社員さんや外注さんへの指示の出し方って悩ましいものです。

• どうも指示がちゃんと伝わらない
• 必要なことはちゃんと伝えてるんだけど

こういう指示の出し方や伝わり方に対する悩みは尽きません。

私も同じように悩んでいました。

「指示の出し方にはある程度やり方がある」ということを経験で学んできました。

あなたは絶対NGな指示の出し方をしてませんか？
そのやり方だと、絶対に伝わりませんよ！

ということで今回は、

指示が伝わりにくい

という悩みにフォーカスして、「これやると伝わりにくいよね」というお話をしていこうと思います。

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

そもそと指示が伝わらないというのは、相手側ではなくこちら側の問題ということを考えなければなりません。

受け入れ難い事態ですが、私自身も「もしかして、指示の仕方が悪いんじゃね？」という事実に気がついた時には

「いやいや、そんな馬鹿な。俺はちゃんと説明しているぞ」

そんな気持ちになりました。

しかし、現実に指示が伝わらないという状況を踏まえると、伝わらない原因は「聞き手である相手」か「話し手である自分」のどちらかにしかありません。

となると相手がこちらの話を理解できないのではなく、相手に伝わる言い方が出来ていない

つまり「自分が悪い」

そういうことになるわけです。

もちろん相手が何か心配事があって話に集中できていない、そんなパターンもありますが、それは例外なのでいったん置いておきます。

NGな指示の出し方「自分の思考順に説明」

社員さんや外注さんなどに指示を出す場合、絶対やってはならない指示の出し方があります。

それが、自分の思考順に指示の説明をすることです。

例えば、、、

ここから2本先の道路を右に曲がって
そこから1本先の道路を斜め左に
・・・・・・

〜略〜

・・・・・・
それで、その先に郵便局があるから、そこへ行ってこれ送って来て。
あ、そうそう送り先だけど、、、

こんな具合の話し方です。

どうでしょう、いきなり「例えば、、、」と言われてごちゃごちゃと説明。

「こいつはいったい何が言いたいんだ？」

そういう思いが頭を巡りませんでしたか？

この「自分の思考順に説明する」というやり方には致命的な問題点が２つあります。

致命的な問題点①：目的が不明確で聞き手が迷子になる

思考の順番通りに説明をすると、聞き手が迷子になります。

• この人は何を言いたいんだろう？
• この話は全部聞いておかなきゃまずいのかな？
• どの部分が重要な情報なんだろう？

こういうことが頭に浮かんで来ると、途端に聞き手側は迷子になります。

相手の話を聞いているようで、自分の中で湧き上がる「？？？」という思いに意識が向いてしまうからです。

そう、相手の話を理解する上で大切なのは「何の話か」という「話の目的」なわけです。

先程の例で言えば「郵便物を送って欲しい」という話ですね。

「郵便物を送って欲しい」

これが分かれば「ああ、郵便局に行けば良いんだな」ということがわかります。

すると、「どこにあるのか、行き方を聞かなきゃ」という気持ちになり、話の要点が見えて来るわけです。

致命的な問題点②：話の途中で補足情報が”異様”に増える

自分の思考順に話ことの致命的な問題点の２つ目は、補足情報が”異様”に増える点です。

思考順に話すということは、その指示の全体像が私たち自身の頭の中に描けていない状態で起きます。

この状態で人に話すということは、

• よく言えば説明
• 悪く言えば思いつき話

ということになります。

すると

• あ、ここはミスしやすいから気をつけてね
• そう言えば、ここは○○さんがやるって言ってた
• ここはまだ分からないから保留で
• さっきのミスの多い部分は、こっちの資料に

・・・・・・・

こういう風に、大切そうな情報が頭をよぎり、補足情報をドンドン聞き手に渡すことになります。

こんな話し方って、しちゃったことありませんか？

私はよくありました(注意してるけど今でもある)。

しかし、これでは重要な情報が埋もれてしまいます。

ただでさえ思考順の説明のせいで「目的がよくわからない」指示を聞いているのに、情報量が多くなれば必然的に聞き手が迷子になります。

問題点①と合わせ技一本です。

相手は話を聞いているフリをして、今日の夕飯のことを考えてます。

もちろん補足情報は大切ですが、増えすぎるのでやめましょう。

指示が伝わる話し方はどうすべきか？

これは次の３つのポイントに注意すればOKです、

1. 1.「目的」から話す
2. 2.話す内容の概略を伝える。
3. 3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

