少し前にたまたまインスタでExcelスキル系の投稿を見たことで、最近はよくおすすめにExcelスキル系の投稿がよく表示されます。

便利なので参考にしていますが、中には「その仕事いるのかなぁ」みたいなものもあります。

ちなみに、Excelを使える人が増えることは良いことです。

ただ、Excelにこだわりすぎるのは困りものだよね、、、

というお話をしていこうと思います。

Excelは便利なツール

まず、Excelというのは非常に便利なツールです。

表計算ソフトとしての使い方は当然ながら、簡易的なデータベースとしても使用可能です。

マクロを駆使することで、バックオフィス業務で出来ないことって実はほぼないんじゃないの？

そう感じるくらい様々なことができます。

• 市販のシステムが必要というほどでもない
• 独自開発するのコストが高い

こんな場合にはExcelは大活躍します。

ただ、便利すぎるが故に「なんでもできてしまう」という弱点があるわけです。

インスタでよく見る「Excel術」

インスタでExcelのショートカットだけじゃなくて、関数なんかの解説がよく投稿されています。

私自身もExcelは結構得意なのですが、なるほどなと参考にさせて頂いている投稿も多々あります。

• 知らなかったこと
• 使ってなかった機能
• 思わぬ活用法

こういうものはとても勉強になります。

しかし、「こうやれば早くやれるから定時退社できるよ」的な投稿(※)を眺めていて、ふと思うことがあります。

そもそもその業務いるの？

と。

※例えば「こんな表を作るのに、こういうコピペしてませんよね？」→「関数or条件付き書式で〜」的な投稿

もちろん解説なので、実際にそれを業務で全く同じように使っているとは思いません。

それに、あくまでインスタでのExcelの使い方やポイントの解説なので、実際に業務としているのかいらないのか、そういうことを趣旨にしていないのだと思っています。

しかし、インスタにExcel関連の解説が作られ、見られているということは、実は世の中にはそういう業務が多くあるということです。

「おお、これで効率化や！」

と思ってしまうのはあまり良くありません。

便利なツールを使って効率化するとその仕事自体がいるのか、いらないのか、こういうものが曖昧になってしまいまうからです。

私も昔、「おお！便利！」と思ってやっていた仕事が、少しして「これ、よく考えたらそもそもいらなくない？」と言われてしまうことがありました。

だからこそ「この仕事はそもそもいらなくない？」とちう視点を忘れちゃいけないわけです。

この仕事そもそもいらなくない？の視点を忘れない

ということで、便利な技を覚えた時には、その技をそもそも使う必要があるのか？

これを考えるのが大切です。

例えば「同じセルに入った氏名で簡単に分割する方法」みたいな技を知った際に

よし、これで簡単に分割できるようになるぞ！

と思うだけなのか

• 同じセルに入らないように設計するには？
• そもそも何でこんな資料を作る必要があるんだったっけ？

みたいな、「そもそもこの仕事いるんですかね？」的な思考を持っているのかで、随分とその後の様子が変わります。

前者は「ほら、こうやると便利だよ」と必要度の低い業務が効率化しているだけになってしまっています。

一方で、「この仕事いるの？」という視点があれば、必要度の低い業務は無くなっていきます。

実はこっちの方が効率的です。

「チェックリスト消えない問題」でお話していますが、こうやることで、無駄な業務が消えていきます。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

編集後記

そういえば、事業復活支援金の締め切りが延長になりました。

コロナが原因で売上が30%以上減っている場合、個人も法人も給付が受けられます。

若干判定方法が煩雑ですが、6ヶ月×3年分も比較する月があるので、意外と該当する可能性がありますよ。

もちろん新型コロナが原因の場合ですけどね。

投稿 【Excel】インスタ知識で非効率な業務が残るリスク は 経営参謀 に最初に表示されました。

サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業

ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。

経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。

では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？

といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。

個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください

事務作業はつまらない

基本的に事務作業というのはつまらないものです。

事務作業というとイメージするのはこんなもの

• データ入力や書類・資料作成
• 書類やデータの管理
• 顧客との電話対応
• 請求書などの発送作業

とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。

このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。

そしてこういう仕事は向き不向きがあって、

• ミスが許されない
• 似たようなことの繰り返し

ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。

ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。

会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。

※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)

事務作業は避けては通れない

よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。

確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。

ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。

まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。

ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。

「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」

と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。

事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする

避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。

とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？

そういう視点が必要になります。

その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。

来年を意識する

今やってるその仕事、面倒くさいですよね？

それに2時間かかるとしますよね？

であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう

楽にする方法として2パターンあります。

1. 自分がより短時間でできるようになる
2. 誰かに任せられるようにする

このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。

「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」

これに尽きます。

• 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
• その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
• ないなら消すor変える

こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。

2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・

こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。

そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。

どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす

これを繰り返していきましょう。

その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

事務作業のシンプル化はゲーム

もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。

タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。

結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。

事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。

それを

• 何をどのように改善し、
• どこをどのように捨て、
• どれを人に任せられるようにするのか？
• と同時に、自分がかけている時間を最小化する

こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。

どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。

下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

いや、ついに、、、

ついに、、、

ついに、、、！！！

来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！

【速報】「屋外でマスク不要」　政府見解を発表　散歩・徒歩通勤・未就学児も　通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース

