私は日頃から「電話好きじゃない」というお話をしています。

今日は、

• メールは極力やめたいけど、電話も必要なんだよなぁ・・・
• どういうタイミングでメールを使うべきかよくわからん
• 電話とメールの使い分けってどうしたら良いの？

そういう疑問にお答えする内容を考えていこうと思います。

私がメールと電話（オンライン会議）をどのように使い分けているのか、参考になれば幸いです。

メール・電話・オンライン会議の使い分け

私は電話が好きではないので、やりとりは原則としてメールを使用しています。

しかし、実際には使い分けています。

その使い分けが難しいんだよね！という方向けに、私がどう使い分けているか？についてお話します。

電話と表現していますが、ZoomやTeamsを使用したオンライン会議は同じものと考えています。

ちなみにメールのメリットについてはこちらの記事で解説しています。

関連記事電話はマナーなのか？メールの方がメリットが多い

2022.03.17

メールと電話の使い分け(メール編)

メールを使うのは、次の様なケースに当てはまるときです

1.記録を残したい場合

例えば資料の依頼にせよ、受発注のような処理にせよ、メールを送る事で記録が残ります。

自分自身の備忘にもなりますし、万が一「そんなの聞いてない！」と言われた時に

メールに書いてますよ！と言えますので、言った言わないの水掛け論になりません。

もちろん黒塗りメールのような読み手を考えていない様なメールでこんな主張するのはNGですが。

いずれにせよ、記録が残るという点で自分自身の仕事の管理の都合上も便利です。

あれ、連絡したっけな、、、

こんな不安からも解放されます。

原則メール派なので、メールの送信履歴がないと冷や汗ものですけどね。

2.情報を送りたい場合

次に情報を送りたい様な場合です。

• 資料依頼リスト
• 対応をお願いしたいリスト
• 何かの日時や場所の連絡

こういった情報を送る時は100%メールです。

情報を相手に伝達するときには、次の2点が大切だからです。

• 情報を漏れなく相手側に送る事
• 相手側が漏れなく情報を受け取る事

電話の場合、口頭で話しながらのため伝え漏れのリスクがあります。また伝え漏れたという事実に気がつけません。

また、手元にメモを用意して伝えても、相手が必ず全てをメモしてくれるかどうか？もいうリスクも残ります。

そういう意味で、確実に情報を送り、相手が受け取れるメールは情報を送る時にはなくてはなりません。

3.急ぎでやり取りしたくない場合

電話をかけてしまうと、その場で別件の話になってしまうことがあります。

また、そういえば、、、

というふとした疑問に急いで答えなければならないこともあり得ます。

このように、後ろの仕事が詰まっていたり、急ぎで対応をしたくない時はいったんメールを送る事にします。

メールと電話の使い分け(電話・オンライン会議編)