1.「目的」から話す

これはもうここまで読んでいる方であれば問題ないと思います。

まずは指示の目的から話しましょう。

今からされる指示の目的が分かれば、聞き手も何を意識して聞けば良いかが分かりやすくなります。

先程の郵便物の例で言うと、、、

「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

これが指示の目的です。

2.話す内容の概略を伝える

続いて、これから話す内容の概略を伝えます。

概略というと小難しいですが、要するに目的を達成するための手段とその関連情報です。

郵便物の例で言えば

• 送り先はどこなのか？
• 送り方は何なのか？(速達なのか？)
• 郵便局はどこにあるのか？

そんな感じです。

3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

最後がこれです。

今すぐ伝えなくて良い情報とは、その仕事をしてもらう際に最低限これだけは伝えないといけない状態です。

つまりそれは、目的と指示の概要なわけです。

今すぐ伝えなくて良い情報は、やっているうちに質問されるまで放置で構いません。

指示で伝える情報には、大きく分けて３つのタイプの情報があります。それは、

1. 業務のために最初から必須の情報
2. 最初の指示段階では不要な情報
3. そもそもいらない情報

です。

③は論外ですが、②については取り扱いに注意が必要です。

例えば、②の情報を最初の指示段階で伝えると言うことは、数ページ、数十ページに及ぶＱ&Ａをいきなり説明するのと同じです。

Ｑがない状態で、勝手に想定したＱとこれに対するＡをバンバン投げつけられても困りませんか？

ＱがあるからＡが欲しくなるわけです。

そしてＱの大半は、実際にその仕事に手をつけてみて初めて浮かぶわけです。

その中には、

• 自力で解決できるもの
• 自力では解決できないもの

が出て来るわけで、この「自力では解決できないもの」を自分で見つけて質問されるまでは、こちらから情報を伝える必要はありません。

伝わる指示の構成

ここまで、指示が伝わる話し方の３つのポイントについてお話してきました。

それのまとめです。

◾️指示の目的から話す
「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

◾️指示内容の概略を伝える
「だからこれから送り先、送り方それと郵便局への行き方を教えるね」

◾️指示内容を伝える
「A山商事さんに、簡易書留で送ってもらえる？」
「あと領収書もらって来てね」
「郵便局の場所だけど、○○駅前のコンビニ横だよ」

◾️今伝えるべきじゃない情報は伝えない
「行く途中や郵送の時に困ったら連絡してね。」

こんな具合です。

可能なら指示はテキストベースにする

私は日頃から、仕事の指示はテキストベースで出すと良いというお話しをしています。

こういった指示を伝わりやすくするためには、やはりテキストベースの方が良いですね。

理由は、口頭だと漏れやダブり、「あ、そうそう」みたいな追加情報の問題があるからです。

テキストならコンパクトな内容に出来ますし、定期的に頼む内容であれば使い回しができます。

マニュアルを作る叩き台にもなるので、とっても便利です。

関連記事まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

2022.07.16

以上、

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

でした！

編集後記(兼、息子・娘の成長記録)

グズグズした天気がやっと回復した土日でした。
来週はまた雲が増えるようですが、、、

そんなせっかくの好天気にも関わらず、しっかり熱を出す息子。

父はそろそろ外に出掛けたいよ・・・

散歩は来週にお預けですね。

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うちは忙しくて効率化の方法なんか考えている場合じゃないんだよ！

そういう方におすすめの方法です。

堅苦しく考えず、気楽にやるというのも手だったりします。

まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

また、ムダな時間を使いますか？

あなたの時間は有限です。

無駄は削って、効率化を進めていかなければいけません。

一方で、「何から手を付けていけば・・・」という方も多いと思います。

そういう場合、まずは仕事の指示をメールやチャットで出すようにしましょう。

「なぜメール・チャットなのか？口頭の方が早くない？」

こんな声も聞こえてきます。

しかし、それでも私はメール・チャットを推していきたい。

その理由は、口頭指示には効率化を妨げるとある問題点があるからです。

口頭指示は効率化する上で○○が問題

さて、あなたは口頭指示は効率化する上でどんな問題があると思いますか？

もし時間があれば、１０秒くらい考えてみてください。

・・・・

・・・・

・・・・

考えていただけましたでしょうか？

では、私の思う問題点についてお話していきます。

私は、口頭指示には次のようなリスクがあると思っています。

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

パッと一言で済むようなことであれば口頭でも問題ないように思いますが、これだけのリスクがあります。

そしてこの3つのリスクを発生させる共通の原因が「伝えた内容が記録に残らない」という点です。

こいつこそが犯人です。

どうにかしないといけません。

メール・チャットを使った指示で業務効率化

口頭指示の問題点が「伝えた内容が記録に残らない」という事だと言うお話しはしてきました。

では、この問題を解決するとどのようなメリットがあるでしょうか？

もちろん

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

といった口頭指示で起きる問題は解決されます。

さらに、ここが今回の目玉なのですが、「メール・チャットは記録に残る」ということは、「繰り返し使える」ということです。

この「繰り返し使える」ということが、業務効率化の第一歩です。

例えば、月次の業務を毎回手の空いている人に口頭でお願いしている場合を考えてみます。

毎回その時に手が空いている人に頼むと言うことは、同じ指示を毎月しなければならないということです。

指示に10分、担当者が理解できなかった部分の確認に10分、そんな具合にあなたの時間がなくなっていきます。

たった20分ですが、貴重な20分。

うっかり伝え漏れをした場合には、さらに時間を消費することになります。

これを無くす唯一の方法がメール・チャットでの指示です。

メールやチャットといったテキストでの指示であれば、一度出した指示をコピペで使いまわすことができます。

ちなみにテキストベースでの指示を出すメリットについては、こちらの記事でお話しています。

良ければ参考にしてみてください。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

メール・チャット指示の構成例

メール・チャットで指示を出して、今後も使いまわすような場合には、ある程度フォーマットを固定する必要があります。

その理由は３つです。

• 読み手が誰であれ、ちゃんと伝わる構成です。
• 指示を受ける側がフォーマットを見慣れる。
• 同じ構成なので指示を出す際の手間が減る。

こんな理由から、私はフォーマットを極力揃えるようにしてます。例えば次のような感じです。

【仕事のテキスト指示のフォーマット】

こんな具合で、指示をどんどんテキスト化することで、過去の指示を繰り返して使えるようになります。

また、繰り返し使うことでいつも上手く伝わらないポイントがわかるようになってきます。そうすることで、

• どうすればサクッと伝わるのか？
• ミスなくやってもらうのに適切な表現は？

という文書の工夫につながるわけです。

さらに、これを先に進めると、そのテキストデータをもとにマニュアルを作る叩き台になるというメリットもあります。

いずれにせよ、わーっと口頭で指示するのをやめて、文書で指示を出すようにすると後々楽になってきます。

編集後記

梅雨明け宣言後に、まるで梅雨かのような天気が続くことがここ数年多い気がしません？

なんか梅雨明けと言われたのに、毎日曇ってグズグズした天気が続くのは、あまり良い気分じゃないですね(笑)

まあ、ダムの水の補給になるのかもしれないし、農作物のことを考えれば良いんでしょうけど。

天気予報的には、明日は少し天気が回復するようですが、早くすっきりした青空がみたいものです。

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少し前にたまたまインスタでExcelスキル系の投稿を見たことで、最近はよくおすすめにExcelスキル系の投稿がよく表示されます。