3回目の夏もマスク・・・と思っていました。

しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。

あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。

本当に良かった・・・

投稿 【事務作業】つまらないなら来年を意識したゲームにしていく は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日は以前にもお話した、電話いらなくない？論の続きです。

私は電話があまり好きではないのですが、、、

その前提を置いても実は電話が必要なシーンというものがあります。

にも拘わらず、そのあたりを無視した電話無駄理論が結構あるので、見落とされているポイントについて考えていこうと思います。

ビジネス電話は無駄

私は電話が好きではありません。
相手の時間をこちらの都合で奪うものだからです。

ビジネスの電話は、今やっている仕事の手が止まるので生産性を下げます。

電話が終わって「えーと、なんだっけ？」と思うことはよくありますからね。

そういう意味で電話は無駄でしかありません。

電話不要論者の第一人者は、ホリエモンこと堀江貴文氏だと思うのですが、彼が無駄と言うから電話無駄論者になった方も多いと思います。

ただ、私は電話無駄論者がいつの間にか論点を変えてしまっているのでは？と思うポイントがあります。

それは電話無駄が、いつの間にか音声通話無駄に切り替わっているという点です。

ビジネス電話無駄論者の末路

私の知る電話無駄論者に、徹底してテキストでのやり取りを好む人がいます。

どういうわけか、やたらめったらccに入れられて困ったことがあるのですが、、、

よくよく見てみると、なんとメールであーでもないこーでもないと議論してるわけです。

お互いに微妙に伝わらないニュアンスを、どうテキストに落とし込むか必死に頭を捻っている様子。

そして一向に話がまとまりません。

こうなると、逆に無駄。

どう考えても電話一本入れれば済む話です。

メールやチャットは、情報共有や簡単なやりとりに向いているとは思いますが、込み入った話には不向きだと思っています。

情報交換というか、議論の速度は直接会話するのに遠く及びません。

しかし「電話無駄」と公言し、そう思い込んだため、メールの方が常に効率的だと思い込んでしまっているわけです。

もちろん仕事の指示は文書の方がコスパが良いと思います。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

ただ、ニュアンスの補足や認識相違がありそうなら、口頭でのコミュニケーションを加えることが必要です。

そういう意味ではビジネスにおける電話は、必ずしも無駄とは言えません。

電話はいらないけど、会議設定したら？

電話のデメリットは、突然かかってくることで仕事手が止まることです。

ところが、電話無駄論にどっぷり使うと、そもそもなんで無駄だったかを忘れてしまうケースがあります。

繰り返しますが、「突如として」仕事の手を止めることになる点がデメリットです。

であれば、「突如」じゃなくすれば良いわけです。

込み入った話は直接した方がよっぽど効率的なわけですから。

あーでもないこーでもないと頭を悩ませながらメールを何往復もさせるくらいなら、

「15時から30分お話しましょう」で終わらせちゃえば良いのです。

会議も無駄論者がいますが、決めた時間に決めて議題について結論を出すのであれば無駄ではありません。

社長は○○無駄理論に振り回されない

世の中には旧世代のやり方を○○は無駄と切り捨てる風潮があります。

たしかにどのように使っても無駄なものは存在していますが、全てがそうではありません。

電話や会議は使い方、やり方の問題であって、ちゃんと使えばテキストより遥かに優れたツールです。

私は無駄理論に振り回されると、本質的な問題を見失うと思っています。

だから流行りの○○無駄理論が出てくると、そもそもなんでそれが無駄と言われ始めたんだっけ？と立ち止まって考えるようにしています。

こうすることで、

それ自体は無駄じゃない、使い方の問題だな。
→じゃあ使い方に気をつけよう

こういう風に冷静に行動出来る様になります。

社員の立場で「こんなの今時」みたいな話はありますが、実際なにが一番効率的なのか、実は非効率なのでは？ということが起きていないのか

こういった点を判断して、〇〇無駄理論に振り回されないようにしましょう！！

編集後記

今日はジメっとした嫌な天気でした。
うわー、梅雨の感じのいやーなムシムシ感が朝からありました・・・

やっと暖かくなってきたと思ったら、ロクに晴れる日も無いままこの感じになっちゃうのねと、少し残念です。

最高気温25~26℃くらいで、すかっと晴れた日が1週間ぐらい続くと最高なんですけどね

アサガオは、また新たに目が出ていました！

あと1か所種を植えたので、もう1か所から出てくれるととりあえず御の字です。

芽が出なかったらどうしようという不安がありましたが、無事「枯らさないように頑張ろう」という当初の目標に進めそうです。

投稿 【ビジネス】電話は無駄論者が見落としている重要なポイント は 経営参謀 に最初に表示されました。

さて、今日は会社のチェックリストに関するお話です。

内部統制という言葉は聞いたことがあるでしょうか？
簡単に言えば、社内のチェック体制のことで、不正や横領が起きないような仕組みのことです。

会社レベルで言えば、個人情報保護とかコンプラみたいなものに対応するためのです。

業務レベルで言えば、チェックリストなんかも内部統制だったりします。

ただ、会社のチェックリストとってやたら多いなと思いませんか？

そして、社員だけでなく社長自身でも、気が付けば山のようにチェックリストがある・・・
とその量に困っていませんか？

チェックリストばっかで仕事が減りゃしない！とお悩みの方向けに、どうやってチェックリストを減らしたら良いのか？というお話をしていこうと思います。

【会社】チェックリストが多い理由

よく勘違いされがちなのが、チェックリストが効率化を阻む諸悪の根源だという勘違いです。

ここでは「チェックリスト≠悪」という誤解はなしにして、お話します。

チェックリストがなぜ存在するかというと、通常は過去に何らかのミスや問題が発生したからです。これを防ぐために作成されています。

悪の権化と思われがちなチェックリストにも、「想定されるミスや問題を避ける。」「事情を知らずに入ってきた人も注意点が分かる。」という意味で大きなメリットがあります。