メールの使い方に記載の通り、情報の伝達手段として電話やオンライン会議は基本的に使いません。

これらを使うのは「緊急性が高い」「メールの補足説明が必要」といったケースです。

1.緊急性が高い場合

言わずもがな、メールを読んでもらっているのを待っていると大変な事になるようなケースです。

とにかく今すぐに連絡しないと困る場合には電話を掛けます。

極力そういった業務が発生しないよう管理していますが、何が起きるかわからないのがビジネスの世界。

突発的な事象で緊急事態ということは必ず起きます。

このような場合に「メールのが効率的で〜」などとわけのわからないことを言っている場合ではありません。

緊急事態では電話の方が効率的です。

2.メールなどの補足説明が必要な場合

緊急性が高くない場合で、専門的な内容をメールに書くと逆な非効率な場合に電話を使います。

電話やオンライン会議での説明では、メールの説明より多くの例え話やイメージを伝えることができるメリットがあります。

電話や会議の日時を決め、その時間帯に連絡をすることでお互いの時間を奪う事なく行えるメリットがあるわけです。

このように、メールだけではどうしても伝わりにくい内容については日程調整して10分15分で説明を行います。

迷ったらメール

ここまで読んでいただいたことで、メールと電話の使い分けをどうするか？

というものが何となく伝わったと思います。

ただ、迷ったら相手の時間を強制的に奪うのないメールにしておきましょう。

まあほとんどの場合「緊急か？」だけを判断軸で考えれば、難しく考えことはありません。

NOならメールです。

補足が必要な事であれば、とりあえずメールでさらっと概要だけ書いて

「補足説明があるので時間合わせて会議しましょ」

これで良いわけです。

もちろん電話には電話のメリットはあります。

関連記事【ビジネス】電話は無駄論者が見落としている重要なポイント

2022.05.12

編集後記

今日は出張ででかけていました。

出先では、インボイス対応だったり電帳法対応についてどうしていくか？

みたいなお話を簡単にしてきました。

実務上、わりと大変な内容なので情報提供や実際の業務の構築のお手伝い業務が増えています。

どうなることやら・・・という感じです。

投稿 メール・電話・オンライン会議の使い分け。迷ったらメールの習慣 は 経営参謀 に最初に表示されました。

やらなければならないけど、今すぐやる必要がないことってつい後回しにしがちです。

いわゆる雑用的なものなのですが、ついつい先送りしてしまいます。

私自身も、そういった類のものをパッとやるのが元々苦手な性分です。

• 雑用が面倒な理由
• 雑用先送り癖はビジネス上リスクあるよね
• 煩わしくても先送りしない方法
• 面倒くさいって意外と大切

こんな感じでお話していこうと思います。

今日はいったん自分の事を棚の上に放り投げます(笑)

面倒な雑用が出来ない理由

恥ずかしながら、私は結構このタイプです。

例えば、こんな感じのもの。

• 机の上に資料を散らかしたままにしてしまう。
• 届いた郵便物を置きっぱなしにしてしまう。
• 切れた電球を放置してしまう。

言ってしまえば、ちょっと頑張ればすぐできることなわけです。

しかし中々できません。

面倒だからです。

おそらく、ちょっと手を動かすのがわずらわしいな、、、と感じるのが理由です。

そのままでもさほど問題が生まれないから先送りしてしまうわけです。

面倒な雑用は克服しないとビジネスでやらかす

たまに雑用は人にやらせておけば良い。自分の時間単価を考えよう。

こういうことをいう方がいます。

たしかに私も共感する点ではあります。

なぜなら私がやる必要がない仕事で、誰かがやってくれるのであれば頼めばよいからです。

しかし、この雑用を面倒くさがるクセがつくのはビジネス上結構危険なんじゃないかと個人的に思っています。

雑用を「俺の仕事じゃない、誰かがやれ」と放置することで、このフットワークの軽さを失う可能性があるからです。

また、ちょっとしたことに対する違和感というか、嫌な状態を察知する能力も落ちてしまうかもしれません。

経営をしていく上で、フットワークの軽さや現状に対する違和感を察知する能力は大切で、面倒と感じる前にぱっと動く・変な環境に違和感を覚える癖をつけておく必要があります。