便利なので参考にしていますが、中には「その仕事いるのかなぁ」みたいなものもあります。

ちなみに、Excelを使える人が増えることは良いことです。

ただ、Excelにこだわりすぎるのは困りものだよね、、、

というお話をしていこうと思います。

Excelは便利なツール

まず、Excelというのは非常に便利なツールです。

表計算ソフトとしての使い方は当然ながら、簡易的なデータベースとしても使用可能です。

マクロを駆使することで、バックオフィス業務で出来ないことって実はほぼないんじゃないの？

そう感じるくらい様々なことができます。

• 市販のシステムが必要というほどでもない
• 独自開発するのコストが高い

こんな場合にはExcelは大活躍します。

ただ、便利すぎるが故に「なんでもできてしまう」という弱点があるわけです。

インスタでよく見る「Excel術」

インスタでExcelのショートカットだけじゃなくて、関数なんかの解説がよく投稿されています。

私自身もExcelは結構得意なのですが、なるほどなと参考にさせて頂いている投稿も多々あります。

• 知らなかったこと
• 使ってなかった機能
• 思わぬ活用法

こういうものはとても勉強になります。

しかし、「こうやれば早くやれるから定時退社できるよ」的な投稿(※)を眺めていて、ふと思うことがあります。

そもそもその業務いるの？

と。

※例えば「こんな表を作るのに、こういうコピペしてませんよね？」→「関数or条件付き書式で〜」的な投稿

もちろん解説なので、実際にそれを業務で全く同じように使っているとは思いません。

それに、あくまでインスタでのExcelの使い方やポイントの解説なので、実際に業務としているのかいらないのか、そういうことを趣旨にしていないのだと思っています。

しかし、インスタにExcel関連の解説が作られ、見られているということは、実は世の中にはそういう業務が多くあるということです。

「おお、これで効率化や！」

と思ってしまうのはあまり良くありません。

便利なツールを使って効率化するとその仕事自体がいるのか、いらないのか、こういうものが曖昧になってしまいまうからです。

私も昔、「おお！便利！」と思ってやっていた仕事が、少しして「これ、よく考えたらそもそもいらなくない？」と言われてしまうことがありました。

だからこそ「この仕事はそもそもいらなくない？」とちう視点を忘れちゃいけないわけです。

この仕事そもそもいらなくない？の視点を忘れない

ということで、便利な技を覚えた時には、その技をそもそも使う必要があるのか？

これを考えるのが大切です。

例えば「同じセルに入った氏名で簡単に分割する方法」みたいな技を知った際に

よし、これで簡単に分割できるようになるぞ！

と思うだけなのか

• 同じセルに入らないように設計するには？
• そもそも何でこんな資料を作る必要があるんだったっけ？

みたいな、「そもそもこの仕事いるんですかね？」的な思考を持っているのかで、随分とその後の様子が変わります。

前者は「ほら、こうやると便利だよ」と必要度の低い業務が効率化しているだけになってしまっています。

一方で、「この仕事いるの？」という視点があれば、必要度の低い業務は無くなっていきます。

実はこっちの方が効率的です。

「チェックリスト消えない問題」でお話していますが、こうやることで、無駄な業務が消えていきます。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

編集後記

そういえば、事業復活支援金の締め切りが延長になりました。

コロナが原因で売上が30%以上減っている場合、個人も法人も給付が受けられます。

若干判定方法が煩雑ですが、6ヶ月×3年分も比較する月があるので、意外と該当する可能性がありますよ。

もちろん新型コロナが原因の場合ですけどね。

投稿 【Excel】インスタ知識で非効率な業務が残るリスク は 経営参謀 に最初に表示されました。

サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業

ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。

経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。

では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？

といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。

個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください

事務作業はつまらない

基本的に事務作業というのはつまらないものです。

事務作業というとイメージするのはこんなもの

• データ入力や書類・資料作成
• 書類やデータの管理
• 顧客との電話対応
• 請求書などの発送作業

とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。

このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。

そしてこういう仕事は向き不向きがあって、

• ミスが許されない
• 似たようなことの繰り返し

ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。

ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。

会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。

※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)

事務作業は避けては通れない

よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。

確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。

ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。

まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。

ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。

「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」

と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。

事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする

避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。

とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？

そういう視点が必要になります。

その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。

来年を意識する

今やってるその仕事、面倒くさいですよね？

それに2時間かかるとしますよね？

であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう

楽にする方法として2パターンあります。

1. 自分がより短時間でできるようになる
2. 誰かに任せられるようにする

このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。

「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」

これに尽きます。

• 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
• その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
• ないなら消すor変える

こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。

2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・

こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。

そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。

どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす

これを繰り返していきましょう。

その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

事務作業のシンプル化はゲーム

もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。

タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。

結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。

事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。

それを

• 何をどのように改善し、
• どこをどのように捨て、
• どれを人に任せられるようにするのか？
• と同時に、自分がかけている時間を最小化する

こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。

どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。

下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

いや、ついに、、、

ついに、、、

ついに、、、！！！

来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！

【速報】「屋外でマスク不要」　政府見解を発表　散歩・徒歩通勤・未就学児も　通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース

3回目の夏もマスク・・・と思っていました。

しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。

あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。

本当に良かった・・・

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さて、今日は会社のチェックリストに関するお話です。

内部統制という言葉は聞いたことがあるでしょうか？
簡単に言えば、社内のチェック体制のことで、不正や横領が起きないような仕組みのことです。

会社レベルで言えば、個人情報保護とかコンプラみたいなものに対応するためのです。

業務レベルで言えば、チェックリストなんかも内部統制だったりします。

ただ、会社のチェックリストとってやたら多いなと思いませんか？

そして、社員だけでなく社長自身でも、気が付けば山のようにチェックリストがある・・・
とその量に困っていませんか？

チェックリストばっかで仕事が減りゃしない！とお悩みの方向けに、どうやってチェックリストを減らしたら良いのか？というお話をしていこうと思います。

【会社】チェックリストが多い理由

よく勘違いされがちなのが、チェックリストが効率化を阻む諸悪の根源だという勘違いです。

ここでは「チェックリスト≠悪」という誤解はなしにして、お話します。

チェックリストがなぜ存在するかというと、通常は過去に何らかのミスや問題が発生したからです。これを防ぐために作成されています。

悪の権化と思われがちなチェックリストにも、「想定されるミスや問題を避ける。」「事情を知らずに入ってきた人も注意点が分かる。」という意味で大きなメリットがあります。