しかし、何らかのミスやそれに紐づいて想定される事象を避けるために作ったということは、何かエラーが発生するたびにチェックリストが増えていくことを意味します。

そういうワケで、チェックリストは放っておくと勝手に増えて行くのです。

【会社】チェックリストを減らせない理由

さて、なぜチェックリストが多いのか？についてお話してきましたが、チェックリストを減らせない主な理由はただ１つです。

それは「チェックしない場合に起きる弊害の範囲が分からないから」というものです。

既にお話しましたが、作成の背景や目的がわからなくなってくると、どうしてそのチェックリストが存在するのか分からなくなります。

しかし、チェックリストがある以上、何らかの問題を防ぐために存在しているのでやめるわけにはいかないということになるわけです。

もちろん「やることに意味があるんだ」という圧倒的な思考停止も存在しますが、それは別の問題なのでいったんおいておきます。

いずれにせよ、チェックリストは手段であり、その手段で目的（リスク回避）をしていたはずなのに、いつの間にか目的がわからなくなってしまうことはよくあります。

【会社】チェックリストの減らし方

方法１：安全にチェックリストを消す

もちろん、なんでやってるかわからないものは、無駄だからやめちまえば良いんだ！

という強引な減らし方もあります。

正直なところ、私はこういう性格なので、好きではありますが・・・

ただし、これが微妙なのはお察しの通りです。

どんな問題をカバーしているのか不明確な状態でやめると、大問題につながる可能性があるからです。

まずは安全版ということで、安全にチェックリストを減らす方法をお話します。
次の手順を踏んでチェックリストを消していきます。

1. 想定されるミスの洗い出し
2. 想定されるミスを防ぐチェック項目の検討
3. 浮いたチェック項目を並べる
4. 洗い出せていないミスがないか検討
5. 浮いたチェック項目の削除

①想定されるミスの洗い出し

まずは、普段の仕事をしていく上で、発生するであろうミスを考えます。

商品発送であれば、間違えた商品を発送してしますミスなどです。

こうやって、想定されるミスを洗い出していきます。

②想定されるミスを防ぐチェック項目の検討

次に、チェックリストの中の項目のどれが、先ほど洗い出したミスをカバーしているか検討していきます。

商品発送であれば、発送前に注文書と梱包物を確認して、確認済みの印を押すなどです。

③浮いたチェック項目を並べる

こうやってミスとチェックリストを突き合わせていくと、浮いたチェック項目が出てきます。

これをとりあえず並べてみます。

④洗い出せていないミスがないか検討

浮いたチェックリストを並べ、それを見ながら最初に洗い出せていないミスがないか確かめていきます。

もしあれば、そのチェック項目を当てはめていきます。

⑤浮いたチェック項目の削除

ここまでのプロセスを踏んでも残ったものは、チェック項目から消しましょう。

方法２：リスクとリターンで考える

安全版は、想定されるミスとチェック項目を突き合わせていく方法です。

これに対して、ある程度ミスが発生するのを許容しつつリストを消す方法です。

例えばチェックリストを作成するのに、異常に時間がかかるのに対し、減らせそうなミスは大したことではない場合なんかに役立ちます。

もちろん、どのようなミスが発生するかの想定は必要です。
これを行ったうえで、

どの程度発生するのか？
発生した場合の仕事への影響は？

こういったものを考慮し、得られるリターン（効率化）と比較して、思い切ってやめてしまう方法です。

お客様へ直接的な影響がないような仕事から、こういったものを実践するのが良いでしょう。

方法２が割とおすすめです。

ただし、これをやる場合にはミスが発生してもチェックリストを戻さない覚悟がいります。

よっぽど大問題が発生すれば、そもそも消すべきではなかったということになります。

しかし、少々の問題であれば、リスクとして許容した以上、戻さないでおくべきです。
問題以上のリターンがあるからやめているわけですからね。

,編集後記

さて、お待たせしました。

4月29日に植えたアサガオ君ですが、ついに芽が出てきました！

昨晩は全くそんな気配がなかったのに、朝みてみるとすっと土から何かが・・・

なんとなく嬉しいです。

娘も無事に家に帰ってきており、ついに新生児の子育て2週目が始まるなと実感しています。

夜中のおむつ替え用にと息子の時に買った充電式のランタン、これのバッテリーが持たなくなってきたので急遽これを代用してみました。

結論、めちゃくちゃ便利！(笑)

明るさもちょうど良いし、つけたり消したりも楽。

ソネングラスという防災用？のライトらしいのですが、見た目がおしゃれだったのでベランダに置いていました。あまりに便利だったので、ちゃんとおむつ替え用としてもう1個買いました(笑)