雑用ばかりこなしていつも時間がないという状態はどうかと思いますが、、、

自分でやらないという観点では、社長の場合パッと「電球変えといて！」と指示を出すでもOKです。

放置しないようにしたいものですね。

煩わしくても先送りしない3つのポイント

さて、自分のことを盛大に棚に上げて偉そうに語ってきました。

私自信も、この面倒な雑用を後回しにする癖をなんとかしたいと思って、いくつか実践していることがあります。

同じような悩みを抱えている方の役に立てば幸いです。

1.その雑用にかかる時間を意識する

まず、面倒な理由は「どれくらい時間がかかるかよくわからない」という点があります。

実際は大した時間はかからなのはわかるのですが、具体的にどのくらいという明確なイメージがありません。

そこて強引に時間を決めつけるという手法です。

電球の交換であれば

• 予備の電球と踏み台を取ってくる
• 切れた電球を取り外す
• 新しい電球を取り付ける

という手順がありますが、考えただけでも面倒くさいです。

このように「作業”内容”」をイメージすると、急に面倒になりますので、「作業”時間”」のイメージに切り替えます。

ということで、電球交換なら5分だなと決めつけてしまいます。

こうすることで、5分で終わらせるというタイムリミットのイメージが頭にできます。

また、5分なんてちょっとトイレにいってくればあっという間に過ぎる時間ですから、さほど面倒ではない事にきがつきます。

電球がない場合、、、

新しい電球を取りに行ったら電球がない！

こんな場合もあるはず。

そしたらもう決まっています。

2分で買うと決めます。

いやいや、買いに行くのにはもっと時間が、、、

と思ったそこのあなた！

甘い！

Amazonでポチるだけです。

それだけで終わりです。

届いたらさっと取り付けるだけにしておきます。

注文を後回しにすると、どんどん後回しタスクが増えてしまいます。

2.気がついた時に動く、考えない5秒ルール

先ほどは作業内容ではなく作業時間のイメージをというお話しをしました。

次のポイントは、「気がついた時に動く、考えない」というものです。

気がついた瞬間「5、4、3、2、1、Go！」と一気に動き出します。

この5秒ルールは、元ニューヨーク州の弁護士であったメル・ロンビス氏が提唱した方法です。

この5秒ルールを少し取り入れてみるという手法もありなわけです。

脳はいつもと違うことをしようとすると、非常ブレーキを掛けるようになっています。

野生の世界で生き残るための機能です。

しかし、野生で生活することのない現代において、この非常ブレーキはやっかいなもの。

あ、電球が切れてる、、、

そう思ったら何も考えずに「5、4、3、2、1、GO！」で動き出せば、大概のことはなんとななります。

今辺は、決断力を鍛えるのにも役に立つんじゃないかなと個人的には思っています。

関連記事決断力の磨き方。なんでも即断即決する練習法

2022.03.28

3.面倒な雑用が生まれにくい環境を整える

さて、最後はこれです。

そもそも雑用などなければ良いわけです。

電球なんか変えずに済むならそっちの方がずっと良いですよね。

そのために、面倒な雑用を最小化するようにします。

例えば電球ならLED電球に変えれば、基本的に10年とかいう単位で交換が必要なくなります。

仕事であれば、手入力をしている作業をどうやったらなくせるのか？

こういう観点で考えます。

極力自動かつ単純に処理できるようにするわけです。

経理処理が面倒なら、自動でデータが入ってくるようにクラウド会計を使う

システム間のデータ移動を自動でおこなえるようにする

こうやって少しずつ、面倒な雑用を消し込んでいきましょう。

面倒だと思う気持ちは大切

さて、以前にもお話したことがあるのですが、面倒だと感じる気持ちは大切です。

世の中的には面倒くさがりはダメだという風潮があります。

しかし、私はそんなことはないと思います。

（私が面倒くさがりだからという理由では、断じてないですよ）

面倒だと感じるということ自体が、何か改善できることがあるかもしれないという気づきにつながるからです。

現状に面倒くささを感じていない人には、永久に到達することができない高みにいるわけです。

ただの面倒くさがりは良くありませんが、「面倒くさい→じゃあどうする？」という思考パターンを持つクセをつけるのって結構大切だと思います。

編集後記

最近息子がいわゆるイヤイヤ期的なものに突入したようです。

なんでもイヤイヤ言うというよりは、こうしたいと思ったことが出来ないことが気に入らない模様。

喋れるんだから、いきなり泣かないで「これしたいよ」と言ってくれればよいのですが・・・

それができれば本人も苦労しませんかね(笑)

まあこれも成長の一環なわけですから、非常に腹立たしいことも多いですが、親として見守ってやらねばなりません。

投稿 面倒な雑用、わずらわしくても先送りしない３つのポイント は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日は、私が個別コンサルの面談を実施に気をつけている5つのポイントについてお話していきます。