しかし、何らかのミスやそれに紐づいて想定される事象を避けるために作ったということは、何かエラーが発生するたびにチェックリストが増えていくことを意味します。

そういうワケで、チェックリストは放っておくと勝手に増えて行くのです。

【会社】チェックリストを減らせない理由

さて、なぜチェックリストが多いのか？についてお話してきましたが、チェックリストを減らせない主な理由はただ１つです。

それは「チェックしない場合に起きる弊害の範囲が分からないから」というものです。

既にお話しましたが、作成の背景や目的がわからなくなってくると、どうしてそのチェックリストが存在するのか分からなくなります。

しかし、チェックリストがある以上、何らかの問題を防ぐために存在しているのでやめるわけにはいかないということになるわけです。

もちろん「やることに意味があるんだ」という圧倒的な思考停止も存在しますが、それは別の問題なのでいったんおいておきます。

いずれにせよ、チェックリストは手段であり、その手段で目的（リスク回避）をしていたはずなのに、いつの間にか目的がわからなくなってしまうことはよくあります。

【会社】チェックリストの減らし方

方法１：安全にチェックリストを消す

もちろん、なんでやってるかわからないものは、無駄だからやめちまえば良いんだ！

という強引な減らし方もあります。

正直なところ、私はこういう性格なので、好きではありますが・・・

ただし、これが微妙なのはお察しの通りです。

どんな問題をカバーしているのか不明確な状態でやめると、大問題につながる可能性があるからです。

まずは安全版ということで、安全にチェックリストを減らす方法をお話します。
次の手順を踏んでチェックリストを消していきます。

1. 想定されるミスの洗い出し
2. 想定されるミスを防ぐチェック項目の検討
3. 浮いたチェック項目を並べる
4. 洗い出せていないミスがないか検討
5. 浮いたチェック項目の削除

①想定されるミスの洗い出し

まずは、普段の仕事をしていく上で、発生するであろうミスを考えます。

商品発送であれば、間違えた商品を発送してしますミスなどです。

こうやって、想定されるミスを洗い出していきます。

②想定されるミスを防ぐチェック項目の検討

次に、チェックリストの中の項目のどれが、先ほど洗い出したミスをカバーしているか検討していきます。

商品発送であれば、発送前に注文書と梱包物を確認して、確認済みの印を押すなどです。

③浮いたチェック項目を並べる

こうやってミスとチェックリストを突き合わせていくと、浮いたチェック項目が出てきます。

これをとりあえず並べてみます。

④洗い出せていないミスがないか検討

浮いたチェックリストを並べ、それを見ながら最初に洗い出せていないミスがないか確かめていきます。

もしあれば、そのチェック項目を当てはめていきます。

⑤浮いたチェック項目の削除

ここまでのプロセスを踏んでも残ったものは、チェック項目から消しましょう。

方法２：リスクとリターンで考える

安全版は、想定されるミスとチェック項目を突き合わせていく方法です。

これに対して、ある程度ミスが発生するのを許容しつつリストを消す方法です。

例えばチェックリストを作成するのに、異常に時間がかかるのに対し、減らせそうなミスは大したことではない場合なんかに役立ちます。

もちろん、どのようなミスが発生するかの想定は必要です。
これを行ったうえで、

どの程度発生するのか？
発生した場合の仕事への影響は？

こういったものを考慮し、得られるリターン（効率化）と比較して、思い切ってやめてしまう方法です。

お客様へ直接的な影響がないような仕事から、こういったものを実践するのが良いでしょう。

方法２が割とおすすめです。

ただし、これをやる場合にはミスが発生してもチェックリストを戻さない覚悟がいります。

よっぽど大問題が発生すれば、そもそも消すべきではなかったということになります。

しかし、少々の問題であれば、リスクとして許容した以上、戻さないでおくべきです。
問題以上のリターンがあるからやめているわけですからね。

,編集後記

さて、お待たせしました。

4月29日に植えたアサガオ君ですが、ついに芽が出てきました！

昨晩は全くそんな気配がなかったのに、朝みてみるとすっと土から何かが・・・

なんとなく嬉しいです。

娘も無事に家に帰ってきており、ついに新生児の子育て2週目が始まるなと実感しています。

夜中のおむつ替え用にと息子の時に買った充電式のランタン、これのバッテリーが持たなくなってきたので急遽これを代用してみました。

結論、めちゃくちゃ便利！(笑)

明るさもちょうど良いし、つけたり消したりも楽。

ソネングラスという防災用？のライトらしいのですが、見た目がおしゃれだったのでベランダに置いていました。あまりに便利だったので、ちゃんとおむつ替え用としてもう1個買いました(笑)

太陽光とUSB（昔のアンドロイドの充電器）どちらでも充電できますが、コードがごちゃごちゃするので、外に放っておけば勝手に充電してくれる太陽光の方で充電してます。

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みなさんExcelというと関数やショートカットを覚えることをイメージしますよね？

私もそうです。

ただ、よく考えてみると、効率化にとって一番重要なのってそういうことじゃないんじゃないかと思っています。

GW2日目ということで、今日も少し趣向を変えてExcelについて考えていきたいと思います。

Excel 関数・ショートカットのメリット 

Excelを使い始めると、様々な関数やショートカットがあります。

関数とショートカットを駆使することで、かなり仕事は効率化できます。

結構色々な処理をすることができるようになるので、かなり楽しいですよね。

素早くささっと仕事が進んでいく意味で、大きなメリットです。

最近はInstagramなどでも色々な方が、便利に素早くExcelを操作するコツを教えてくれていますしね。

それだけExcelの関数とショートカットは便利だし、人気があります。

ただ、私は必要以上に関数やショートカットを覚えないようにしています。

理由は、Excelの技術より全体の構造をシンプルにする方が大切だと思うからです。

【Excel】効率化で重要なのは関数じゃない

関数やショートカットのメリットのように、個人の技術的な意味合いでは役立ちます。

しかし、色々な関数を覚えてシートを作ったとしても、それを私しか使えなければ意味がないと思っています。

というより、多分Excelが得意な人でも他人の作ったシートは見づらいものです。

解読に時間がかかります。

同等以上の人でさえそうなるわけです。

作った人と同じレベルのExcel力がなければ、扱えないものでは困ってしまいます。

だから誰が使っても使えるようにする必要があります。

効率化とはシンプルな構造とルール

本当の意味での効率化は、個人の技術を高めていくだけでは達成できません。

仕事の手順をシンプルな構造とルールにするからこそ、効率化できます。
そして鍛えられた技術が光るわけです。

画像のように、複雑なルートを自転車から車に乗り換えて走るより、シンプルに橋をかければ良いのでは？
という考え方です。

私がそうだったのですが、中途半端に手持ちの技術が多いと、複雑な方法ばかりに目が行き、シンプルな構造を作るのを忘れてしまいます。

技術を持ったらすべきこと

Excelにせよ、プログラミングにせよ、なんらかのスキルを手に入れたらすべきことは既存のプロセスの再実施ではないと私は思っています。

先ほどの画像の例がまさにそう。

Excelやプログラミングというのは、今まで歩いていたものを自転車や車に変えるだけ。

そもそものルートの構造を作り替えなければ、却って手続きが属人化して非効率になるリスクもあります。

やはり、ある程度知識をつけたら新しいプロセスを考え、そこに技術を当てはめていくようにしたいものです。

編集後記

久々に晴れたので、少し足を伸ばして象の鼻パークへ遊びに行きました。

象の鼻テラスには、大きな象の模型があるのですが、その牙を見て「お鼻、ふたつあるねぇ」と話す息子。

あれは牙で、真ん中のが鼻なんだと伝えてもしっくり来ていないようでした(笑)

