うちは忙しくて効率化の方法なんか考えている場合じゃないんだよ！

そういう方におすすめの方法です。

堅苦しく考えず、気楽にやるというのも手だったりします。

まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

また、ムダな時間を使いますか？

あなたの時間は有限です。

無駄は削って、効率化を進めていかなければいけません。

一方で、「何から手を付けていけば・・・」という方も多いと思います。

そういう場合、まずは仕事の指示をメールやチャットで出すようにしましょう。

「なぜメール・チャットなのか？口頭の方が早くない？」

こんな声も聞こえてきます。

しかし、それでも私はメール・チャットを推していきたい。

その理由は、口頭指示には効率化を妨げるとある問題点があるからです。

口頭指示は効率化する上で○○が問題

さて、あなたは口頭指示は効率化する上でどんな問題があると思いますか？

もし時間があれば、１０秒くらい考えてみてください。

・・・・

・・・・

・・・・

考えていただけましたでしょうか？

では、私の思う問題点についてお話していきます。

私は、口頭指示には次のようなリスクがあると思っています。

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

パッと一言で済むようなことであれば口頭でも問題ないように思いますが、これだけのリスクがあります。

そしてこの3つのリスクを発生させる共通の原因が「伝えた内容が記録に残らない」という点です。

こいつこそが犯人です。

どうにかしないといけません。

メール・チャットを使った指示で業務効率化

口頭指示の問題点が「伝えた内容が記録に残らない」という事だと言うお話しはしてきました。

では、この問題を解決するとどのようなメリットがあるでしょうか？

もちろん

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

といった口頭指示で起きる問題は解決されます。

さらに、ここが今回の目玉なのですが、「メール・チャットは記録に残る」ということは、「繰り返し使える」ということです。

この「繰り返し使える」ということが、業務効率化の第一歩です。

例えば、月次の業務を毎回手の空いている人に口頭でお願いしている場合を考えてみます。

毎回その時に手が空いている人に頼むと言うことは、同じ指示を毎月しなければならないということです。

指示に10分、担当者が理解できなかった部分の確認に10分、そんな具合にあなたの時間がなくなっていきます。

たった20分ですが、貴重な20分。

うっかり伝え漏れをした場合には、さらに時間を消費することになります。

これを無くす唯一の方法がメール・チャットでの指示です。

メールやチャットといったテキストでの指示であれば、一度出した指示をコピペで使いまわすことができます。

ちなみにテキストベースでの指示を出すメリットについては、こちらの記事でお話しています。

良ければ参考にしてみてください。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

メール・チャット指示の構成例

メール・チャットで指示を出して、今後も使いまわすような場合には、ある程度フォーマットを固定する必要があります。

その理由は３つです。

• 読み手が誰であれ、ちゃんと伝わる構成です。
• 指示を受ける側がフォーマットを見慣れる。
• 同じ構成なので指示を出す際の手間が減る。

こんな理由から、私はフォーマットを極力揃えるようにしてます。例えば次のような感じです。

【仕事のテキスト指示のフォーマット】

こんな具合で、指示をどんどんテキスト化することで、過去の指示を繰り返して使えるようになります。

また、繰り返し使うことでいつも上手く伝わらないポイントがわかるようになってきます。そうすることで、

• どうすればサクッと伝わるのか？
• ミスなくやってもらうのに適切な表現は？

という文書の工夫につながるわけです。

さらに、これを先に進めると、そのテキストデータをもとにマニュアルを作る叩き台になるというメリットもあります。

いずれにせよ、わーっと口頭で指示するのをやめて、文書で指示を出すようにすると後々楽になってきます。

編集後記

梅雨明け宣言後に、まるで梅雨かのような天気が続くことがここ数年多い気がしません？

なんか梅雨明けと言われたのに、毎日曇ってグズグズした天気が続くのは、あまり良い気分じゃないですね(笑)