太陽光とUSB（昔のアンドロイドの充電器）どちらでも充電できますが、コードがごちゃごちゃするので、外に放っておけば勝手に充電してくれる太陽光の方で充電してます。

投稿 【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。 は 経営参謀 に最初に表示されました。

私は昔から結構イライラしてしまうタイプです。

というこでお、アンガーマネジメントというかストレス管理を自分なりにするようにしています。

ストレスで強くなるタイプではなく、弱くなるタイプで、判断もミスることが多いので本当にストレス管理には気を付けています。

特に監査をしていた時は、この辺りをしっかりしていないと、監査人としての仕事に大きな影響が出ますからね。

ということで、私がどうやってストレス管理をしているかについてお話していこうと思います。

私がストレスを強く感じる時

仕事にしても、子育てにしても、普通に生きていればストレスを感じることはあります。

私が特にストレスを感じるときは、やろうとしたことが出来なさそうな時です。

つまり計画通りにいかなさそうに感じる時。

研究で、ストレスは実は自分でコントロール不能な事象に対して強く感じるというものがありました。

ゲームなど、自分の好きなことは夜中までぶっ通しでやってとストレスにはなりません。

一方で嫌な仕事や、嫌いな作業、人からやれと言われたことをやると夜中までなんてとてもできません。

そういう意味で、計画通りに行かないことにストレスを感じているわけです。

【ストレス管理】やらない覚悟

では、そもそも計画が予定通りに行くことなんてあるのでしょうか？

答えはNO。

練りに練った経営計画だって予定通り行かないわけですから、日常生活の予定なんて予定通り行くはずありません。

そうすると、はじめやろうと思っていた予定を取りやめる、延期する必要がでてきます。

予定通り行かない時に、無理に全部やろうとせず「やらない覚悟」を決めることが私流のストレス管理です。

これが結構重要で、やろうとすればするほどストレスが溜まってイライラしてしまうんです。

やらない覚悟がとても大切だと私は思っています。

【ストレス管理】ある日の予定とタスク

例えば、私のある日の予定とタスクです。

次のような前提があります。

• 14時過ぎに入院中の妻に荷物を届ける必要がある。
• その後私の実家に向かう準備が必要。
• 週末に退院した妻と娘が帰ってくる。同日に弟夫婦が家に来る。

ということで私は、午前中に次の様なタスクを抱えていました。

1. 朝ご飯の準備をする
2. 部屋の掃除をする
3. 妻へ渡す荷物をまとめる
4. 泊まりの準備をする
5. 息子を公園で遊ばせる
6. お昼ご飯の準備をする

さて、6時半ごろに起きて息子の相手をしつつ黙々と進めていきました。

なんせ息子を公園につれていくと、行き帰り服出て2時間弱は使います。

お昼ご飯のことも考えると、10時には出なければいけません。

しかし、まあ進まない。

息子の相手をしつつ荷物を用意したり、掃除をするので当然です。

段々と間に合わないことに対しイライラしてきました。これがストレスです。

で、ここで私はいつも通り「やらない覚悟」を決めることにしました。

【ストレス管理】やらない覚悟を決める技術

やらない覚悟を決めるには、技術がいります。

やること自体は簡単ですが、計画を立てると計画通りやりたくなる性格なので結構しっかり意識しないとできません。

まあ何にしてもそうなのですが、仕事は緊急度と重要度の2軸4マスに分類すると良いわけです。

【ストレス管理】ある日の予定とタスクへの当てはめ

これを活用し、重要度はタスク内容が変更可能か？という観点で、緊急度は今日でなければならないことか？で考えていきます。

そして上記の６つを分類すると、次のようになります。

1. 朝ご飯の準備をする⇒緊急〇重要✕
2. 部屋の掃除をする⇒緊急〇重要〇
3. 妻へ渡す荷物をまとめる⇒緊急〇重要〇
4. 泊まりの準備をする⇒緊急✕重要〇
5. 息子を公園で遊ばせる⇒緊急✕重要✕
6. お昼ご飯の準備をする⇒緊急〇重要✕

すべてをまともに処理するとストレスでイライラするので、とりあえずこうやって分類しました。

すると真っ先にすべきなのは、②と③であり、とりあえずこれだけは確実に終わらせようということになります。

続いて①と⑥

食事はしなければなりませんから、緊急度は高いです。

しかし、まあ朝とお昼なので軽いもので良いわけです。
パンと目玉焼きとバナナ、そんな程度でもとりあえずOKということにしました。

④の泊りの準備は、実家が近いため最悪忘れても取りに戻れば良いわけです。ということで緊急を✕にしています。

⑤の息子を公園で遊ばせるは、まあ公園にこだわらず、家で遊んでてもらうというので今日は我慢してね・・・でもOKです。公園は明日以降でも構わないですから。

「やらない覚悟」で心が楽になる

こういう風に分類して、絶対やらなければならないものと、そうでないものを明確にします。

そして「やらない」と覚悟を決めるんです。

すると自然に「まあやらなくて良いものだし」と割り切ることができるので心が楽になります。

慣れてくると実際には紙に書いたりせず、頭の中でやらないことボックスへポイポイ放り込むことができるようになります。

仕事の時には、タスクの漏れがないかが大切になってくるので紙に書きますけどね

編集後記

今日は息子を連れて実家近くの公園へ行きました

昨日「今日やらないリスト」に突っ込んでしまったので、さすがに２日連続は可哀想ですからね・・・

なんと自分でブランコに乗り、支えるなとか言ってみたり、鉄棒にぶら下がってぶらぶらしてみたり、自分が2歳の時こんなことできたのかな？と不思議に思う動きをしています。