昨日種まきをしたアサガオですが、今朝はこんな感じ。

当然芽は出ていません。
いつ発芽するか楽しみです。

投稿 【Excel】効率化のために関数・ショートカットを必要以上に覚えない は 経営参謀 に最初に表示されました。

こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！

みんな大好きマクドナルド。

昔は絶対に行きませんでした。何故なら猛烈に並ぶから。

私が嫌いな行列が存在しているのです。だから絶対に行きませんでした。
何度でも言います「だって並びたく無いから。」

しかし数年前から結構な頻度でマクドナルドへ行くようになりました。

どうして並ぶのが嫌いなのにマックへ行くのかというと、単純な理由です。
レジに並ぶ必要がなくなったから。

今日の記事に興味がなくても、最後の編集後記だけでも読んでいっていただけると嬉しいです！

マクドナルドで並ばない方法

マクドナルドで並ばない方法はテイクアウトでもイートインでも可能かつ簡単です。

どちらの場合でもマクドナルドのアプリでモバイルオーダーを使うだけ。
ダウンロードして登録すれば良いだけです。

と、まあ並ばない前提はモバイルオーダーですよとお話ししたところで、なぜ効率化の本質がマックで並ばないことなのこ？についてお話します。

具体的なモバイルオーダーの方法は記事の最後でお話しますので、少々お付き合いください。

効率化の本質はマクドナルドで並ばないこと

通常の仕事を効率化したい時に普通考えることって、実は「マックで並ばない」みたいな方法をとってはいません。

つまり、普通に考える効率化は「プロセスの省略・短縮」です。

これに対し、マックで並ばないは「プロセスの変更」です。

マクドナルドに行く目的は？

さて、少し話は変わりますが、みなさんはマクドナルドに何故行くのでしょうか？

バイトですか？
それともトイレを借りに行く？
ただ匂いを嗅ぎに行く人なんて流石にいませんよね？

そう、大半の人が「マックの商品を食べに行く」わけです。

であれば、マクドナルドに行く目的は「マックを食べること」にあります。

目的「マックを食べること」を達成する手段は？

てば話を戻します。

マックを食べるという目的を達成するための手段がマックへ「行って」「購入」なわけです（※）。そしてその「購入」の部分は次の様に分かれます。

• レジで注文
• モバイルオーダー

(※)デリバリーは一旦無視します。

普通に考える効率化

通常はレジに並んでマックを買うことになります。
この状況で多くの人が考える効率化とは、次の様なことをし始めます。

• レジに並んでいる最中に財布を出しておく
• 注文商品を事前に決めておく
• イートインなら一人が席取りに向かう
• 後から来る友人分の注文を確認しておく

こうすることで、レジでの注文時間や精算時間は大きく短縮されますね。

家族や友人と行っている時限定ですが、事前に一人が席取りしていれば、席の心配もなくなります。全員の注文を確認しておけば、何度も並ぶ必要もなくなりますね。

実に効率化された無駄のない動きです。

しかし、どれだけ効率化しても「レジに並ぶ」というボトルネックが解決されていません。

本質的な効率化とはやり方や前提を根本的に変えることなんです。

効率化の本質は前提を根本から変える

本質的な効率化とは、既存のやり方を根本からひっくり返す必要があります。

改善と改革の違いといっても良いかもしれません。

全くレジに並ぶ必要がないモバイルオーダーを使うことは、本質的な効率化と言えます。

しかし「レジに並ぶ」という前提をひっくり返さない限り、いくら色々工夫をしても結局は並ばなければなりません。

前提を変えずに効率化の工夫をすると、レジに並ぶ最中の効率化がどんどん進みます。

しかし「レジに並ぶ」という行為をやめるべきということに気が付かないケースは実務上よくあります。

いやいや、そんなことと思うかもしれません。

しかしこういうことは本当によく起きます。

目に見える代替手段がある場合には比較的簡単に「そりゃそうだろ」と思うことができます。

しかし実務上はどうでしょう？

代替的な手段というものは、実務上全く方法が目に見えない状態であることが大半です。

こうやったら便利だよと放っておいても教えてくれる人はいないからです。

すると果たしてモバイルオーダーと同じように「根本的に変える」ということを思いつくでしょうか？

目の前に提示されているマックのモバイルオーダーですら活用している人は少数であることを考えると、私は難しいと思います。

それに仮に根本的に変えようと思ったところで、良いやり方を見つけられるかはまた別の話です。

しかし、そうだからといって諦めてはいけないと思っています。
だから、こうやって日頃から「根本から変える」クセをつけておく必要があります。

マクドナルドのモバイルオーダー方法

お待たせしました、それではマクドナルドのモバイルオーダーの方法についてお話します。

１．アプリを起動し受け取り店舗を選択

まずはアプリを起動してオーダーを押します。

すると次の画面で受け取る店舗を選びます。
検索でも良いし、地図から探しても良いし、位置情報から探してもOKです。

２．商品を選びテイクアウトかイートインか選ぶ

次に購入したい商品を選びます。

単品でもセット、複数購入など色々な選択方法が出来ます。

続いてテイクアウトかイートインを選びます。

イートインの場合の個人的なおすすめは、並ばないという観点から言うと「テーブルまでスタッフがお届け」です。

ただし、モバイルオーダーのカスタマイズが出来ないという欠点があります。例えばピクルスを抜きたいといったオーダーは出せません・・・

３．モバイルオーダーの決済方法を選ぶ

次に決済方法を選びます。

モバイルオーダーなので現金払いは出来ません。

次の決済手段が今は使えるので、おそらく困ることはないでしょう。

• クレジットカード
• LINE Pay
• PayPay
• d払い
• 楽天ペイ
• Apple Pay