こういうスタンスでやっているというのが、伝われば良いかなと思ってます。

【個別コンサル】面談時に気をつけている5つのポイント

1.相談者の悩みの裏を掴む

まず、これはコンサルに限らずどんなことにも大切なことです。

• 経営
• 資格試験
• 家族関係
• 友人関係
• 会社の関係

人は、こういったさまざまな悩みを抱えていますが、それの全てに共通することです。

悩みには、言葉として表面に浮いてきている悩みと、実際の悩みがあります。

友達に相談して、「たしかにそうだ！」と全く異なった視点に納得したことはありませんか？

このように、自分自身で裏にある本当の悩みに気がつく事は結構難しかったりします。

私も、あなたもです。

だからこそ、面談時には相談者の発言の裏にあるものは何か？

これによく注意を払って行かなければなりません。

例えば「返済で資金繰りが苦しくて困っている、、、」という相談があったとします。

これに対する本質的な解決策が、返済期限延長や金利の交渉とは限らないわけです。

そもそも借入を返すのに十分な売上がないのであれば、返済期限を伸ばそうが、金利を見直してもらおうが関係ありません。

100返すためには、返済期限内で100+利息分の売上が最低限必要なわけです。

そして、売上げ上がらない理由も多岐にわたります。

こういうものは、しっかり話を聞いて行かなければなりません。

関連記事社長の悩みの解決法。ググれる悩みは本質的な解決にならない

2022.03.31

2.最終的な答えを出すのは相談者自身

お金をいただいておきながら、「答えは自分で出せ」というのは少し無責任のように思われるかもしれません。

ただ、自分で気がつき、自分で納得したことでなければ人は全力で取り組むことはできません。

コンサルタントが言った通りにやって、成功したとしても、たしかに成果は手に入りますが、自分自身の成長には繋がらないと思います。

これについては、「経営者に必要なのは相談相手」という記事でもお話しています。

関連記事経営者に必要なものはコンサルタントではなく相談相手

2022.04.03

また、全ての答えを私が出せると思うことは驕りだと思っています。

世の中には知ってることに対し、知らないことは想像もつかないくらいあるわけです。

それを考慮せずに、「こうすれば良い」という答えを提示するのは無責任です。

ということで個別コンサルでは、何が悩みなのか一緒に考え、一緒にどうすれば良いか考えていくという方針にしています。

3.「失礼な質問かも」と思わないようにする

これは1の「悩みの裏を掴む」でお話した内容と近いものです。

私側の心の持ち方といった方が分かりやすいかもしれません。

質問をする際に、込み入った内容だったりしてもしっかりと質問するようにしています。

失礼かも？と思って質問しないと、本当に悩みを解決するために必要な情報を得られなくなってしまいます。

個別コンサルとして報酬をいただいている以上、悩みの解決の糸口をつかまなければならないからです。

また、一度そのように萎縮すると、全てが「失礼かも？」と気になるようになって、まともに質問が出来なくなってしまいます。

私は何も気にせずズケズケと色々な質問が出来るタイプではありません。

なので、こうして「失礼かも？」と思った時こそ一歩前進する癖をつけています。

もちろん答えたくないものにはお答えいただく必要はありません。

関連記事【目上の人との話し方】正しい言葉遣いより丁寧さを重視する

2022.03.30

4.性格的な相性が悪そうであれば、断る

話をしていて、相性が悪そうな人という方は必ずいます。

• 電話「しか」使わない
• いつもアポ無し
• 期限ギリギリ
• 約束を守らない
• 無理に上下関係を作ろうとする
• 無理な節税に走ろうとする

こういった極端な合う合わないというものもありますが、話していて「なんか合わないな〜」という人のことです。

もちろん100%その勘が当たることはありません。

とは言え、普通の人間であれば初めてあうときは取り繕っているもの。

その取り繕った状態でも「なんか合わない」と感じる方の場合、申し訳ないのですがお断りすることがあります。

友人関係であれば、テキトーな距離感を保ちつつまあそれでも付き合うということもあります。

しかし、ビジネスの場においてはお金のやり取りがあるわけです。

そして通常、どちらかだけが「合わない」と感じることはないので、お互いにそう感じつつお金をいただくのは逆に失礼だと思います。

ブログを読んでお問い合わせ頂いた方は、私がどういう人間か、おおよそご存知です。

ブログを読んで「こいつは合わない」と思えば、当然お問い合わせはしないわけです。

私に合って「川畑とは合わない」と思うのはその方にとって時間の無駄です。

とすればブログも、お互いのためになっているわけです。

もちろん「ブログ読んでから問い合わせろ！」なんて怒ったりしませんよ(笑)

5.適切な報酬をいただくようにする

「適切な報酬をいただくようにする」これは結構重要なポイントだと思っています。

売上が欲しいがために、安くするということはサービス業では割とよくある話。

しかし、原価が存在する商品の販売業と異なり、サービスという原価の不明確なものを売っています。

「100円で作ったものを通常は300円で売るけど、250円でも利益が出るから割引しておこう」こういったことは、商品を販売している場合にはできます。

一方で個別コンサルのようなサービスの場合事情は異なっており、原価というものは事実上ありません。

しかし困ったことに「心の原価」というものがあります。

「このサービス提供にはこれくらいの報酬が欲しい」これが心の原価です。

例えば「本当はこれくらい欲しいけど、仕方ない、、、」と安くしたとします。

