こんにちは、川畑です。
本日もありがとうございます！私の苦手なことに電話があります。
最近の若い世代は電話が苦手な人が多いようですが、単に電話が苦手というより、メールやチャットの方が便利なんじゃないかなと思ったりします。
電話はマナーなのか？
電話がマナーなんだなと思ったエピソードがあります。
それは監査法人勤務時代のことです。
資料依頼をメールでしたら「電話で一言連絡しておくように」と言われていました。
正直「なんで？」という感じで違和感だらけでしたが、新社会人だった私は「まあそういうマナーかな」と、とりあえず受け入れました。
ただやはり疑問が残るわけです。
いつ見ても良いメールを送っておきながら電話をかけるという矛盾。
電話をすると相手に「え、そうなの？メールまだ見てないなぁ」と罪悪感を与える様な気もします。そしてでも大半の人は優しいので「ちょっと今確認しますね」と言って仕事の手を止めてメールを確認してくれます。
ですが相手の仕事の都合を考えれば、メールを送り、返信を待つ方がずっとマナー的に良い様な気がします。余計な罪悪感を与えることもないですし、仕事の邪魔をすることもありません。
マナーは相手を思いやる心と行動
そもそも私はマナーとは「相手を思いやる心と行動」だと解釈しています。
「相手の都合を考える」というのは「相手を思いやる心」だと思うんです。
そういう観点では、私の方がマナー的には正解なのではないか？と思って以来、電話はしなくなりました。
それにFAXなら勝手に印刷されてしまって、他人に見られるリスクもあるから電話が必要かもしれませんが、メールならそんなことはありません。
※とは言え私はマナー講師の語るマナーが何かよく知りませんので、人知れずマナー違反をしている可能性もあります。
メールの方がメリットが多い
電話よりメールの方がメリットが多いと思っています。
相手の都合を考えられる
すでにお話しした通り、相手の都合を考えるという観点では最もメールが適しています。
相手の時間を奪うと言うことこそ、最大のマナー違反のためメールが最適です。
もちろん電話してしまった方が早いケースもあります。
しかし本当に緊急のもの以外、わざわざ今すぐ回答を貰う必要がないのです。
それなら相手の時間を大切にできるメールの方が良いのでは？というのが私の見解です。
好きな時に送れる
メールは好きな時に送れます。
電話もそうだろって？
電話は電車に乗ってる時にはできません。
それに声に出すと言うことは機密情報が外に漏れるということです。
よって、人が周りに多くいる環境でのやり取りには不向きです。
結局のところメールの方が好きな時に送れるし、声が漏れるということもないので便利です。
メールは記録が残る
電話は録音でもしない限り「電話をした」という事実以外の記録が残りません。
一方でメールは記録が残ります。
電話は受ける側がメモを取る必要がありますが、メールならその必要はありません。
記録がされるので、言った言わないという問題も起きにくいです。
あと私は心配性なので、メールは不安に思ったときにパッと確認できるため助かります。
メールは伝え漏れが減る
メールは文章を打っている間に、伝えるべき事を頭で整理して書きます。
ですので、電話であれば「あ、言い忘れた、、、」がありますが、メールなら滅多にありません。
記録が残ると言うメリットも合わせて、あとで何を伝えたのか？の確認も容易です。
メールは効率が良い
メールを打つのに時間がかかるように思いますが、案外そうでもありません。
仕事をしてノッている時に水をさされると急にテンポが悪くなってしまいます。
電話が終わった頃には「で、なにしてたんだっけ？」という気持ちになりますし、何より今話した内容が気になってしまい、元の仕事へ意識を戻すのに時間を要します。
結局こういうことで手を止めるより、ちょっと時間をかけてでもメールのやり取りをした方が結果的にずっと効率的に仕事が進むんですよね。
電話の長所はニュアンスが伝わること
ここまでいかにメールが便利かについて、独断と偏見で語ってきました。
しかし、電話にはメールにはないメリットがあります。
それは文章で伝えきれない「ニュアンス」や「感情」を伝えられるということです。
これはメールでは代替不能な機能です。
メールだと、どこか冷たい感じを与えてしまう場合もありますし、それによって思わぬ誤解が発生する可能性もあります。
そういう意味では、電話には電話としてのメリットがあるのです。
でも仕事の手を止めてまで電話はしたくありません。
電話が鳴り響く日は仕事が進まない、これには多くの方が共感してくれるのではないでしょうか？
これの解決策はただ一つです。
電話でしかできないことは、事前に日時を決めて会議をすることです。
思いつき電話をやめてオンライン会議へ
電話したくない派ですが、口頭でのコミュニケーションが必要な場合もあります。
そんな場合には時間を調整して、オンライン会議で良いと思います。
今はzoomを始め、無料で使えるサービスもたくさんあるので、これが一番早いです。
思いつきで電話をかけてしまうのをやめて、ぜひ「〇時から15分間打ち合わせませんか？」という調整をしてみましょう。
編集後記
電話世代の方たちはメールを見ない人が意外と多いですよね。
世代間のギャップを感じます。
若い人だとほぼ100%見ていますが、電話世代の方たちはあまり見ないようです。
名刺にメールアドレスを書いているなら見て欲しいのが本音です。。。
私自身は極力メールをするようにしているのですが、そもそも見ない方には電話を掛けるしかありません。
そして何と言ってもメールを見ない人とやり取りすると必ず付随するのが、FAXや郵送での紙資料のやり取り。
私のとても苦手なことランキング「電話」と「紙」というコンボがあります。
FAXや郵送にも代えがたいメリットがあるのはわかりますが、メール慣れしていると違和感だらけです(笑)
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