もう一つ欠点があって、レジだと楽天ポイントなどが貯められますが、モバイルオーダーだと貯めることができません。

４．あとは購入するだけ

あとは注文ボタンを押すだけです。

混んでいる時間帯であれば、お店に着く前に押してしまっても全然問題ないでしょう。

ちなみにイートインでテーブルまで持ってきてもらうの場合には、購入前に各座席にある番号を入力する画面が出ます。

こうすることで、お店に入ってそのまま席に着き、注文して来るまで仕事しても良しスマホを見ても良しです。

非常に効率的にマクドナルドが食べられるので食べて帰る場合には、先に席に座って注文することをお勧めします！

意外とモバイルオーダーをやっていない

最近ではモバイルオーダーを利用している方を見かけることが増えてきました。

それでも10%くらいの印象です。

しかし数年前ははっきり言ってゼロに近かったです。

ながーーーーーーーーい列の先頭に割り込むのと同じなので、少し罪悪感がありましたが、今は何とも思いません。

むしろこんな便利な方法をみんなが使わないでくれているおかげで、列に並ばずに済むとすら思います。

この記事を読んだあなたも、ぜひ利用してみてください！

これと同じ理屈でスタバのモバイルオーダーやコンビニのセルフレジなんかに応用ができます。

日常生活において、コストゼロで根本的な効率化ができることは結構あるのでぜひ色々試してみてください！！

ちなみに自由時間の作り方のコツを取り入れると、より効率化が図れます。

関連記事自由時間の増やし方。30分ずらせば人生が変わる

2022.03.18

まとめると次のような欠点があります。
とはいえ並ぶ時間と天秤にかけたら、なくても困らないと思います。

■主な欠点は２つ
①カスタマイズできない
②ポイントを貯められない

編集後記

今日も引き続き暑い日でした。。。

そろそろジャケットが来たくなくなる季節ですね。

仕事面では、直近では財産評価周りのサポートをしたりしているのですが、、、

土地建物・上場株・非上場株・公社債・預貯金・保険・退職金と、教科書の問題に出てくるようなお手本のような資産構成の方がいて驚きます。

あらゆる資産タイプの実務を同時並行で出来るので、非常に勉強になっています。

士業に関係なく、机上の勉強だけではどうしてもわからないことがあります。

「百聞は一見に如かず百閒は一触に如かず」ですね。

投稿 【モバイルオーダー超入門】仕事効率化とはマクドナルドで並ばないこと は 経営参謀 に最初に表示されました。

最近は監査法人勤務時代と比べると仕事量はかなり減っており、色々と効率化を進めたり、仕事関連の情報収集に時間を割いたりと比較的有意義な時間を過ごしています。

やはり仕事量はコントロールしないと、マイナスなことが多いです。

仕事の品質は落ちるし、体力も精神力も削り取られるし、生産性向上のための効率化はできないし、、、、

やはり仕事が多いと効率化しづらいです。
これは個人もそうですし、組織もそうです。

会社やチームを引っ張るリーダーが多忙過ぎると効率化策は進みません。

今日は仕事と効率化について考えてみたいと思います。

仕事が多いと効率化しづらい

言われればその通りなのですが、案外忘れてしまいがちなのがこの事実。

仕事を効率化しようとすると、一時的に「効率化する」という新たな仕事が生まれます。

何もせずに効率化するのが理想ですが、それはできません。
効率化するためにはそのための工数が最初に必要になります。

例えばある仕事を効率化するのに、一時的に10の工数が必要になるとします。

今あなたが処理可能な工数が100の状態で、95の仕事を持っていると、効率化に手をつけることができません。数字で考えると簡単な話ですが、割とありがちなのがこの事象。

私自身も意識しているつもりが、気がつくと仕事に埋もれていることがよくあります。

仕事を効率化する方法

仕事を効率化するための工数を確保する必要はありますが、いったいその工数をどう確保すれば良いかを考える必要があります。

個人的には3パターンかなと思ってます。

１．閑散期、自然と仕事が減った隙に頑張る

例えば年平均で95/100のキャパシティ利用率だったとしても、月や週によっては70〜80/100くらいの月があるはずです。ここでぐっと頑張るという方法があります。

しかし仕事量に季節性がある仕事の場合、繁忙期明けや閑散期にはついぼーっとしてしまいます。私もついつい、、、

しかしこの繁忙期明けこそ効率化のチャンスです。

繁忙期明けは業務の課題がよく分かっている

この繁忙期明けは忙しい時に気がついた課題を最もはっきり記憶している時期です。

スムーズに行かなかったこと
ミスが発生したポイント
効率化へ向けた改善のアイデア

繁忙期明けは来年に向けて対策するのに絶好のチャンスというわけです。

私は確定申告期にどうしても資料回収が上手くいかないお客様がどうやったら上手く行くのかを考え、来年に向けて実行の準備を進めています。

２．意図的に仕事を減らす

次の方法は少し勇気がいる「仕事を減らす」という方法です。

仕事を意図的に減らすのは勇気がいりますよね、売上が減りますから・・・。

しかし、効率化することで仕事を多くこなせるようになるのでチャンスとも考えられます。

そのためには仕事を断る必要があるのですが、基本は次の2パターンです。

• 新規のお客様をお断りする
• 既存のお客様をお断りする

新規のお客様をお断りする

新しくお問い合わせをいただいても、申し訳ないがお受け出来ませんとお断りします。

特にこれまでの関係性がない分、これは比較的容易？というかやりやすいです。精神的にも。

しかし、既に95/100みたいな状態になってしまっている場合には、効果は薄いです。

既存のお客様をお断りする

これは既に関係がある分、ハードルが高いです。

しかし、お客様の中にも工数が掛かる割に報酬が見合わないお客様というものは必ず存在します。どういうわけか、報酬が見合わないお客様ほど工数がかかったり、クセのある方が多かったりしませんか？