まあ、ダムの水の補給になるのかもしれないし、農作物のことを考えれば良いんでしょうけど。

天気予報的には、明日は少し天気が回復するようですが、早くすっきりした青空がみたいものです。

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中々IT化が進まないけど、なぜなのか、、

こういうことでお悩みの方向けに

• 中小企業でIT化が遅れる原因
• IT化が遅れている場合の対策

という観点でお話していこうと思います。

中小企業のIT化が遅れる３つの原因

中小企業のIT化が遅れるのには、主に３つの原因があります。

それが、

1. 属人化の連続で業務連携が難しい
2. ITですべて解決できるという幻想
3. 手作業でやったほうが早いという思い

です

原因①：属人化の連続で業務連携が難しい

中小企業の場合、大手と比較して人手が足りていません。

そうすると、特定の業務を何年もやっている人が出てくることになります。

さらに、「自分以外の誰でも出来るように」という目線はないため、その作業のマニュアルを作ったりしません。

こんな理由によって業務が属人化しやすくなります。

すると、システムを導入しようにも、その作業の先のプロセスでどのような影響があるのかがわからなくなってしまい、導入の難易度が跳ね上がります。

原因②：IT化で全て解決するという幻想

続いてIT化すれば全て解決するという思い込みがある点に原因があります。

一度はシステムを入れてみたものの、「全部解決する！」という前提で入れたので、上手くいかずそのまま、、、

こういうこともよく起きます。

システムは結局のところ使う人間側や、動かす環境の十分な整備と抱き合わせで運用しないと効果が出ません。

また、従来の手作業の業務フローに強引に当てはめると、機械の苦手な処理が多発して失敗、、、

こういうことがよく起きます。

原因③：手作業でやった方が早いという思い

システム化や機械化をしようとすると立ちはだかる壁が「手作業でやった方が早い」という問題です。

導入初期はシステムだろうが、人間だろうが、最初はもともとよりも忙しくなったりするのは必然です。

毎日10の工数を5に減らすシステムを入れるために、最初の1週間は20動かなければなりません。

すると、単純に最初は倍の工数になってしまうわけです。

こういうイニシャルコストの発生がシステム導入の壁になります。

この例の場合だと、発生する初期のコストは(20-10)×5で50です。

稼働すれば10営業日で回収出来るはずなのですが、強い抵抗がどうしても起きてしまいます。

中小企業でIT化が遅れている場合の対策４選

IT化が遅れている場合の対策としては、主に４つあります。

それが、

1. 新しいことに挑戦する風土
2. まずはちょっとした業務でITを活用
3. IT投資は人材投資より安いと考える
4. 業務フローの整理整頓

です。

対策①：新しいことに挑戦する風土

企業には企業の風土というものがあります。
この風土を作り替えやすいのが、中小企業です。

一人一人を社長自身が説得し、挑戦する風土を作って行きやすい規模だからです。

従業員が1,000、2,000といる会社ではそうは上手く行きません。

新たな事に挑戦する人を評価し、業績があがればしっかり還元する。

こういったことで、挑戦し続ける組織を作ることができます。

対策②：まずはちょっとした業務でITを活用

IT化の最初のハードルは、そもそもシステムに対する抵抗です。

日本の平均年齢を考えれば、中小企業も若手不足なのは当然のこと。

すると、30年前からやり方が全然変わっていないです。
こんなことが普通に起きます。

このため、いきなり高度なシステム化をすると業務フローだけでなく従業員もついてこられなくなってしまうわけです。

なので、まずはちょっとしたことに、例えば経費精算などからシステム化を進めて行きましょう。

もっと簡単な入り口としては、ペーパレス化というのもあります。

関連記事中小企業のDXはペーパレス化から。一気に全部やると失敗する?

2022.03.17

対策③：IT投資は人材投資より安いと考える

例えば1,000万円で次の様なシステムを入れるとします。

• 各種システム間の連携を実施
• 自動的にエラーチェック
• インプットデータをもとにグラフ化
• 事務周りの処理はほぼ全て任せられる。

高いと思いますよね、普通は。

システム投資ですからね。

ただ単純に5年で減価償却するとしたら、年間200万円です。

200万円でこういった仕事を完璧にこなしてくれる人材は雇えるかと言われると、結構難しいと思います。

この程度の事務作業が出来る人間を雇うとなると、安くても300万とかそういう金額になってきます。

このように考えると、IT投資は実は新たに人を雇うより安いケースというのは多々あります。

人手の足りない中小企業こそ、IT投資を進めていくことでより生産性を高めることができます。

対策④：業務フローの整理整頓

原因①にあるように、属人化によって業務フローが見えなくなっているケースにはまずはこれです。

• 誰がどのような仕事をしているのか？
• 処理のタイミングはいつなのか？
• 作成している帳票類は何なのか？

このような内容を洗い出し、今の業務フローを見える化します。

そして、非効率な部分などを簡素化したり、廃止したりしてその業務フローをよりシンプルにしてあげます。

さらにそこから業務マニュアルを作成してあげます。

例外的な処理がある場合

こういってことまで考慮すると、いつまでたっても整理整頓が出来なくなってしまいます。

なので、まずは全体の６割〜７割くらいを占める「通常の業務」を整理整頓するのがおすすめです。

例外部分はいったん後回しでOK。

そういう気持ちで進めて行きましょう！

関連記事業務標準化のメリットと進め方。ざっくりマニュアルを作ってみると良い。

2022.03.14

編集後記

IT化、システム化というのは一朝一夕でパッとできるものではありません。

少しずつ、対応できる風土を作っていく必要があります。

既存社員さんが嫌がるから・・・

という理由で中々前へ進めないという社長さんも多いと思いますが、手遅れになる前に、動き始めましょう！

今日は朝「さて、家を出ようか」と思った瞬間に長男がリバース

朝から大騒ぎで一気に体力を持っていかれました(笑)