まあ親バカなのですが、しかし子供の成長には毎日何かしらの形で驚かされます。

その後私の祖父母の自宅は息子を連れていきました。

孫の私をあれだけ可愛がってくれた祖父母も、30手前のおじさんとなった私より、2歳の可愛い可愛いひ孫の方へ心が向いています(笑)

私のミッションである「長生き」の定義として、ひ孫を見るというのがあるくらいですから、それくらいまで元気でいたいものです。

投稿 【ストレス管理】公認会計士流「やらない覚悟」の決め方（実例あり） は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日もGWということで、昨日に引き続き、少し趣向を変えた記事を書いていきます。

慣れと高パフォーマンスを勘違いしないという自戒の念を込めた記事です。

効率化における慣れと高パフォーマンス

業務をしていると、どんどん生産性が高まっていきます。

それは、自分自身がその仕事に適応していくからです。

つまり、効率化のひとつの側面に「慣れる」ことで「高パフォーマンスになる」ということは良く起きます。

これも大切だとは思うのですが、今の時代それではいけないのでは？と思うことがあります。

その理由は、変化の速度が激しい時代だからです。

慣れたからパフォーマンスが良いというだけで、自分自身が本当に良いとは思えないのです。

本当の意味での高パフォーマンス

効率化をしていくうえで、本当の意味での高パフォーマンスになるためには、新たな世界に移れる能力が必要なのではないかと思います。

例えば、魚。

海の中では素早く動けますし、酸素が少ない水中でもエラを使って呼吸ができています。そして、ヒレをつかってものすごい速さで泳ぐことができます。

しかし、陸に打ち上げられたらどうでしょう？

海という環境になれ、その中で圧倒的に適応してきた魚ですが、何もできずに死んでしまいます。

しかし、我々の先祖は違いました。
陸に上がったわけです。

このように、超高速で時代が動くのであれば、私たちもその速度に置いて行かれないように新たな環境へ適応しなければなりません。

現在おかれた状態での最適化（慣れ）は、確かに効率化につながりますし、その環境下では高パフォーマンスを発揮できます。

ただし、その環境がどんどん変化するのであれば、そこでの最適化は無意味になってしまうわけです。

慣れと高パフォーマンスを勘違いしない

やはり、仕事がこなせる、回せるようになっても「慣れただけ」であることが普通です。

この「慣れただけ」を「自分は高パフォーマンス」と勘違いしないように注意したいと思っています。

例えば今はこうしてブログを書いていますが、慣れていると次のようなものにスピードが付いてきます。

• 投稿するネタ探し
• 内容を文章として考える速度
• 投稿までの各種設定速度
• アイキャッチ画像の容易
• タイピング速度

最初は何時間もかかっていたものが、１~２時間でできるようになったりするわけです。

しかし、これも所詮は現在の環境下での「慣れ」に過ぎません。

実は「文書執筆AI」というものが既に存在しています。

試しに使ってみましたが、結構しっかりした文章を書いてきます。

となると、近い将来、こうやってブログを書くよりもある程度キーワードを設定したり、過去の私のブログを読み込ませて「ほぼ私」といえる文章をだいたい書き上げられる可能性があるわけです。

そこで私に必要なのは、そのAIにどうやって覚えさせるか？とか、書きあがった文章を「本当の私に微修正する」みたいな能力になってきます。

油断していると技術というのは、あっという間に人間を抜き去っていきます。そして、それを使いこなす人間に手も足も出なくなってしまうわけです。

だから「慣れ」を「自分が高パフォーマンス」と勘違いしないようにしなければならなりません。深く心に刻み込んでいます。

編集後記

私事ではありますが、2人目の子が生まれました。

女の子です。

「お父さんのパンツと一緒に洗濯しないで」と言われないように、清潔でキレイなおじさんになれるように頑張っていこうと思います(笑)

