こんにちは、川畑です。本日もありがとうございます。
紙資料って面倒くさくないですか？
私はExcelやPDFなどを使用しており、紙で何かを作ったりすることは滅多にありません。
会社で紙資料が存在するデメリットが３つあります。
紙資料のデメリット
紙には私のような手先の不器用で、面倒くさがりな人間が一番嫌う大問題を抱えています。
紙資料は整理がめちゃくちゃ面倒
紙資料は整然と整理をしないと何がどこにあるのかわからなくなります。
インデックスに項目を書いたり、貼ったり、めちゃくちゃ面倒です。
「あ、貼り間違えた。あ、場所を間違えた」こうなるとテンションはだだ下がりです。
紙資料は場所も取るし整理も面倒だし、私は正直嫌いです。
ファイルだって整理が必要。でも楽。
ExcelやPDFファイルなども、ちゃんと整理しなければ探すのが大変な面もあります。
これは否定しません。
しかしデジタル化されたものの最大の強みである「検索可能性」の高さがあるので、さほど問題になりません。
ファイル名の変更やフォルダの修正も、仮に手打ちで整理したとしても紙より楽です。
また、プログラムを書くことで更に容易に変更・整理できます。
計算チェックや再計算など面倒
手書きが資料は計算ミスが多発します。
なんか数字がおかしいなぁと思うと計算間違えがあるのはザラにあります。
計算過程を書くことで、ある程度はミスや再計算コストを避けられます。
しかし「計算をする」という根本的な部分に人間が絡む以上、初歩的なミスが生まれる余地があります。そしてどこでミスをしたかは電卓を叩くしかありません。
さらに、ちゃんとリファレンスを振ってなければ「これどっから持ってきた数字？」ということが多発します。
字が読めない
「きれいに書けよ！！！！」と何度紙を破り捨てたくなったことか
そう、紙にはメモ書きや追記情報がある場合が多いです。
そんなとき、汚い字はもちろんのこと個性的な字も含めて全く読めません。
頑張れば読めるのですが、そこに書いてある情報を読み解くという余計な労力がかかります。
とにかく「字を読む」というだけのことに無駄な労力とストレスを持っていかれるのも紙のデメリットです。
読みやすい字が書けないなら是非パソコンを使ってください。
どんな字の汚い人間でも、常にきれいな字を書かせてくれます。
紙資料のメリット
紙には紙のメリットがいくつかあります。
紙資料はパラパラめくれる
紙資料のメリット最大のメリットはパラパラとめくって見られることでしょう。
どこかのページを見ながら別のページを見ることが用意です。
そして行ったり来たりと瞬時に切り替えができます。
このメリットは紙にしかない最強のメリットです。
紙は最終チェックに向いている
紙資料ではありませんが、紙は提出書類などの校正を行う際の最終チェックに向いています。
校正を行うような場面では紙が役立つのです。
生まれた世代によるので私より若い世代には伝わらない可能性もありますが、、、
イメージのアウトプットに向いている
紙はイメージのアウトプットに向いています。
例えば、、、
- アイデア出し
- メモ書き
- 構造把握（図式化）
これらはPCやタブレットでぱっと表現しづらい「イメージ」を出す際には紙は便利です。
ただし、紙を持ち運ぶのが面倒なので、必要なものは写真に取ったりPDFにしたりしてクラウドなりスマホに保存しています。
紙資料脱却でまず始めること
ここまでで一部のメリットを除き、紙がいかに面倒くさいかについて語ってきました。
特に「人と共有するもの」が紙であるのは最悪です。
ではどうやったら紙資料の脱却ができるのでしょうか？
それはまず「手書きの手計算をやめること」です。
手書きの手計算をやめる
もうね、これにつきます。
デメリットで語りましたが、とにかく計算過程やプロセスがわけわからない紙と比較してずっと良いです。Excelなどを使う主なメリットは次の通り。
- 再計算が容易
- 数字が記録されるので誤りに気付く
- 計算方法過程がわかる
ちょっと考えただけでもとっても便利です。
使い方がわからない？
いやいや、21世紀どころかもう令和ですよ。
パーソナルコンピュータがこの世には誕生してから何十万年もたってます。
私が生まれる前には存在していたものです。
百歩譲ってWindows98から考えても20年以上は前。
とりあえず、せめてExcel使ってください。
電卓ですら並の人間を遥かに凌ぐ計算速度と正確性を持っています。
Excelを使えないのは竹槍で戦闘機どころか、素手で挑むのに等しいです。
私のブログを読んでくださる物好きな方は、私よりITリテラシーが高いと思います。
是非一緒にこの世から紙資料を駆逐していきましょう。
編集後記
半年ほど前にiPadとApplePencilを購入し、それでメモやアイデアだしをやってみたりしています。結構便利なのでおすすめです。
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