妻が病院へ連れて行っている間に、後処理と選択をし、1時間ほど遅れて仕事を開始。

急ぎの仕事がなくて助かりました、、、

しかし、なぜ子供というのは朝、これから出発だぞ！という時にいつもリバースするんでしょうかね(笑)

投稿 中小企業のIT化が遅れる３つの原因と対策４選 は 経営参謀 に最初に表示されました。

業務効率化については、過去何度か記事を書いています。

しかし、「そもそも何故効率化できないのか？」についての前提をもう少し考えてみた方が良いと思い、今日の記事にしました。

業務効率化が出来ない本当の理由

業務効率化が出来ない理由には、様々な理由があります。

• 人が足りない
• 能力が足りない
• 時間が足りない
• お金が足りない
• 自社にあったシステムがない

こんなところでしょうか？

しかし私は、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化できていない」ことにあると考えています。

最近はDXだのなんだのと、カッコ良いアルファベットや横文字が並んでいます。

このため、言葉ばかりが先行して「とりあえずDXだ！」とツールをいれとけば何とかなると思い込んでいるケースが多々あります。

しかし、これは全く違います。

業務効率化とはオペレーションの改革なり改善によってもたらされるものです。

システムや人員の投入はそのための手段に過ぎず、これらを導入したからと言って必ずしも効率化するわけではありません。

結局のところ、効率化を本当に進めるなら現在の業務プロセスの暗黙知的な部分を洗い出し、形式知とする「言語化」の壁は避けては通れないということです。

だから、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化が出来ていない」と言っているわけです。

そもそも現行のやり方をツールに置き換えるのはシステム化であり、DXではありません。まあこの辺りは長くなるので割愛します。

言語化できなきゃ職人技、できればマニュアル

突然ですが質問です。

あなたは自分の仕事を言語化できますか？

どういう手順で仕事を行うのか、何をするのか、こう言ったものを言葉で説明できますか？

自分の仕事を上手く言語化して表現できない場合、それは職人技です。

一方で、明確に手順もしくはやることを言語化できるのであれば、それはマニュアルであると言えます。

要は、言語化できない業務は属人化しているということです。

そうするとプロセスが可視化されていないため効率化しようがありません。

地図があるから「お、こっちのが近い」と気がつけるわけです。

一人社長でも言語化するメリットは大

こう言う話をすると「いや、俺は一人だからね」と仰る方もいます。

しかし、私が声を大にして言いたいことが「一人だからこそ言語化しましょう」ということです。

理由は２つあります。

理由１：属人化が成長にブレーキを掛ける

今は自分で何でもできるかもしれません。

しかし、売上が増えて規模を拡大していかなければならない時に、属人化が著しいと人に任せられなくなってしまいます。

社長や特定の担当者から仕事を引き剥がせないことが、成長にブレーキを掛ける要因になり兼ねないわけです。

また、すべてを自分で行うということは、本業以外の間接業務もやるということを意味します。一人でやるには業務量が多すぎです。

多忙で体調を壊してしまったら、元も子もありません。

こういったリスクを避けるためにも、極力言語化し、なるべくシンプルなオペレーションにしておく事が大切です。

理由２：自分自身でも結構便利

私は先程の例の様に、人に任せる事を前提として言語化する癖をつけています。

その中で一つ気がついたメリットがあり、これが２つ目の理由になっています。

それが「自分自身にとっても結構便利」という点です。

特に頻度の低い作業の場合、「どうやるんだっけな」という問題から解放されます。

毎日や毎週やっていることなら問題ないかもしれません。しかしこれが、月に一度や年に一度という頻度となったらどうでしょう。

「えっと・・・」となるに決まっています。

言語化することで、頻度の低い仕事のやり方を毎回確認する手間が省けます。

こういった点で、言語化しておくことは自分にとっても結構便利な訳です。

言語化の方法

ざっくりマニュアルを作ることがおすすめです。

ポイントは、今自分でやっている仕事を人にやってもらうなら、どう説明するか？

これを文書にすることです。

