こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
やらなければならないけど、今すぐやる必要がないことってつい後回しにしがちです。
いわゆる雑用的なものなのですが、ついつい先送りしてしまいます。
私自身も、そういった類のものをパッとやるのが元々苦手な性分です。
- 雑用が面倒な理由
- 雑用先送り癖はビジネス上リスクあるよね
- 煩わしくても先送りしない方法
- 面倒くさいって意外と大切
こんな感じでお話していこうと思います。
面倒な雑用が出来ない理由
恥ずかしながら、私は結構このタイプです。
例えば、こんな感じのもの。
- 机の上に資料を散らかしたままにしてしまう。
- 届いた郵便物を置きっぱなしにしてしまう。
- 切れた電球を放置してしまう。
言ってしまえば、ちょっと頑張ればすぐできることなわけです。
しかし中々できません。
面倒だからです。
おそらく、ちょっと手を動かすのがわずらわしいな、、、と感じるのが理由です。
そのままでもさほど問題が生まれないから先送りしてしまうわけです。
面倒な雑用は克服しないとビジネスでやらかす
たまに雑用は人にやらせておけば良い。自分の時間単価を考えよう。
こういうことをいう方がいます。
たしかに私も共感する点ではあります。
なぜなら私がやる必要がない仕事で、誰かがやってくれるのであれば頼めばよいからです。
しかし、この雑用を面倒くさがるクセがつくのはビジネス上結構危険なんじゃないかと個人的に思っています。
雑用を「俺の仕事じゃない、誰かがやれ」と放置することで、このフットワークの軽さを失う可能性があるからです。
また、ちょっとしたことに対する違和感というか、嫌な状態を察知する能力も落ちてしまうかもしれません。
経営をしていく上で、フットワークの軽さや現状に対する違和感を察知する能力は大切で、面倒と感じる前にぱっと動く・変な環境に違和感を覚える癖をつけておく必要があります。
雑用ばかりこなしていつも時間がないという状態はどうかと思いますが、、、
自分でやらないという観点では、社長の場合パッと「電球変えといて！」と指示を出すでもOKです。
放置しないようにしたいものですね。
煩わしくても先送りしない3つのポイント
さて、自分のことを盛大に棚に上げて偉そうに語ってきました。
私自信も、この面倒な雑用を後回しにする癖をなんとかしたいと思って、いくつか実践していることがあります。
同じような悩みを抱えている方の役に立てば幸いです。
1.その雑用にかかる時間を意識する
まず、面倒な理由は「どれくらい時間がかかるかよくわからない」という点があります。
実際は大した時間はかからなのはわかるのですが、具体的にどのくらいという明確なイメージがありません。
そこて強引に時間を決めつけるという手法です。
電球の交換であれば
- 予備の電球と踏み台を取ってくる
- 切れた電球を取り外す
- 新しい電球を取り付ける
という手順がありますが、考えただけでも面倒くさいです。
このように「作業”内容”」をイメージすると、急に面倒になりますので、「作業”時間”」のイメージに切り替えます。
ということで、電球交換なら5分だなと決めつけてしまいます。
こうすることで、5分で終わらせるというタイムリミットのイメージが頭にできます。
また、5分なんてちょっとトイレにいってくればあっという間に過ぎる時間ですから、さほど面倒ではない事にきがつきます。
電球がない場合、、、
新しい電球を取りに行ったら電球がない！
こんな場合もあるはず。
そしたらもう決まっています。
2分で買うと決めます。
いやいや、買いに行くのにはもっと時間が、、、
と思ったそこのあなた！
甘い！
Amazonでポチるだけです。
それだけで終わりです。
届いたらさっと取り付けるだけにしておきます。
注文を後回しにすると、どんどん後回しタスクが増えてしまいます。
2.気がついた時に動く、考えない5秒ルール
先ほどは作業内容ではなく作業時間のイメージをというお話しをしました。
次のポイントは、「気がついた時に動く、考えない」というものです。
気がついた瞬間「5、4、3、2、1、Go！」と一気に動き出します。
この5秒ルールは、元ニューヨーク州の弁護士であったメル・ロンビス氏が提唱した方法です。
この5秒ルールを少し取り入れてみるという手法もありなわけです。
脳はいつもと違うことをしようとすると、非常ブレーキを掛けるようになっています。
野生の世界で生き残るための機能です。
しかし、野生で生活することのない現代において、この非常ブレーキはやっかいなもの。
あ、電球が切れてる、、、
そう思ったら何も考えずに「5、4、3、2、1、GO！」で動き出せば、大概のことはなんとななります。
今辺は、決断力を鍛えるのにも役に立つんじゃないかなと個人的には思っています。
3.面倒な雑用が生まれにくい環境を整える
さて、最後はこれです。
そもそも雑用などなければ良いわけです。
電球なんか変えずに済むならそっちの方がずっと良いですよね。
そのために、面倒な雑用を最小化するようにします。
例えば電球ならLED電球に変えれば、基本的に10年とかいう単位で交換が必要なくなります。
仕事であれば、手入力をしている作業をどうやったらなくせるのか？
こういう観点で考えます。
極力自動かつ単純に処理できるようにするわけです。
経理処理が面倒なら、自動でデータが入ってくるようにクラウド会計を使う
システム間のデータ移動を自動でおこなえるようにする
こうやって少しずつ、面倒な雑用を消し込んでいきましょう。
面倒だと思う気持ちは大切
さて、以前にもお話したことがあるのですが、面倒だと感じる気持ちは大切です。
世の中的には面倒くさがりはダメだという風潮があります。
しかし、私はそんなことはないと思います。
（私が面倒くさがりだからという理由では、断じてないですよ）
面倒だと感じるということ自体が、何か改善できることがあるかもしれないという気づきにつながるからです。
現状に面倒くささを感じていない人には、永久に到達することができない高みにいるわけです。
ただの面倒くさがりは良くありませんが、「面倒くさい→じゃあどうする？」という思考パターンを持つクセをつけるのって結構大切だと思います。
編集後記
最近息子がいわゆるイヤイヤ期的なものに突入したようです。
なんでもイヤイヤ言うというよりは、こうしたいと思ったことが出来ないことが気に入らない模様。
喋れるんだから、いきなり泣かないで「これしたいよ」と言ってくれればよいのですが・・・
それができれば本人も苦労しませんかね(笑)
まあこれも成長の一環なわけですから、非常に腹立たしいことも多いですが、親として見守ってやらねばなりません。
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今日はいったん自分の事を棚の上に放り投げます(笑)