早くやれるから定時退社できるよ」的な投稿(※)を眺めていて、ふと思うことがあります。
そもそもその業務いるの？
と。
※例えば「こんな表を作るのに、こういうコピペしてませんよね？」→「関数or条件付き書式で〜」的な投稿
もちろん解説なので、実際にそれを業務で全く同じように使っているとは思いません。
それに、あくまでインスタでのExcelの使い方やポイントの解説なので、実際に業務としているのかいらないのか、そういうことを趣旨にしていないのだと思っています。
しかし、インスタにExcel関連の解説が作られ、見られているということは、実は世の中にはそういう業務が多くあるということです。
「おお、これで効率化や！」
と思ってしまうのはあまり良くありません。
便利なツールを使って効率化するとその仕事自体がいるのか、いらないのか、こういうものが曖昧になってしまいまうからです。
私も昔、「おお！便利！」と思ってやっていた仕事が、少しして「これ、よく考えたらそもそもいらなくない？」と言われてしまうことがありました。
だからこそ「この仕事はそもそもいらなくない？」とちう視点を忘れちゃいけないわけです。
この仕事そもそもいらなくない？の視点を忘れない
ということで、便利な技を覚えた時には、その技をそもそも使う必要があるのか？
これを考えるのが大切です。
例えば「同じセルに入った氏名で簡単に分割する方法」みたいな技を知った際に
よし、これで簡単に分割できるようになるぞ！
と思うだけなのか
- 同じセルに入らないように設計するには？
- そもそも何でこんな資料を作る必要があるんだったっけ？
みたいな、「そもそもこの仕事いるんですかね？」的な思考を持っているのかで、随分とその後の様子が変わります。
前者は「ほら、こうやると便利だよ」と必要度の低い業務が効率化しているだけになってしまっています。
一方で、「この仕事いるの？」という視点があれば、必要度の低い業務は無くなっていきます。
実はこっちの方が効率的です。
「チェックリスト消えない問題」でお話していますが、こうやることで、無駄な業務が消えていきます。
編集後記
そういえば、事業復活支援金の締め切りが延長になりました。
コロナが原因で売上が30%以上減っている場合、個人も法人も給付が受けられます。
若干判定方法が煩雑ですが、6ヶ月×3年分も比較する月があるので、意外と該当する可能性がありますよ。
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もちろん新型コロナが原因の場合ですけどね。