最初は全体の流れをフローチャートにすることがおすすめです。フローチャートで、どういう手順で何をするかを視覚化します。

そして、その大枠に詳細を追加していくイメージです。

場合によっては例外的な処理を含められない場合もありますが、例外的なものは一度無視し、通常の流れをまず作りこむのがコツです。

詳細はこちらの記事で解説していますので、もし良ければ参考にしていただけると幸いです。

関連記事業務標準化のメリットと進め方。ざっくりマニュアルを作ってみると良い。

2022.03.14

是非やってみてくださいね！

編集後記

今日はとある会社の次期社長とお話をしてきました。

主な話題はインボイス制度と電子帳簿保存法の対応のお悩みです。

インボイス制度はともかく、電子帳簿保存法の中の電子取引の部分がやはり対応に苦労しそうなイメージとのこと。

社内での運用能力に大きく依存する部分なので、大変なのは間違いありません。

スタートが2年延期されたとはいえ、油断せず早めに早めに運用を始めるのが重要ですね。

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会社の固定費を減らしたいな~という思いって誰にでもありますよね。

固定費が減れば損益分岐点が下がりますから、経営が身軽になります。

その一環としての提案です。

それが「紙やめたら？？」というもの。

今日は紙の作業って付加価値ないよという点についてお話していこうと思います。

※紙が嫌いすぎて過激な内容になっています。心臓の弱い方は読むのをおやめください。

付加価値ゼロの紙作業

結論から言うと、紙作業に付加価値はありません。

日本には紙に手書きでやることこそ価値があると思っている人が10億人くらいいます。

なので、もう一度言います。

紙と手書きには何の付加価値もありません。

何も知らない若造が何を偉そうに！！！

そういう声が聞こえてそうです。なので一つだけ事前にお伝えしなければならことがあります。

それは、紙作業があなたにとって価値がないとは言ってはいないということです。

手書きの日記を書くのだって価値はありますし、メールやLINE全盛期の今、心のこもった手紙には価値があると思います。

しかし私が言っている「付加価値ゼロ」とは、あなたや私の個人的な価値の話ではありません。

何に対する価値かと言うと、お客様にとっての価値です。

お客様にとっての価値は何か？

お客様にとっての価値とは何でしょうか。あなたの会社の商品・サービスのどういった点に魅力を感じて購入しているのでしょうか。

残念ながら直接見ていない私には分かりません。

しかしこれだけは言えます。

社内業務の紙作業は、お客様にとって1円たりとも価値がないということです。

いや、むしろマイナスの価値かもしれません。

紙作業で余分にかかっているコストが価格に上乗せされているとか、その作業分お客様に価値を提供する時間を失っているという意味で、です。

紙しかなかった時には、紙作業は会社を運営してサービスを提供するために必要な作業でした。

これがないとサービス提供が出来ませんので、お客様にとっての価値を構成していたものだったと言えます。

しかし、紙より効率的かつ高品質な業務が出来るツールが多く普及したこの時代においては、単なる無駄に過ぎません。

今後紙オンリーのままの会社は、ドンドン淘汰されていくと思います。

会社の固定費を減らすなら紙をやめる

ここまでで、私がいかに「紙が嫌いか」が分かっていただけたかと思います。

わざわざ私のブログなんかを読んでいる稀有なあなたも、インターネットを使って見ているわけですから仲間です。

ようこそ、紙嫌いの世界へ。

ここからは「会社固定費を減らすなら紙を無くそうね」という話をしていきたいと思います。

とりあえず今回は人事周りの業務にスポットを当て、次の２つについてです。

• 勤怠の管理
• 給与明細配布

まずはプロセス自体の無駄な部分についてお話しし、その後にコスト的な無駄についてお話していきます。

紙の存在によるプロセスの無駄

勤怠管理プロセスの無駄

タイムカードを使っている会社、結構多いんじゃないですか？
まずは勤怠管理の紙をやめましょう。

タイムカードに必要なフロー

ではまずはタイムカードに必要なフローのついての確認です。
タイムカードの在庫管理まずはタイムカードがあるのかどうか？を在庫管理をします。
なければ発注しなければなりませんし、未使用分が何枚あるのかの台帳をつける場合もあるでしょう。