そういったお客様を決めてお断りする、または報酬の増額をお願いするといった方法を取ります。

いずれにせよ、こちらからお断りするというのは大変失礼な事。

極力失礼がなくお客様へのご迷惑を最小化するよう、最大限の努力が必要です。

３．キャパオーバーでも歯を食いしばる

最後がこれ。

105/100になるのを覚悟で頑張るというキャパオーバー戦法。
戦法というよりただの精神論ですが、、、

そもそも仕事が減っていないという・・・

まあもちろんこれは悪手。理想は1、2で対応するこです。

どうしても1、2が上手くいかない場合や常に忙しい場合の最後の手段です。
原則は1、2の順番で効率化を進めていくことをお勧めします。

さらにキャパオーバー戦法は体力と精神力を大幅に消耗しますので、仕事のミスのリスクが高まります。1週間程度の短期決戦でやる以外はおすすめしません。

編集後記

ワクチンの３回目の接種を先月したのですが、それ以来どうも患部のシコリというか痛みがあります。妻の職場の方も同じようなことを言っていたそうです。

もしかしたら何かしらの副反応の残りなのかもしれません。

政府は４回目は接種を進めたいよですが、熱は出るし腕の痛みは長引くし４回目はどうするか考えものですね。。。

そしてそれに釣られるように、肩から首筋にかけて凝りが出たり困りものです。

ということで、こんなものを購入してしまいました(笑)
Amazonのレビューも上々でした。

子供の頃、父が使っているのを見ていたので、まだ29とはいえ、なんだか随分と歳をとった気分です。

というか結構強い設定でやっても大丈夫になってしまった自分が怖い・・・

「叩く・揉む・押す・さする」の揉み方と「肩・足裏・ふくらはぎ・腰」の部位といた感じで、色々な部分をマッサージできるようで、少し肩凝りが楽になった気がします！

投稿 【仕事の効率化】手っ取り早いのは仕事を減らすこと は 経営参謀 に最初に表示されました。

情報収集って普段されてますか？

• どうやってやったら良いかわからない
• 知らない用語が多くて面倒

こんな感じで挫折する人も多いんですが、情報収集を難しく考えすぎかもしれませんよ。

精神的な負担なく情報収集するコツについて、お話していきます！

一般的な情報収集のやり方

googleなどで「情報収集　コツ」とか「情報収集　やり方」と検索すると出てくるやり方で一番多いのは次の様なものです。

• 目的を明確化しよう
• 費用と時間を明確にしよう
• 情報源をキチンと選ぼう
• アプリ等で効率化しよう

うーん、なんか個人的にはいちいちやり方を考えてやるテキストちっくなやり方は好きじゃありません。

そもそも情報収集には必ずしも明確な目的を持ってするものと、そうでないものがあります。

例えば、ラーメン屋を開こうと思って情報収集をするならば、たしかに明確化された目的を持つ必要があると思います。

しかし、仕事のアイデアだったり、仕事に関する知識を何となく考えたい時に「明確な目的」と言われてもしっくりきません。

それに、つい「ちゃんと覚えなきゃ」みたいな気持ちが働き、お勉強になって面倒になってしまう気がします。私だけかもしれませんが。

たぶんこの感覚って、情報収集の段階にギャップがあるからなんじゃないかな？と思います。

つまりググって出てくる情報収集の方法という答えと普段している情報収集では段階が違うということです。

情報収集には二段階ある

情報収集の段階のギャップについてですが、私は次の二段階あると思っています。

つまりググって出てくる情報収集のやり方よりも前の段階があるということです。
この辺りを感覚的に理解していくのが、情報収集のコツだったりします。

一段階目　何も知らない段階

まずは全く何も知らない段階です。

例えば最近だとNFTって流行っていますが、知らなければなんやねんそれで終わりです。

この段階では前知識がないので、記事や本を読んでも知らない単語が多すぎて理解ができないから嫌になります。

そうすると情報収集って面倒だよねとなってしまうわけですね。

二段階目　ある程度知っている段階

これはググって出てくる「情報収集のやり方」が使える場面です。

目的を持って調べることも、どう調べれば良いかもある程度わかっている段階です。

流行ってるのでNFTって色々なところで記事になっていることに気がつきます。

すると、必然的に目にする機会が増え、基本的な情報は知っているということになります。

その段階がこの二段階目というわけです。

ここまで情報収集の段階のお話をしてきました。

これを踏まえて私がどういうスタンスで情報収集を行なっているかをお話しします。

情報収集のコツは点を集めるイメージ

これは先程の第一段階に当たります。

この場合には別に何か具体的なものを調べたり、覚えたりはしようとしません。
とりあえず情報を点と捉えて、落ちてる点をただなんとなく拾います。

私はこんな感じで情報を拾います

• 新聞をサラッと読む
• ビジネス紙をパラパラ眺めてみる
• IT関連の雑誌をさらっと眺める
• ネットニュース等で目に止まった記事をさっと読む

ポイントは全部「サラッと」みていることです。覚えようとはしません。

あくまで「ふーん、そうなんだ」というスタンスです。
もちろん読んでいて気になるものがあったら、少し調べてみます。でもたいていは見て終わりです。その日のうちどころか、何を読んだかなんて30分後には忘れてます。

でもこれで良いんです。

情報収集していると線が出来る

記憶というのは不思議なもので、ある程度色々な情報に触れていると「あ、これって」と急に頭に情報のつながりが見えてきます。

たぶんパラパラと読んでいる中で「無意識に気になるもの」というのがあるのでしょう。

似たような内容の記事や話題にふれると、電気が流れたように「この間どっかで聞いたぞ」と頭に浮かぶんです。

これを繰り返していると「あー、そういうことか」と情報と情報が線でつながります。

この感覚は仕事に対するハイとローのスタンスの感覚と似ているように思います。

関連記事仕事のオンとオフ。ハイとローに置き換えると成功に近づく？

2022.03.17

これが二段階目にあたります。

ここからはググって出てくる情報収集の方法のように、ちゃんと調べることができるレベルの知識があります。

とするとわざわざググって情報収集のやり方なんて知らなくても大丈夫です。
教えてもらわなくても何を調べたいのか、どう調べるのかは分かってます。

こんな感じで情報を集めていくと、精神的な負担なく色々なことを知ることができるんですよね。

編集後記

子供の寝かしつけをすると100%寝落ちする川畑です。

「あ。これは・・・、今日は寝落ちせずに行ける！！！」

と思った次の瞬間、時計の針は1時間ほど進んでいます(笑)

