こんにちは、川畑です。
本日もありがとうございます。仕事の効率化のお話です。
普通に仕事をして、こうして毎日ブログを更新していると普段の仕事だけでなく、家事など諸々を効率化しないといけません。
そこで、今日は仕事をどのように効率化させていくのが良いのか、そのコツについてお話します。
仕事の効率化の目的
仕事を効率化する目的は、サラリーマンと経営者で異なったりします。
まあ目的は違えど効率化するということは同じです。
ただ、それぞれの目線がどこにあるのかを認識していないと「うちの社長は~」「うちの従業員は~」ということになりかねないので、お話します。
仕事効率化：サラリーマンの目線
サラリーマンの目線で言えば、仕事を効率化すると２つの面でメリットがあります。
それは仕事の面と生活面です。
仕事の面では、単純に残業が減ると言うことを意味します。
また、反復継続的な作業を減らすことで、例えば付加価値の高い仕事や、やってみたい仕事に力を入れる余裕が生まれます。
生活面では、自分の時間や家族や友人との時間が増えるます。
自分に必要な時間が増えるということは人生の充実度が上がるということです。
このためサラリーマンが指す「仕事の効率化」とは「残業の減少」を意味しています。
しかし、残業の減少がそのまま給料の減少につながるというデメリットがあります。
すると、あえて残業をするという非効率な選択をする可能性もあります。
仕事効率化：経営者の目線
経営者の目線で言えば、仕事を効率化することは会社の利益の増加につながります。
効率化で残業が減ることで単純に労働分配率が下がり、利益が増えます。
販売サイクルの見直しで在庫が減れば、保管コストが下がり利益が増えます。
従業員がより付加価値の高い、粗利率の高い仕事をできるようになると、一層利益は増えていきます。
このように効率化によるメリットは従業員・経営者ともに価値があるものです。
「残業代」という側面を除けばですが。
効率化をすると給料が下がるという状況にならないことを示す必要があります。
まあその辺は生み出された利益から還元すれば良いのです。
ただ効率化って結構面倒くさいんですよね。
既存のやり方を変えることになったりするので、最初は時間がかかったりしますし。
それでも効率化をするメリットは大きいので、頑張るだけの意味はあります。
仕事効率化の3つのコツ
仕事の効率化のコツは３つです。
- めんどくさいを大切にする
- やった方が早いをやめる
- 誰でもできるようにする
効率化のコツ1：めんどくさいを大切にする
面倒臭がりと言うと「いい加減なやつ」という印象を受けます。
しかし面倒臭がりにこそ、仕事を効率化するアイデアを生み出す可能性があるのです。
なぜなら今の仕事が面倒臭いと思わなければ、楽にやろうと言う気持ちにならないからです。
楽にやろうと思わないと言うことは、今以上にその仕事が効率化することはあり得ません。
ただ文句ばかり言う面倒臭がりは困り者ですが、面倒臭いからと楽にやる方法を考えるタイプは大切にしたいです。
効率化のコツ2：やった方が早いをやめる
新しいやり方をやろうとすると、私の頭には次のような思いがよぎります。
「これ普通にやっちゃった方が早いな」と。
しかし、これではだめなんです。
確かに今のやり方でぱっとやってしまうと今は早い。
毎日の仕事の中で新しいやり方を始める準備にに１時間かかるとします。
この１時間でいつものやり方で10分かかるものが5分になるとします。
すると1日5分、１週間で25分、1カ月で1時間40分、1年で20時間分の時間が生まれます。
仮に丸一日、10時間かけたとしてもやり方を変えた方が得です。
効率化のコツ3：誰でもできるようにする。
誰でもできるようにする、すなわち業務の標準化です。
業務の標準化というと難しいようですが、取り組みの始め方は割と簡単です。
こちらの記事でもお話していますが、とりあえず誰かの持っている仕事の一部分だけでも「誰がやってもできる」ようにしておくことが大切です。
誰でもできるようにするということは、その部分を別の人に任せられるということ。
新人が入ってきても、事細かな指導を必要としませんし、とりあえずこれをやっといてくれる？というお願いができます。
さらに、誰でもできる状態にまで落とし込めていれば、新人がやっても仕事の品質への影響は小さくなります。
まずは小さく始めてみる
ここまで、比較的簡単な取り組みのコツのお話をしてきました。
小さな効率化がすすむことで、大きな効率化に手が届くようになります。
例えば、「家をきれいにする」という目標だと何をしたら良いかわからないので、とりあえずなんとなく部屋を整理して終わってしまいます。
これに対して、
キッチンのシンクの蛇口周りをきれいにする
お風呂の排水溝部分をきれいにする
リビングのテレビ台を整理する
などといった具合に小さな目標に分解してしまいましょう。
漠然とした目標は達成しにくいですが、漠然とした目標へ到達するための小さな目標は比較的簡単に達成できます。
そしてこの積み重ねが「家をきれいにする」という大きな目標を達成することにつながるのです。
編集後記
「家をきれいにする」は、今の川畑家の目標です。
本が好きなので、色々なビジネス書や専門書がどんどん増えていくというサイクルをなんとかせねばなりません(笑)
あとみんなが「もしよかったら」と息子に服やおもちゃをくれるので、ほぼ親が買わずに物がそろっています。
しかし、ありがたい反面、どんどん増えるのでこれらの収納場所に頭を悩ますという嬉しい悲鳴が上がっています。
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