考えただけでも面倒くさい！！！

タイムカードの準備

各自へ配るためのタイムカードを用意する必要があります。
何年何月分なのかや名前を記載したり、各部署別に整理して配布したりです。

考えただけでも脳みそが溶け出しそうです。

日々の打刻とチェック

デジタル化しても残る部分です。
これはやらざるを得ない部分なので仕方ないですね。

タイムカードの回収タイムカードは回収しなければなりません。
あれ、あの人の分どこやったっけ？

そんなことが多発します。

管理部門でのチェック

管理部門で内容のチェックをします。
これもデジタル化しても残る部分ですが、紙なので圧倒的に不便です。

リモートワークなんて出来たもんじゃありません。

賃金計算

これ、紙だと多分電卓叩くなりするわけですよね？
システムにしたとしても手入力をわざわざするんですよね？
手入力めちゃくちゃ面倒くさい！

多分なんでそんなわけの分からないことをしてるのか理解できない世代がかなり増えてます。

そもそも手計算や手入力はミスのもとです。

タイムカードの整理

賃金計算が終わったらおしまーいじゃありません。

何年何月分なのか、誰の分なのかをきっちり整理していく必要があります。

タイムカードの保管(3年)

法令でタイムカードは保存期間が定められています
3年分のタイムカードが紙で置いてあるわけです。

めちゃくちゃ邪魔！！そして場所を取る！

タイムカードの廃棄

保管期間が過ぎたタイムカードは破棄しなければなりません。
じゃないとドンドン溜まり、タイムカードの山の中で仕事をすることになりますからね。

保存期限切れの紙を捨てる手間、シュレッダーなり機密文書で廃棄するにせよ、コストはかかります。

給与明細配布プロセス

給与明細を紙で配っている会社も多いです。
何を言うかは察しの良いあなたなら、もうお分かりですね？

はい、そうです。給与明細の紙もやめましょう。

これの準備や配布をどのようにやろうがお客様にとって何の価値もありません。

給与明細配布プロセスの無駄

給与明細の在庫管理

タイムカードと同じです。

「あ、やべ、在庫がない」と大急ぎで買いに行くことや、発注作業なんて無駄中の無駄。

手間がかかってしかたありません。

給与明細の印刷

紙で渡すなら、全員分印刷をする必要がありますね。
場合によっちゃ印刷でなく手書きの可能性すらあります。

そして紙で出したんですから、おそらくちゃんと人数分あるかのチェックもしてるでしょうね

異動・退職の確認

異動や退職があれば、いちいち送り先のチェックが必要になります。

メールやWeb上で見られるなら、そんな面倒なことすらないというのに、、、

配送仕分とチェック

印刷した給与明細。

店舗が複数あるような場合には、各店舗へ配送する必要があります。

そしてどの店舗に誰がいるのか、異動と同じでチェックが必要です。

え、まさか「うちはFAXですから」みたいなドヤ顔してないですよね、、、？

各部署へ運搬

ある程度の規模になると、配送した上にそこで各部署へ分ける必要があります。

たかだか給与明細1枚送るのに、いったいどれだけチェックと配送を繰り返せば気が済むのでしょうか。

不備の対応

間違えて違うところへ送ってしまったり、印字内容に不備があったりしたらまた送り直しです。

せっかくここたで来たのに、またイチからやり直し。絶望しかありません。

所属長からの配布

お休みの人がいたらどうするんですかね。

次の日とかに渡すんでしょうか？それとも配送しますか？？

念のため確認ですが「うちはFAX」なんてドヤ顔してないですよね？

今の時代、家にFAXどころか固定電話すらないですよ。
せめて写真を撮ってLINEに送ってあげてください。

紙の存在によるコストの無駄(固定費削減)

続いて、紙を使うことによる無駄なコストについて考えていきたいと思います。

紙対応の人件費

まずは人件費でうｓ。

会社の規模に寄りますが、上記のフローを管理するのに最低１人は必要です。

丸々勤怠管理と給与周りに時間を使うわけではないので、仮に毎月5日使うとしましょう。

その人の人件費が30万円だとしたら、だいたい7.5万円です。

紙対応に係る各種経費

続いて各種経費です。

各種用紙の価格に加えて郵送代がかかります。

そして忘れられがちなのが、家賃です。

勤怠情報は3年間保管が必要ですから、紙の場合にはどこかへ物理的に置いておかなければなりません。もちろん、在庫の保管場所も必要です。

30平米の事務所の0.5平米を使っているとしたら、家賃の1.67%を毎月支払っているということになりますね。50万円の家賃なら、毎月8,350円の保管コストです。