さて、朝から妻に陣痛が来たのでバタバタな1日でした。

結果として、アサガオ君の写真を取り忘れてしまいました。

今のところまで、芽は出ていません。
１週間程度かかるようなので、まだしばらく時間はかかりそうです。

気長に待とうと思います。

投稿 【効率化】慣れと高パフォーマンスを勘違いしない は 経営参謀 に最初に表示されました。

みなさんExcelというと関数やショートカットを覚えることをイメージしますよね？

私もそうです。

ただ、よく考えてみると、効率化にとって一番重要なのってそういうことじゃないんじゃないかと思っています。

GW2日目ということで、今日も少し趣向を変えてExcelについて考えていきたいと思います。

Excel 関数・ショートカットのメリット 

Excelを使い始めると、様々な関数やショートカットがあります。

関数とショートカットを駆使することで、かなり仕事は効率化できます。

結構色々な処理をすることができるようになるので、かなり楽しいですよね。

素早くささっと仕事が進んでいく意味で、大きなメリットです。

最近はInstagramなどでも色々な方が、便利に素早くExcelを操作するコツを教えてくれていますしね。

それだけExcelの関数とショートカットは便利だし、人気があります。

ただ、私は必要以上に関数やショートカットを覚えないようにしています。

理由は、Excelの技術より全体の構造をシンプルにする方が大切だと思うからです。

【Excel】効率化で重要なのは関数じゃない

関数やショートカットのメリットのように、個人の技術的な意味合いでは役立ちます。

しかし、色々な関数を覚えてシートを作ったとしても、それを私しか使えなければ意味がないと思っています。

というより、多分Excelが得意な人でも他人の作ったシートは見づらいものです。

解読に時間がかかります。

同等以上の人でさえそうなるわけです。

作った人と同じレベルのExcel力がなければ、扱えないものでは困ってしまいます。

だから誰が使っても使えるようにする必要があります。

効率化とはシンプルな構造とルール

本当の意味での効率化は、個人の技術を高めていくだけでは達成できません。

仕事の手順をシンプルな構造とルールにするからこそ、効率化できます。
そして鍛えられた技術が光るわけです。

画像のように、複雑なルートを自転車から車に乗り換えて走るより、シンプルに橋をかければ良いのでは？
という考え方です。

私がそうだったのですが、中途半端に手持ちの技術が多いと、複雑な方法ばかりに目が行き、シンプルな構造を作るのを忘れてしまいます。

技術を持ったらすべきこと

Excelにせよ、プログラミングにせよ、なんらかのスキルを手に入れたらすべきことは既存のプロセスの再実施ではないと私は思っています。

先ほどの画像の例がまさにそう。

Excelやプログラミングというのは、今まで歩いていたものを自転車や車に変えるだけ。

そもそものルートの構造を作り替えなければ、却って手続きが属人化して非効率になるリスクもあります。

やはり、ある程度知識をつけたら新しいプロセスを考え、そこに技術を当てはめていくようにしたいものです。

編集後記

久々に晴れたので、少し足を伸ばして象の鼻パークへ遊びに行きました。

象の鼻テラスには、大きな象の模型があるのですが、その牙を見て「お鼻、ふたつあるねぇ」と話す息子。

あれは牙で、真ん中のが鼻なんだと伝えてもしっくり来ていないようでした(笑)

