こんにちは、公認会計士・税理士の川畑です。
本日もありがとうございます！
私は日頃から「電話好きじゃない」というお話をしています。
今日は、
- メールは極力やめたいけど、電話も必要なんだよなぁ・・・
- どういうタイミングでメールを使うべきかよくわからん
- 電話とメールの使い分けってどうしたら良いの？
そういう疑問にお答えする内容を考えていこうと思います。
私がメールと電話（オンライン会議）をどのように使い分けているのか、参考になれば幸いです。
メール・電話・オンライン会議の使い分け
私は電話が好きではないので、やりとりは原則としてメールを使用しています。
しかし、実際には使い分けています。
その使い分けが難しいんだよね！という方向けに、私がどう使い分けているか？についてお話します。
電話と表現していますが、ZoomやTeamsを使用したオンライン会議は同じものと考えています。
ちなみにメールのメリットについてはこちらの記事で解説しています。
メールと電話の使い分け(メール編)
メールを使うのは、次の様なケースに当てはまるときです
1.記録を残したい場合
例えば資料の依頼にせよ、受発注のような処理にせよ、メールを送る事で記録が残ります。
自分自身の備忘にもなりますし、万が一「そんなの聞いてない！」と言われた時に
メールに書いてますよ！と言えますので、言った言わないの水掛け論になりません。
もちろん黒塗りメールのような読み手を考えていない様なメールでこんな主張するのはNGですが。
いずれにせよ、記録が残るという点で自分自身の仕事の管理の都合上も便利です。
あれ、連絡したっけな、、、
こんな不安からも解放されます。
原則メール派なので、メールの送信履歴がないと冷や汗ものですけどね。
2.情報を送りたい場合
次に情報を送りたい様な場合です。
- 資料依頼リスト
- 対応をお願いしたいリスト
- 何かの日時や場所の連絡
こういった情報を送る時は100%メールです。
情報を相手に伝達するときには、次の2点が大切だからです。
- 情報を漏れなく相手側に送る事
- 相手側が漏れなく情報を受け取る事
電話の場合、口頭で話しながらのため伝え漏れのリスクがあります。また伝え漏れたという事実に気がつけません。
また、手元にメモを用意して伝えても、相手が必ず全てをメモしてくれるかどうか？もいうリスクも残ります。
そういう意味で、確実に情報を送り、相手が受け取れるメールは情報を送る時にはなくてはなりません。
3.急ぎでやり取りしたくない場合
電話をかけてしまうと、その場で別件の話になってしまうことがあります。
また、そういえば、、、
というふとした疑問に急いで答えなければならないこともあり得ます。
このように、後ろの仕事が詰まっていたり、急ぎで対応をしたくない時はいったんメールを送る事にします。
メールと電話の使い分け(電話・オンライン会議編)
メールの使い方に記載の通り、情報の伝達手段として電話やオンライン会議は基本的に使いません。
これらを使うのは「緊急性が高い」「メールの補足説明が必要」といったケースです。
1.緊急性が高い場合
言わずもがな、メールを読んでもらっているのを待っていると大変な事になるようなケースです。
とにかく今すぐに連絡しないと困る場合には電話を掛けます。
極力そういった業務が発生しないよう管理していますが、何が起きるかわからないのがビジネスの世界。
突発的な事象で緊急事態ということは必ず起きます。
このような場合に「メールのが効率的で〜」などとわけのわからないことを言っている場合ではありません。
緊急事態では電話の方が効率的です。
2.メールなどの補足説明が必要な場合
緊急性が高くない場合で、専門的な内容をメールに書くと逆な非効率な場合に電話を使います。
電話やオンライン会議での説明では、メールの説明より多くの例え話やイメージを伝えることができるメリットがあります。
電話や会議の日時を決め、その時間帯に連絡をすることでお互いの時間を奪う事なく行えるメリットがあるわけです。
このように、メールだけではどうしても伝わりにくい内容については日程調整して10分15分で説明を行います。
迷ったらメール
ここまで読んでいただいたことで、メールと電話の使い分けをどうするか？
というものが何となく伝わったと思います。
ただ、迷ったら相手の時間を強制的に奪うのないメールにしておきましょう。
まあほとんどの場合「緊急か？」だけを判断軸で考えれば、難しく考えことはありません。
補足が必要な事であれば、とりあえずメールでさらっと概要だけ書いて
「補足説明があるので時間合わせて会議しましょ」
これで良いわけです。
もちろん電話には電話のメリットはあります。
編集後記
今日は出張ででかけていました。
出先では、インボイス対応だったり電帳法対応についてどうしていくか？
みたいなお話を簡単にしてきました。
実務上、わりと大変な内容なので情報提供や実際の業務の構築のお手伝い業務が増えています。
どうなることやら・・・という感じです。
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