それにわざわざ専用の保管場所を設けることになるので、オフィスレイアウトなんかにも影響があります。

その辺の計算出来ない無駄も含めると、一体いくらになるのやら、、、

お客様に何の価値も提供しない上に、代替する方法があるにも関わらず毎月8万円以上のコストがかかります。

属人化で業務効率化も進まない

紙でフローが多いと言うことは、それだけ属人化が進むと言うこと。

すると「その人」しか出来なくなってしまいます。そういう属人化した業務を引き継いで、ちゃんと回せる人はめちゃくちゃ優秀です。

仮に雇うとすると、採用コストも高くなります。
それに若手はまず来ないですね。

それでも紙でやりますか？

紙をやめることは、業務の標準化につながりますし、自動でできることが増えればその日限りのバイトでもできます。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

【導入の裏技】紙をやめたいのに変えられない社長へ

本当は紙をやめたいと思っている社長さんも多いと思います。

しかし「みんな歳だしな~」とか「反発されそうだしな~」と思ってらっしゃるかもしれません。

気持ちはわかります。
抵抗されそうですし、嫌がられそうです。

ただ、今の時代、とっても便利な言葉があります。

SDGs（持続可能な開発目標）です。

「SDGsにみんなで貢献だ！そのためのクラウド化だ！みんな頑張ろう！」

これで良いのではないでしょうか？

まずはデジタルに対応できる人からやり始めれば良いんです。
結局紙よりデジタルの方が便利なんですから、結局みんな楽な方に流れます。

あまり難しく考えず、とりあえず始めるのが〇ですよ。

何度も言いますが、紙の良いところは、確かにあります。

しかし、お客様への付加価値という観点で考えていきましょう！

編集後記

明日は久しぶりにゴルフへ行きます。

今日の練習の感じではまあまあ良い感じでした！
100切目指して頑張っていますが、果たして結果はどうなるか・・・

まああまり気負わず、気楽に一打一打を楽しもうかなと思います。

もし100切のコツがあれば、教えていただけると嬉しいです！

投稿 【紙⇒付加価値ゼロ】会社固定費を減らすなら紙をやめよう【導入の裏技】 は 経営参謀 に最初に表示されました。

仕事のマニュアル化を進めていくと、どこまでマニュアルに落とし込めばよいんだろう？とかどういうレベル感のマニュアルにすれば良いんだろう？

そういった悩みが出始めます。
私自身もマニュアルを作って業務を標準化する際にはよく悩んでいました。

業務標準化とは

私の言う業務標準化とは次のようなことを指します。

部署や人によってやり方が異なる業務や、担当者独自のやり方で業務が行われている属人化した業務を統一すること。

要するにバラバラだったり特定のやり方がない業務を揃えて、明文化することです。

業務標準化の方法についてはこちらの記事でお話しています。

業務標準化の最終目標

業務標準化のやり方として、まずは現業をどうやっているか？の把握からという方法を上述の記事でお話しています。

ではその最終目標。
つまり標準化やマニュアル作成のレベルはどこを目指すのが良いのでしょうか。

私は「その日限りのバイトに任せられるレベル」が良いと考えています。

なぜ「その日限りのバイト」なのか

いやいや、そんなの無理だよ、、、

そんな声が聞こえてきそうに思います。
たしかに単発バイトに任せられる水準にするのは並大抵の努力では出来ません。

しかしそれでもなぜ私が業務標準化の目標を「その日限りのバイト」と言っているのかというと、その理由はただ一つ。

ペルソナの設定（※）がなければマニュアル作成のレベル感が決まらないからです。

逆説的ではありますが、標準化やマニュアル化をどのレベルを目指すのか？を考えるには「誰に伝えるための情報なのか？」が決まらなければなりません。

だからこそ、ペルソナとして「その日限りのバイト」を想定し、そういう人でもわかるレベルまで標準化・マニュアル化をすべきだと考えているわけです。

※ペルソナの設定とは・・・？
マーケテイングの用語ですが、年齢、性別、居住地、職業、役職、年収、家族構成、趣味、特技、価値観、ライフスタイルなど、実際に実在しているかのようにリアリティのある仮想の人間のプロフィールを作ることを言います。

業務標準化を単発バイトに頼む水準にする意味

標準化をするために、「その日限りのバイト」というペルソナを設定するんだというお話をしました。

これは単に単発バイトに任せることを前提にやろう言っているのでなく、別の目的があります。

その目的は「RPAなどのロボットに仕事を任せる布石にするため」です。

高齢化が進む日本では一層労働者の確保が難しくなっていくでしょう。
単発バイトを呼ぶことすら難しくなる可能性もあります。

そうすると常勤の人は高度な仕事、つまり非定型的で非反復的な仕事に取り組み、定型的かつ反復的な仕事は単発バイトやロボットにドンドン任せなければ仕事が回らなくなってしまいます。

