こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます。
業務効率化については、過去何度か記事を書いています。
しかし、「そもそも何故効率化できないのか？」についての前提をもう少し考えてみた方が良いと思い、今日の記事にしました。
業務効率化が出来ない本当の理由
業務効率化が出来ない理由には、様々な理由があります。
- 人が足りない
- 能力が足りない
- 時間が足りない
- お金が足りない
- 自社にあったシステムがない
こんなところでしょうか？
しかし私は、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化できていない」ことにあると考えています。
最近はDXだのなんだのと、カッコ良いアルファベットや横文字が並んでいます。
このため、言葉ばかりが先行して「とりあえずDXだ！」とツールをいれとけば何とかなると思い込んでいるケースが多々あります。
しかし、これは全く違います。
業務効率化とはオペレーションの改革なり改善によってもたらされるものです。
システムや人員の投入はそのための手段に過ぎず、これらを導入したからと言って必ずしも効率化するわけではありません。
結局のところ、効率化を本当に進めるなら現在の業務プロセスの暗黙知的な部分を洗い出し、形式知とする「言語化」の壁は避けては通れないということです。
だから、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化が出来ていない」と言っているわけです。
言語化できなきゃ職人技、できればマニュアル
突然ですが質問です。
あなたは自分の仕事を言語化できますか？
どういう手順で仕事を行うのか、何をするのか、こう言ったものを言葉で説明できますか？
自分の仕事を上手く言語化して表現できない場合、それは職人技です。
一方で、明確に手順もしくはやることを言語化できるのであれば、それはマニュアルであると言えます。
要は、言語化できない業務は属人化しているということです。
そうするとプロセスが可視化されていないため効率化しようがありません。
地図があるから「お、こっちのが近い」と気がつけるわけです。
一人社長でも言語化するメリットは大
こう言う話をすると「いや、俺は一人だからね」と仰る方もいます。
しかし、私が声を大にして言いたいことが「一人だからこそ言語化しましょう」ということです。
理由は２つあります。
理由１：属人化が成長にブレーキを掛ける
今は自分で何でもできるかもしれません。
しかし、売上が増えて規模を拡大していかなければならない時に、属人化が著しいと人に任せられなくなってしまいます。
社長や特定の担当者から仕事を引き剥がせないことが、成長にブレーキを掛ける要因になり兼ねないわけです。
また、すべてを自分で行うということは、本業以外の間接業務もやるということを意味します。一人でやるには業務量が多すぎです。
多忙で体調を壊してしまったら、元も子もありません。
こういったリスクを避けるためにも、極力言語化し、なるべくシンプルなオペレーションにしておく事が大切です。
理由２：自分自身でも結構便利
私は先程の例の様に、人に任せる事を前提として言語化する癖をつけています。
その中で一つ気がついたメリットがあり、これが２つ目の理由になっています。
それが「自分自身にとっても結構便利」という点です。
特に頻度の低い作業の場合、「どうやるんだっけな」という問題から解放されます。
毎日や毎週やっていることなら問題ないかもしれません。しかしこれが、月に一度や年に一度という頻度となったらどうでしょう。
「えっと・・・」となるに決まっています。
言語化することで、頻度の低い仕事のやり方を毎回確認する手間が省けます。
こういった点で、言語化しておくことは自分にとっても結構便利な訳です。
言語化の方法
ざっくりマニュアルを作ることがおすすめです。
ポイントは、今自分でやっている仕事を人にやってもらうなら、どう説明するか？
これを文書にすることです。
最初は全体の流れをフローチャートにすることがおすすめです。フローチャートで、どういう手順で何をするかを視覚化します。
そして、その大枠に詳細を追加していくイメージです。
場合によっては例外的な処理を含められない場合もありますが、例外的なものは一度無視し、通常の流れをまず作りこむのがコツです。
詳細はこちらの記事で解説していますので、もし良ければ参考にしていただけると幸いです。
是非やってみてくださいね！
編集後記
今日はとある会社の次期社長とお話をしてきました。
主な話題はインボイス制度と電子帳簿保存法の対応のお悩みです。
インボイス制度はともかく、電子帳簿保存法の中の電子取引の部分がやはり対応に苦労しそうなイメージとのこと。
社内での運用能力に大きく依存する部分なので、大変なのは間違いありません。
スタートが2年延期されたとはいえ、油断せず早めに早めに運用を始めるのが重要ですね。
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そもそも現行のやり方をツールに置き換えるのはシステム化であり、DXではありません。まあこの辺りは長くなるので割愛します。