中小企業のDXはペーパレス化から。一気に全部やると失敗する?

ランキング参加中！応援よろしくお願いします！

にほんブログ村

こんにちは、川畑です。
本日もありがとうございます！中小企業のDXはペーパレス化から！というのが私の見解です。

どーんとDXを始めるのは難しくても、少しずつIT化を進めていくのことでITアレルギーを解消できるんじゃないかな？という感覚です。

中小企業のDXはペーパレス化から

新型コロナウイルスの影響が長引いているので、日本の大手企業などては在宅勤務が進んでいます。また各種業務へのITの活用で、システム化が進んでいます。

いわゆるDXというやつです。

一方、大手と違いどうやってやったら良いのかわからない（身近な事例の不足）・中小企業向けソリューションがない・人材がいない（リソース不足）という理由で中々進まないのが中小企業のようです。

大手企業と比較してなかなか改革が進まなかった理由について、小方氏は「身近な成功事例」と「ソリューション」の不足を指摘する。
（中略）
「人材」面での壁も、小方氏は指摘する。

ドキュメントから始める中堅・中小企業のDXと脱ハンコ　NECがアドビ社と協業を進める理由 – ITmedia ビジネスオンライン

DXとは今あるやり方をIT化するのではなく、ITを利用して業務プロセスそのものを見直すのが本来的な意味です。

しかし、そこまでいきなり進めるのは難しいでしょう。

というより私自身がやってみて、一気にやろうとすると結構つらいなと感じています。
業務プロセスの整理だったり、見直しだったりというのは骨の折れる作業ですから、、、

と、まあそういう場合はDX云々というより、まずペーパレス化から始めて見るのがおすすめです。

ペーパレス化が第一歩

DX、DXと言っていても何をしていいかさっぱらないですよね。
言葉が先行しています。

本来的な意味は先ほどお話しした通りですが、どうしたら良いかわからない、時間がないといった場合はただひとつです。

「とりあえず紙の資料なくそうよ！」というペーパレス化です

• まずとりあえずペーパレス化をしてみる。
• そして業務マニュアルを作ってみる。
• 不要な業務の見直しを行い業務標準化をする
• 業務標準化の際に、できればシステムを入れる

こんな具合に順を追って進めていくと良いでしょう。

全部ペーパレスにしようとすると失敗する

ペーパレス化をしようと思うと、既存の資料を全てスキャンしたりしてペーパレス化を進めてしまいがちです。

私もやるなら全部やってみようと意気込んでみました。
しかしこれをやると大変です。

なぜなら紙を前提に保管された資料は、ホチキス留めがある、サイズがバラバラという具合にスキャンするのに著しく手間がかかってしまうからです。

そうすると日常業務で手一杯
→スキャンは大変
→今まで通りで良くない？

という流れになり頓挫してしまいます。

ペーパレス化を進めるコツ

では、どのようにすればペーパレス化は進むのでしょうか。

「完璧を目指さないこと」がコツです。

私は挫折しかけたので、完璧を目指さないことにしました。

例えば、次の様に割り切ったルールでやると気が楽で案外進みます。

• 今日から紙をやめるorスキャンする(過去は無視)
• スキャンに困るA3などは紙のまま
• スキャンに手間がかかる場合も紙のまま
• ホチキス留めはしない

これだけでも随分多くの資料がペーパレスになります。

こうやって少しずつ紙から脱却することで、そもそもいらなかったのでは？という資料を作ることも減ります。

また自然とPCを使用する機会が増え、徐々にITリテラシーが高まるため、その先の改革が少しずつ見えて来ます。

またExcelなどの計算表を作成する場合でも、印刷を前提に作ると印刷のずれを意識するため大変です。印刷前提をやめれば、印刷時のことを考えなくて良くなるのでかなり楽になります。

さらに印刷を意識して作るとExcelの機能をフル活用しづらかったりするので、より効果的にExcelが使えます。

紙のメリットは否定できない

色々とペーパレス化ペーパレス化とお話ししてきましたが、紙のメリットを否定しているわけではありません。

同時に複数ページを見たり、パラパラめくったりといった利便性の観点で言えば紙がはるかに便利です。

私は今でも紙に打ち出したりしています。

なのでこの辺りを使い分けて、ペーパレス化してしまえば良いものはそうして、難しいもの、不要なものは紙を維持する。そういう緩めの考えで良いと思います。

ペーパレス化＝紙ゼロではない

紙のメリットでお話しした通り、紙には紙の便利さがあります。
なのでペーパレス化とは「紙をゼロにする」ではなく「紙での保管」を減らすことと、「紙の形式を意識した作成をやめること」だと私は考えています。

主たる資料はデータで、従たる資料は紙と考えるとわかりやすいでしょうか。
そのため紙でのチェックするために印刷すると結局印刷コストは減らなかったりします。

しかし、印刷コストが減らないからペーパレス化に失敗したというわけではありません。
あくまでメイン(保管・作成）はデータで、その不便な部分（視認性）を紙で補っているだけという考え方です。

始めは軽い気持ちで始めてみると良いでしょう。
ガチガチにやろうとすると頓挫する原因です。

また、真面目にやろうとするあまり、大変そうだなという気持ちからそもそも手を出せなくなってしまうなんてこともあります。

私はたまたま読んだ本で「ペーパレス化は完璧を目指さなくて良い」ということを知り、一気に取り組みが進みました。

是非気軽にペーパレス化をしてみてください！

編集後記

保育園の連絡帳は手書きのノートなのですが、昔は「全部ネットで良いじゃん！」と思っていました。

しかしいざ子供ができてみると、こういった手書きの記録が残ることって重要だなぁと思います。

大人になったときに、その当時自分の両親がどう思っていたか、どう自分をみてくれていたのかを感じることができるという意味では、手書きも温かみがあって良いですよね。