期間工やロボットと言えば、これまでは製造業などだけの話だったかもしれません。しかし、これからはサービス業ですらロボットの利用は必須となっていきます。

だからこそ、ロボットが苦手な「応用して」とか「気を利かせて」みたいな状態の業務を「定型的かつ反復的」に変えていかなければならないのです。

会計業界の状況と私の思い

気楽に書いてきましたが、実際にやるのはとても大変です。
私のいる会計業界の業務も人の手で「定型的かつ反復的」な仕事を今でも行っています。

とはいえ、クラウド会計が出て随分立ちますし、AI-OCRによる仕訳の自動作成の精度も向上しています。

旧態依然とした事務所も多く残る一方で、機械化への投資を加速している事務所が増えつつあるのが現状です。

今後はこういった対応ができる事務所が、これまで「定型的かつ反復的な仕事」に費やしていた時間をお客様へより経営サポートをはじめとしたより高付加価値なサービスに使えるようになり、生き残っていくのでしょう。

もちろん「今のままで良いや」と思う気持ちがないわけではありません。
しかし、我々の商品・サービスを必要としてくれているお客様がいる以上、潰れるわけにはいきません。

そのためには、少しでも業務を改善し、新たなお客様を獲得し、既存のお客様により良い商品・サービスを提供していかなければならないなと思っています。

そして現在行っているような経営コンサルティングや業務改善のアドバイスを少しでも多くのお客様へ提供し、関わる経済圏の皆様が幸せになれたら・・・と思っています。

編集後記

e-Taxシステムが接続不良が出ているとのことです。

令和4年3月14日e-Taxへの接続障害について（第三報）

現時点では特に延長などの措置については触れられていません。
※コロナで個別延長申請は可能ですが。

駆け込み申告が多いのでしょう。会計事務所の税理士先生たちは真っ青かもしれませんね。
コロナでの個別延長が認められているので、最悪大丈夫だとは思いますが。

「夏休みの宿題最終日の間近でやる問題」はいくつになっても変わらないようです(笑)

明日が申告期限ですので、一応随時情報は確認していきたいと思います。

【e-Tax】国税電子申告・納税システム(イータックス) (nta.go.jp)

投稿 業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること は 経営参謀 に最初に表示されました。

普通に生活していると、様々な商品サービスが標準化されたものであることに気づかされます。

どのようなビジネスにおいても、業務の標準化が必要です。

もちろん一番大事なのは粗利を稼ぐことです。
ただ、安定してビジネスを成立させるためには粗利を稼ぐ仕組みと、その裏の業務が標準化していることにあります。

業務標準化をする意味

この世に五十音表がなかったら？
ExcelやWordがなかったら？
とても不便ですよね。

電池だって決められたサイズで作られています。
それこそPCや各種電化製品、インフラは全て標準化されています。
だから誰でも使い方がわかって便利なわけです。

世の中の標準化されたものを使っているのに、使い方を標準化しないのもおかしな話です。

標準化というと「臨機応変が必要だから、うちのやり方は画一的に決められない」と言う意見があります。

果たしてそうでしょうか？

業務の目的、あるべき姿が明確であれば、最低限の標準化は出来るはずです。

そもそも標準化できる業務とできない業務があるのなら、それを分解して、標準化可能なものは標準化すべきです。

標準化することは、生産性向上に大きく貢献します。

業務標準化のメリット

業務標準化には生産性向上に大きく貢献するとお話ししました。
具体的には、大きく次の3つのメリットがあります。

属人化回避作業効率アップ業務見直し・品質の向上

属人化回避

業務標準化最大のメリットは、属人化回避、つまり誰かの存在に依存することがなくなることです。

特定の社員しか知らないやり方、それぞれで微妙に違うやり方を統一することで、誰でもその業務ができるようきなります。

小規模事業者だからその辺は阿吽の呼吸でやっている
そういうところも多いでしょう。もちろんそれでも可能です。

しかし、事業を拡大したいとか、従業員の出入りが激しく実はよくわからない部分が増えているはずです。

そうすると実際には、「やり方の確認」「やり方を覚える」という事に大半の時間を使っている可能性があります。

また、「この業務は○○さんしか分からない問題」が必ず発生します。

こういう業務が多くなると、何か問題が発生したときにあっという間に業務が滞りはじめます。

また、長年勤めている従業員が作業を属人化させているケースでは、非効率でも口出ししにくくなってしまいます。

作業効率アップ

標準化することで作業効率がアップします。
どういう手順で毎回やるのかが明確にできるからです。

慣れてきていても年に一度や月に一度の業務や久々の業務は手間取るもの。

標準化されていれば、当然手順書があるので毎回それを確認する事でスムーズに業務が進みます。

また、新たに従業員を雇い入れた際にも標準化されていないケースと比較して圧倒的に教育コストが下がります。

小規模ビジネスの場合、少人数で回しているのでゆっくり教える暇がないケースが多くあります。
従業員が定着しない問題の中には、こういったどうやったら良いのかちゃんと教えてもらえず不安だったからという場合が少なくありません。

