こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
今日は、忙しすぎる社長向けに「仕事を現場に任せるべきだよね」というお話をしていきます。
- とにかく忙しすぎて何とかしたい社長
- 現場に仕事を任せたいけど、やり方がわからない
こういった悩みを抱えた社長さん向けの記事です。
社長が仕事を現場に任せるべき３つの理由
いきなりですが社長は仕事を現場に任せるべきです。
仕事を現場に任せずに、社長がいつも忙しくしている事はそれなりにリスクがあります。
まずは社長が仕事を現場に任せるべき理由についてお話します。
理由1.社長が仕事を持つといつまでも経営に専念できない
まず社長が仕事を抱えて忙しくしていると、いつまでたっても経営に専念できません。
よく言われることではありますが、これは本質をついています。
社長が優先してすべき仕事は、「売上・資金繰り・人材」に関するものです。
この3つに集中できないくらい、その他の業務に追われている場合は危険信号がでています。
もちろん「従業員が仕事を覚えないから、任せられない！」ということもあります。
ですが、それでも任せられるように”教育”していくしかありません。
社長業は孤独な理由の一つが、このひたすら「どうやってうちの社員を育てたら、、、」という悩みと向き合わなければならない点にあります。
一人社長であっても、極力作業を抱えるべきではないわけです。
理由2.社長のやるべき仕事は未来を考えること
次の理由は、社長のやるべき仕事は未来を考えることだからです。
オーナー社長の会社において、未来を真剣に考えられるのは社長しかいません。
能力的な意味ではなく、自分ごととして将来を考えられるのはオーナーでしかないという意味です。
現在の仕事に追われて将来を考えられないというのは、誰もその会社の未来を見ていないことになってしまいます。
漠然としたイメージの未来ではなく、具体的の数字に落とし込んだ未来の姿
これって結構恐ろしいことですよね、、、
理由3.社長が仕事を任せないと、部下が育たない
社長が仕事を任せないと、部下が育ちません。
「いやいや、任せられないから忙しいんだよ」
そういう声も聞こえてきそうですね。
ただ、これは鶏が先か卵が先かみたいな話になってしまいますが、それでも任せるしか成長はありません。
人は、自分のケツ持ちをしてくれる人がいると思うと自然と成長速度が遅くなります。
社長が現場に仕事を任せる３つの方法
じゃあ具体的にどうやるか？という方法についてお話していきます。
方法1.丸投げと適切なフォロー
理由3の対応に近いかもしれません。
良い意味で仕事は丸投げしてしまうわけです。
任された本人は「丸投げされた」と感じるかもしれませんが、それくらいがちょうど良いです。
そして、よくある丸投げとの決定的な違いが「放置」ではない点です。
- 仕事を任せて、あとはほったらかし
- やっていない、進捗が悪い、ミスがあるで激怒
こういうタイプではありません。
社長自身の頭の片隅に起きつつ、本人は丸投げされていると感じるくらいの塩梅で仕事を任せます。
とある同僚の話ですが、後輩とクライアントの打ち合わせに行く予定があった時のこと。
その友人が「準備はどう？」と聞くと「バッチリです！」との答えがあり、安心していたそうです。
しかし、当日になって超緊急事態が発生し、急にその友人が行けない事になってしまい、後輩にその旨を伝えると、後輩も直前にバタバタと動き出したとのことでした。
つまり、先輩が来てくれるから万が一分からないことがあっても大丈夫な状態の「バッチリです」と、誰もケツ持ちをしてくれない状態の「バッチリです」はその質もレベルも全く違うことになります。
こういう状況を作る必要があるわけです。
ちなみにその後輩は、しっかりと打ち合わせをこなしワンランク成長したそうです。また同僚も緊急事態を無事治めることができたそうです。
方法2.任せる仕事を選んで社長秘書を雇う
次の方法は「みんな忙しくて任せられない」と言う場合です。
頼む人がいないんだから、無理！
こういう場合に有効な方法です。
まず、社長自身の仕事の中で、人に任せられる仕事を洗い出します。
- 日程調整
- 各種社内連絡
- シフト調整
- 各種資料作成
- マニュアル作成
こういった仕事を頼む社長秘書を雇うわけです。
いやいや、そんな追加で人を雇うのは、、、
と言う場合でも考えてみてください。
仮に1個2時間ほど毎週かかるとすると、1週間で10時間になります。
1ヶ月で40時間です。
これくらいの時間で仕事をお願いする人を、時給2,000円で入れたらどうでしょうか？
月8万円ほどの負担で、社長の時間が1ヶ月で2日分近く空くわけです。
もちろん業務内容によっては、これより少ない時間で仕事をしてくれるようになるかもしれません。
いずれにせよ、社長が社長として活動できることで、将来的に生み出せる価値は月8万円以上は確実にあるのではないでしょうか？
方法3.そもそも誰かがやる必要がある仕事なのか？
最後は「そもそもやる必要のある仕事か？」を考えるといものです。
私は常々、効率化ってやめることが一番効果が大きいと思っています。
今社長が抱えている仕事は本当にやる必要があるのか？
社員が忙しくて下ろせないなら、社員の仕事をなくせないか？
こういった観点で「なんとなくやっている習慣」これを消し込んでいくわけです。
こうすることで、本当にやらなければならないことに集中できるようになります。
チェックリスト・マニュアルがないケース
例えばそもそもチェックリストやマニュアルがないようなケースでは、従業員が毎回思い出しながら作業をしていて非効率です。
こういったチェックリストがない仕事の中に「なんとなくやっている習慣」が結構紛れ込んむ余地がかなりあります。
チェックリストがない場合には、まずチェックリストを作ってみましょう。
チェックリスト・マニュアルがあるケース
今度はチェックリストやマニュアルがあるケースです。
こういった場合には、割とスムーズに業務が進んでいることが多いです。しかしチェックリストがあることで弊害があります。
それは、なぜそのチェックが必要なのか？が忘れられることです。
チェックリストやマニュアルで仕事を効率化させたはずが、今のやり方に合わないなどの理由で逆に効率を悪くしているケースもあります。
こういう場合には、チェックリストで不要な項目を消すということが大切です。
チェックリストが多い理由と減らし方については、こちらの記事でお話しています。
編集後記
私事ですが、5月26日付で税理士登録をしました。
今後は会計士業務＋税務関連の業務もできるようになります。
別に資格に頼って食って行ける時代ではありませんが、ひとつの武器として活用していこうと思っています。
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それではさっそく本題に入っていこうと思います。