こんなことをもう1カ月以上繰り返しています。
さほど眠くはないのですが、20時以降だと寝ようと思えば寝らる時間

一緒に布団でゴロゴロしていると、耐えられません。

どなたか耐えるコツを伝授して頂けないでしょうか・・・

投稿 【情報収集の前段階】コツと考え方。難しく考えない方が効率的 は 経営参謀 に最初に表示されました。

あれ、この間説明したんだけどなぁ・・・
そういう認識相違というか伝わらない経験は誰しもかならずあります。

私も何度もそういう経験をして、冷や汗をかいてきました。

もちろん言った言わない問題って、議事録や事後メールの確認で対応できます。

しかし、こういった対策をしても伝わらない・認識違いという問題が起きてしまいます。

それは「わかっている」と双方が思い込んでいる時です。

顧客との会話で伝わらない・認識違いが起きる理由

顧客との会話で伝わらない・認識違いが起きることがあります。
なぜそんなことが起きるのでしょうか？

分かりやすく論理立てて説明したはずなのに・・・
そういうことって結構おきます。

その理由は「お互いにわかっている」と思い込んでいるからです。

コミュニケーションはお互いに認識相違を確認する作業でもありますが、相違がないと思い込んでいる部分の確認は雑になりがちです。

特に口頭で説明しているケースにこの「わかっていると思い込む現象」が多発します。

これではロジカルトーキングスキルを磨いても、いくら論理的に話しても、伝わりません。

ロジカルトークじゃ伝わらない会話がある

論理立てて説明して伝わりやすい内容と、伝わりにくい内容があります。

お互いに共通認識のある情報や、事実を伝えるといった内容が平易な場合は口頭でも伝わりやすかったりします。

わかっていると思い込んでも影響が少ないからです。

例えば営業報告なんかです。

（結論）A商品の売上が前期比〇％アップしました。
（理由）理由は３つあります。
（理由）1つ目は~、2つ目は~、3つ目は~

一方で、次にようなケースではロジカルトークだけでは伝わりません。

共通認識がない
時系列がある
条件分岐がある

このような場合には、「わかっていると思い込む現象」が多発する余地が多いからです。
そしてこれを防ぐ唯一の方法が「必ず図を書く」ということです。

伝わらない・認識違いの唯一の解決策「必ず図に書く」

事前に説明のスライドなどを用意している場合には図は必要ありません。
しかしお客様と会話していると、準備していない部分や別件の話が出てきたりします。

そうすると必ず発生するのが「口頭だけでの説明」です。

口頭説明が発生した場合に絶対にしなければならないことが「大前提を図にする」ことです。

図にすることで視覚的なイメージをお互いにつかめます。こうすることで「え、俺の思ってるのと違うよ」というのが、言葉での説明より明確に理解できるんです。

さらに「この部分が違うと思うんだけど？」と図を見ながら認識を詰めていけます。

だからこそ図にするのが大切なんです。

事業年度の勘違い

例えば、決算期が3月の会社の社長とお話をしている際に、ありがちな勘違いです。
※カッコ書きはそれぞれの心の声です。

~2022年4月4日~

社長「前に連絡をくれていた補助金申請用の決算書っていつのが必要だっけ？」
川畑「昨年度分（2021年3月期）含めて過去３年分ですよ」
社長「じゃあ昨年度分(2022年3月期）を用意するように伝えておくね」

~週末～

川畑「社長、2019年3月期の決算書がないのですが・・・」
社長「え、だって2020年、2021年、2022年の3期って言ったじゃん」
川畑「えっ！？」

年度の勘違いの発生原因

これは完全に私が悪い場合の例です。
4月4日という時期もあり、まだ2022年3月期の気分で話してしまっています。
そのため昨年度を2021年3月期とイメージしていました。

一方で社長としては、既に2022年3月期は終わっているので、当然昨年度は2022年3月期です。

いやいや、そんなことあるわけ。。。

と思う方もいるでしょう。しかしあるんです。

お互いが共通認識があると思い込んでいる場合、特に論点になく会話が進みます。
後々「伝わってないぞ、これは・・・」という伝わらない問題につながるわけです。

だからこういう「お互いわかってる」と思っている部分をしっかり認識合わせをする必要があります。

ちなみにこのあたりの決算期は、元号が変わるので余計勘違いが生まれやすかったりします。
21年3月期は令和3年、20年3月期は令和2年、19年3月期は令和、、、ではなく平成31年です。

図を書く癖をつける

図を書くのなんて簡単だと思うかもしれません。

しかし頭のイメージをその場で会話しながら、図にするのには練習が必要です。図にするためには、頭の中のイメージを明確に持たなければならないからです。

そのためには、日々「図」を書く癖をつける必要があります。

普段の仕事の中でも、必ず状況整理の図を書くようにしましょう。

さっきの年度なんかも、こうやって図にして確認すると「年度」「決算期」「元号」の関係がはっきりします。

こうすることで、会話の中でスムーズに図を描けるようになりますよ！

図が上手い人って数人に一人いるから真似る

監査法人時代に関わった執行役員のお話です。

監査クライアントの中で、非常に優秀な執行役員の方がいらっしゃいました。

この方は本当に状況をなんでも図にするプロでした。

話が混乱してくると、すっとなんでも図にしてくれるます。そうすると全員が「あ、そうです」と納得してしまいます。

最初は「説明うまいな」くらいに思っていました。
しかし、なんでこの人と話をするとお互い納得感があるんだろう？とふと疑問に思ったことが「図が大切だ」と気が付いた原点です。

この人みたいなりたいな~と思ってせっせと真似をしてきました。
今でも修行中のみですが、昔よりは少しだけ上手く描けるようになった気がします。

みなさんの身近な所にも、1人や2人必ず「図を書く天才」がいます。
そういった人がどう描くのか、参考にして真似てみると良いですよ！

編集後記

横浜は二日も連続で雨でした。
こんな降るなんて久しぶりな気がします。

ただ、花粉症のみとしては雨が溜まった花粉を流してくれるのでありがたいものです。

花粉で目がゴロゴロしたり、鼻がムズムズすると仕事に集中できないですからね(笑)

生産性６割ダウンって感覚です。

どっちにしても早く花粉症シーズンには終わっていただきたいなと・・・

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