作業効率を上げ、ビジネスを拡大する上でも、標準化は欠かせません。

業務見直し・品質向上

標準化をするということは、業務の見直しと品質の向上につながります。
今まで見える化されていなかった業務がはっきりと目に見えるものとなります。

そうすることでどこが非効率なのか？もわかるようになります。

見える化が終われば、業務を見直す際の尺度が従業員間でそろった状態で議論ができるので、意味のある議論が可能です。

さらに、一定のルールに則って業務が進むため、成果物の品質向上に大きく役立ちます。

業務標準化の進め方

業務標準化は難しく考えると非常に大変なように思います。
とりあえず最初は年次業務とか、月次業務といった頻度の低いかつ重要なものから手をつけるのがおすすめです。

ざっくりマニュアルを作る

そもそも今何をどのようにやっているのか？がわからない状態では標準化は出来ません。
なので、ざっとその業務に関するマニュアルを作るとスムーズです。

この際に意識することは、いっきに関連プロセスのマニュアルを作らないことです。

例：請求書発行・領収書発送プロセス

請求書の発行から入金チェック、領収書の発想までが一連のプロセスだとします。
一つの流れのため、ついつい一気にマニュアルを作ってしまいがちです。

こうすると「あの場合は違う、この場合が、、、」と横道に逸れてしまいます。
なので

1. 請求書を発行する顧客の確認プロセス
2. 請求書の作成プロセス
3. 作成した請求書の発送プロセス
4. 入金チェックプロセス
5. 領収書の発行プロセス
6. 領収書の発送プロセス

といった具合に小分けにします。
そして、マニュアルがあった方が良さそうな所をまず作ってしまいます。

このケースだと差し当たってマニュアルがあると良いのは①、②あたりでしょう。
で、あればこの①、②について今どういう風に仕事をしているのか？をざっと洗い出します。

そのメモ別の人に見てもらい、何をすべきかイメージできるのであればとりあえずOKです。

業務の見直しをする

マニュアルを作成した後は、業務の見直しです。
実際にざっくりのマニュアルが完成すると不要なプロセスが見えてきたりします。

特に、見直しをする際は「業務の目的」を明確にしてから検討すると良いです。

請求書発行する顧客の抽出の目的はこんな感じでしょうか？

「当月請求書先を漏れなく抽出する」

そして目的が明確に慣れば、その目的に見合った手順、マニュアルになっているのか？
をよく考えてみます

例えば顧客管理を紙で行っている場合、担当者が目視で選んで請求書を書いていたとします。
これだと目視なので漏れが出てしまい、業務の目的に照らして微妙です。

であれば、顧客管理をそもそもExcelにして、請求書月情報を入れておけばフィルタで１発です。

そもそも今では請求書発行のクラウドサービスなどもあるわけですから、そういうのを使えば請求書の発送まで一気に自動化出来てしまう可能性すらあります。

こうやって、今やっている業務をマニュアルとして洗い出すことで、改善や改良の糸口が掴めてきます。

最初は抵抗される

業務の標準化をする上で避けて通れないのが、長年勤めてくれている社員の抵抗です。

別に悪気があるわけではなく、新しいことをやるくらいなら今のやり方を続けた方が効率的だと考えているケースが大半です。

これはあながち間違いではありません。
なので標準化をしない正当な理由になり得ます。

ただ、裏の理由として「自分の仕事が非効率だと指摘されるのでは？」と深層心理でそういう恐怖があったりするものです。

なので、その人の過去のやり方を否定するものではないこと、誰しも体調を崩したりすること、お客様へ極力ご迷惑をかけたくないこと

といった具合に、本人の責任にならないような安心できる形で交渉やお願いを続ける必要があります。

以上のように、業務標準化をすると様々なメリットがありますので是非検討してみてください！

やり方がわからない、どうすれば良いのか・・・
そういうお悩みがあればご相談に乗りますので、ぜひお問い合わせください。

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