昨日種まきをしたアサガオですが、今朝はこんな感じ。

当然芽は出ていません。
いつ発芽するか楽しみです。

投稿 【Excel】効率化のために関数・ショートカットを必要以上に覚えない は 経営参謀 に最初に表示されました。

こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！

みんな大好きマクドナルド。

昔は絶対に行きませんでした。何故なら猛烈に並ぶから。

私が嫌いな行列が存在しているのです。だから絶対に行きませんでした。
何度でも言います「だって並びたく無いから。」

しかし数年前から結構な頻度でマクドナルドへ行くようになりました。

どうして並ぶのが嫌いなのにマックへ行くのかというと、単純な理由です。
レジに並ぶ必要がなくなったから。

今日の記事に興味がなくても、最後の編集後記だけでも読んでいっていただけると嬉しいです！

マクドナルドで並ばない方法

マクドナルドで並ばない方法はテイクアウトでもイートインでも可能かつ簡単です。

どちらの場合でもマクドナルドのアプリでモバイルオーダーを使うだけ。
ダウンロードして登録すれば良いだけです。

と、まあ並ばない前提はモバイルオーダーですよとお話ししたところで、なぜ効率化の本質がマックで並ばないことなのこ？についてお話します。

具体的なモバイルオーダーの方法は記事の最後でお話しますので、少々お付き合いください。

効率化の本質はマクドナルドで並ばないこと

通常の仕事を効率化したい時に普通考えることって、実は「マックで並ばない」みたいな方法をとってはいません。

つまり、普通に考える効率化は「プロセスの省略・短縮」です。

これに対し、マックで並ばないは「プロセスの変更」です。

マクドナルドに行く目的は？

さて、少し話は変わりますが、みなさんはマクドナルドに何故行くのでしょうか？

バイトですか？
それともトイレを借りに行く？
ただ匂いを嗅ぎに行く人なんて流石にいませんよね？

そう、大半の人が「マックの商品を食べに行く」わけです。

であれば、マクドナルドに行く目的は「マックを食べること」にあります。

目的「マックを食べること」を達成する手段は？

てば話を戻します。

マックを食べるという目的を達成するための手段がマックへ「行って」「購入」なわけです（※）。そしてその「購入」の部分は次の様に分かれます。

• レジで注文
• モバイルオーダー

(※)デリバリーは一旦無視します。

普通に考える効率化

通常はレジに並んでマックを買うことになります。
この状況で多くの人が考える効率化とは、次の様なことをし始めます。

• レジに並んでいる最中に財布を出しておく
• 注文商品を事前に決めておく
• イートインなら一人が席取りに向かう
• 後から来る友人分の注文を確認しておく

こうすることで、レジでの注文時間や精算時間は大きく短縮されますね。

家族や友人と行っている時限定ですが、事前に一人が席取りしていれば、席の心配もなくなります。全員の注文を確認しておけば、何度も並ぶ必要もなくなりますね。

実に効率化された無駄のない動きです。

しかし、どれだけ効率化しても「レジに並ぶ」というボトルネックが解決されていません。

本質的な効率化とはやり方や前提を根本的に変えることなんです。

効率化の本質は前提を根本から変える

本質的な効率化とは、既存のやり方を根本からひっくり返す必要があります。

改善と改革の違いといっても良いかもしれません。

全くレジに並ぶ必要がないモバイルオーダーを使うことは、本質的な効率化と言えます。

しかし「レジに並ぶ」という前提をひっくり返さない限り、いくら色々工夫をしても結局は並ばなければなりません。

前提を変えずに効率化の工夫をすると、レジに並ぶ最中の効率化がどんどん進みます。

しかし「レジに並ぶ」という行為をやめるべきということに気が付かないケースは実務上よくあります。

いやいや、そんなことと思うかもしれません。

しかしこういうことは本当によく起きます。

目に見える代替手段がある場合には比較的簡単に「そりゃそうだろ」と思うことができます。

しかし実務上はどうでしょう？

代替的な手段というものは、実務上全く方法が目に見えない状態であることが大半です。

こうやったら便利だよと放っておいても教えてくれる人はいないからです。

すると果たしてモバイルオーダーと同じように「根本的に変える」ということを思いつくでしょうか？

目の前に提示されているマックのモバイルオーダーですら活用している人は少数であることを考えると、私は難しいと思います。

それに仮に根本的に変えようと思ったところで、良いやり方を見つけられるかはまた別の話です。

しかし、そうだからといって諦めてはいけないと思っています。
だから、こうやって日頃から「根本から変える」クセをつけておく必要があります。

マクドナルドのモバイルオーダー方法

お待たせしました、それではマクドナルドのモバイルオーダーの方法についてお話します。

１．アプリを起動し受け取り店舗を選択

まずはアプリを起動してオーダーを押します。

すると次の画面で受け取る店舗を選びます。
検索でも良いし、地図から探しても良いし、位置情報から探してもOKです。

２．商品を選びテイクアウトかイートインか選ぶ

次に購入したい商品を選びます。

単品でもセット、複数購入など色々な選択方法が出来ます。

続いてテイクアウトかイートインを選びます。

イートインの場合の個人的なおすすめは、並ばないという観点から言うと「テーブルまでスタッフがお届け」です。

ただし、モバイルオーダーのカスタマイズが出来ないという欠点があります。例えばピクルスを抜きたいといったオーダーは出せません・・・

３．モバイルオーダーの決済方法を選ぶ

次に決済方法を選びます。

モバイルオーダーなので現金払いは出来ません。

次の決済手段が今は使えるので、おそらく困ることはないでしょう。

• クレジットカード
• LINE Pay
• PayPay
• d払い
• 楽天ペイ
• Apple Pay

もう一つ欠点があって、レジだと楽天ポイントなどが貯められますが、モバイルオーダーだと貯めることができません。

４．あとは購入するだけ

あとは注文ボタンを押すだけです。

混んでいる時間帯であれば、お店に着く前に押してしまっても全然問題ないでしょう。

ちなみにイートインでテーブルまで持ってきてもらうの場合には、購入前に各座席にある番号を入力する画面が出ます。

こうすることで、お店に入ってそのまま席に着き、注文して来るまで仕事しても良しスマホを見ても良しです。

非常に効率的にマクドナルドが食べられるので食べて帰る場合には、先に席に座って注文することをお勧めします！

意外とモバイルオーダーをやっていない

最近ではモバイルオーダーを利用している方を見かけることが増えてきました。

それでも10%くらいの印象です。

しかし数年前ははっきり言ってゼロに近かったです。

ながーーーーーーーーい列の先頭に割り込むのと同じなので、少し罪悪感がありましたが、今は何とも思いません。

むしろこんな便利な方法をみんなが使わないでくれているおかげで、列に並ばずに済むとすら思います。

この記事を読んだあなたも、ぜひ利用してみてください！

これと同じ理屈でスタバのモバイルオーダーやコンビニのセルフレジなんかに応用ができます。

日常生活において、コストゼロで根本的な効率化ができることは結構あるのでぜひ色々試してみてください！！

ちなみに自由時間の作り方のコツを取り入れると、より効率化が図れます。

関連記事自由時間の増やし方。30分ずらせば人生が変わる

2022.03.18

まとめると次のような欠点があります。
とはいえ並ぶ時間と天秤にかけたら、なくても困らないと思います。

■主な欠点は２つ
①カスタマイズできない
②ポイントを貯められない

編集後記

今日も引き続き暑い日でした。。。

そろそろジャケットが来たくなくなる季節ですね。

仕事面では、直近では財産評価周りのサポートをしたりしているのですが、、、

土地建物・上場株・非上場株・公社債・預貯金・保険・退職金と、教科書の問題に出てくるようなお手本のような資産構成の方がいて驚きます。

あらゆる資産タイプの実務を同時並行で出来るので、非常に勉強になっています。

士業に関係なく、机上の勉強だけではどうしてもわからないことがあります。

「百聞は一見に如かず百閒は一触に如かず」ですね。

投稿 【モバイルオーダー超入門】仕事効率化とはマクドナルドで並ばないこと は 経営参謀 に最初に表示されました。

最近は監査法人勤務時代と比べると仕事量はかなり減っており、色々と効率化を進めたり、仕事関連の情報収集に時間を割いたりと比較的有意義な時間を過ごしています。

やはり仕事量はコントロールしないと、マイナスなことが多いです。

仕事の品質は落ちるし、体力も精神力も削り取られるし、生産性向上のための効率化はできないし、、、、

やはり仕事が多いと効率化しづらいです。
これは個人もそうですし、組織もそうです。

会社やチームを引っ張るリーダーが多忙過ぎると効率化策は進みません。

今日は仕事と効率化について考えてみたいと思います。

仕事が多いと効率化しづらい

言われればその通りなのですが、案外忘れてしまいがちなのがこの事実。

仕事を効率化しようとすると、一時的に「効率化する」という新たな仕事が生まれます。

何もせずに効率化するのが理想ですが、それはできません。
効率化するためにはそのための工数が最初に必要になります。

例えばある仕事を効率化するのに、一時的に10の工数が必要になるとします。

今あなたが処理可能な工数が100の状態で、95の仕事を持っていると、効率化に手をつけることができません。数字で考えると簡単な話ですが、割とありがちなのがこの事象。

私自身も意識しているつもりが、気がつくと仕事に埋もれていることがよくあります。

仕事を効率化する方法

仕事を効率化するための工数を確保する必要はありますが、いったいその工数をどう確保すれば良いかを考える必要があります。

個人的には3パターンかなと思ってます。

１．閑散期、自然と仕事が減った隙に頑張る

例えば年平均で95/100のキャパシティ利用率だったとしても、月や週によっては70〜80/100くらいの月があるはずです。ここでぐっと頑張るという方法があります。

しかし仕事量に季節性がある仕事の場合、繁忙期明けや閑散期にはついぼーっとしてしまいます。私もついつい、、、

しかしこの繁忙期明けこそ効率化のチャンスです。

繁忙期明けは業務の課題がよく分かっている

この繁忙期明けは忙しい時に気がついた課題を最もはっきり記憶している時期です。

スムーズに行かなかったこと
ミスが発生したポイント
効率化へ向けた改善のアイデア

繁忙期明けは来年に向けて対策するのに絶好のチャンスというわけです。

私は確定申告期にどうしても資料回収が上手くいかないお客様がどうやったら上手く行くのかを考え、来年に向けて実行の準備を進めています。

２．意図的に仕事を減らす

次の方法は少し勇気がいる「仕事を減らす」という方法です。

仕事を意図的に減らすのは勇気がいりますよね、売上が減りますから・・・。

しかし、効率化することで仕事を多くこなせるようになるのでチャンスとも考えられます。

そのためには仕事を断る必要があるのですが、基本は次の2パターンです。

• 新規のお客様をお断りする
• 既存のお客様をお断りする

新規のお客様をお断りする

新しくお問い合わせをいただいても、申し訳ないがお受け出来ませんとお断りします。

特にこれまでの関係性がない分、これは比較的容易？というかやりやすいです。精神的にも。

しかし、既に95/100みたいな状態になってしまっている場合には、効果は薄いです。

既存のお客様をお断りする

これは既に関係がある分、ハードルが高いです。

しかし、お客様の中にも工数が掛かる割に報酬が見合わないお客様というものは必ず存在します。どういうわけか、報酬が見合わないお客様ほど工数がかかったり、クセのある方が多かったりしませんか？

そういったお客様を決めてお断りする、または報酬の増額をお願いするといった方法を取ります。

いずれにせよ、こちらからお断りするというのは大変失礼な事。

極力失礼がなくお客様へのご迷惑を最小化するよう、最大限の努力が必要です。

３．キャパオーバーでも歯を食いしばる

最後がこれ。

105/100になるのを覚悟で頑張るというキャパオーバー戦法。
戦法というよりただの精神論ですが、、、

そもそも仕事が減っていないという・・・

まあもちろんこれは悪手。理想は1、2で対応するこです。

どうしても1、2が上手くいかない場合や常に忙しい場合の最後の手段です。
原則は1、2の順番で効率化を進めていくことをお勧めします。

さらにキャパオーバー戦法は体力と精神力を大幅に消耗しますので、仕事のミスのリスクが高まります。1週間程度の短期決戦でやる以外はおすすめしません。

編集後記

ワクチンの３回目の接種を先月したのですが、それ以来どうも患部のシコリというか痛みがあります。妻の職場の方も同じようなことを言っていたそうです。

もしかしたら何かしらの副反応の残りなのかもしれません。

政府は４回目は接種を進めたいよですが、熱は出るし腕の痛みは長引くし４回目はどうするか考えものですね。。。

そしてそれに釣られるように、肩から首筋にかけて凝りが出たり困りものです。

ということで、こんなものを購入してしまいました(笑)
Amazonのレビューも上々でした。

子供の頃、父が使っているのを見ていたので、まだ29とはいえ、なんだか随分と歳をとった気分です。

というか結構強い設定でやっても大丈夫になってしまった自分が怖い・・・

「叩く・揉む・押す・さする」の揉み方と「肩・足裏・ふくらはぎ・腰」の部位といた感じで、色々な部分をマッサージできるようで、少し肩凝りが楽になった気がします！

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