こういう思いで売った場合、100円のものを90円で売ったのと同じ状態です。

すると「割に合わない」とか「安いのに」みたいな気持ちが頭をよぎる可能性は否定できません。

勝手に安く売っておきながら、そんな状態でお金をいただき、お客様に対し「割に合わない」なんて思うのは失礼です。

「割に合わない」と感じた瞬間から、常に心は赤字ですから仕事もつまらなくなります。

当然サービスは劣化します。

それを避けるためにも、適切な報酬をいただくようにしています。

【個別コンサル】気を付けている５つのポイント-まとめ

以上、私が個別コンサルの際に気を付けていることでした。

1.相談者の悩みの裏を掴む
2.最終的な答えを出すのは相談者自身
3.「失礼な質問かも」と思わないようにする
4.性格的な相性が悪そうであれば、断る
5.適切な報酬をいただくようにする

編集後記

今日も夕方頃から曇りになって、空が暗くなってしまいました。

冬と違って2〜3日ずっと良い天気が続くことがないのが残念です。

やはり毎日スカッと晴れていると気持ちいですからね。

明日も晴れ予報なので、1日通して晴れてくれたらな~なんて思っています。

投稿 【個別コンサル】面談時に気をつけている5つのポイント は 経営参謀 に最初に表示されました。

サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業

ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。

経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。

では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？

といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。

個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください

事務作業はつまらない

基本的に事務作業というのはつまらないものです。

事務作業というとイメージするのはこんなもの

• データ入力や書類・資料作成
• 書類やデータの管理
• 顧客との電話対応
• 請求書などの発送作業

とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。

このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。

そしてこういう仕事は向き不向きがあって、

• ミスが許されない
• 似たようなことの繰り返し

ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。

ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。

会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。

※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)

事務作業は避けては通れない

よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。

確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。

ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。

まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。

ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。

「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」

と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。

事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする

避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。

とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？

そういう視点が必要になります。

その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。

来年を意識する

今やってるその仕事、面倒くさいですよね？

それに2時間かかるとしますよね？

であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう

楽にする方法として2パターンあります。

1. 自分がより短時間でできるようになる
2. 誰かに任せられるようにする

このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。

「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」

これに尽きます。

• 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
• その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
• ないなら消すor変える

こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。

2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・

こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。

そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。

どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす

これを繰り返していきましょう。

その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

事務作業のシンプル化はゲーム

もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。

タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。

結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。

事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。

それを

• 何をどのように改善し、
• どこをどのように捨て、
• どれを人に任せられるようにするのか？
• と同時に、自分がかけている時間を最小化する

こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。

どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。

下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

いや、ついに、、、

ついに、、、

ついに、、、！！！

来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！

【速報】「屋外でマスク不要」　政府見解を発表　散歩・徒歩通勤・未就学児も　通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース

3回目の夏もマスク・・・と思っていました。

しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。

あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。

本当に良かった・・・

投稿 【事務作業】つまらないなら来年を意識したゲームにしていく は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日は以前にもお話した、電話いらなくない？論の続きです。

私は電話があまり好きではないのですが、、、

その前提を置いても実は電話が必要なシーンというものがあります。

にも拘わらず、そのあたりを無視した電話無駄理論が結構あるので、見落とされているポイントについて考えていこうと思います。

ビジネス電話は無駄

私は電話が好きではありません。
相手の時間をこちらの都合で奪うものだからです。

ビジネスの電話は、今やっている仕事の手が止まるので生産性を下げます。

電話が終わって「えーと、なんだっけ？」と思うことはよくありますからね。

そういう意味で電話は無駄でしかありません。

電話不要論者の第一人者は、ホリエモンこと堀江貴文氏だと思うのですが、彼が無駄と言うから電話無駄論者になった方も多いと思います。

ただ、私は電話無駄論者がいつの間にか論点を変えてしまっているのでは？と思うポイントがあります。

それは電話無駄が、いつの間にか音声通話無駄に切り替わっているという点です。

ビジネス電話無駄論者の末路

私の知る電話無駄論者に、徹底してテキストでのやり取りを好む人がいます。

どういうわけか、やたらめったらccに入れられて困ったことがあるのですが、、、

よくよく見てみると、なんとメールであーでもないこーでもないと議論してるわけです。

お互いに微妙に伝わらないニュアンスを、どうテキストに落とし込むか必死に頭を捻っている様子。

そして一向に話がまとまりません。

こうなると、逆に無駄。

どう考えても電話一本入れれば済む話です。

メールやチャットは、情報共有や簡単なやりとりに向いているとは思いますが、込み入った話には不向きだと思っています。

情報交換というか、議論の速度は直接会話するのに遠く及びません。

しかし「電話無駄」と公言し、そう思い込んだため、メールの方が常に効率的だと思い込んでしまっているわけです。

もちろん仕事の指示は文書の方がコスパが良いと思います。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

ただ、ニュアンスの補足や認識相違がありそうなら、口頭でのコミュニケーションを加えることが必要です。

そういう意味ではビジネスにおける電話は、必ずしも無駄とは言えません。

電話はいらないけど、会議設定したら？

電話のデメリットは、突然かかってくることで仕事手が止まることです。

ところが、電話無駄論にどっぷり使うと、そもそもなんで無駄だったかを忘れてしまうケースがあります。

繰り返しますが、「突如として」仕事の手を止めることになる点がデメリットです。

であれば、「突如」じゃなくすれば良いわけです。

込み入った話は直接した方がよっぽど効率的なわけですから。

あーでもないこーでもないと頭を悩ませながらメールを何往復もさせるくらいなら、

「15時から30分お話しましょう」で終わらせちゃえば良いのです。

会議も無駄論者がいますが、決めた時間に決めて議題について結論を出すのであれば無駄ではありません。

社長は○○無駄理論に振り回されない

世の中には旧世代のやり方を○○は無駄と切り捨てる風潮があります。

たしかにどのように使っても無駄なものは存在していますが、全てがそうではありません。

電話や会議は使い方、やり方の問題であって、ちゃんと使えばテキストより遥かに優れたツールです。

私は無駄理論に振り回されると、本質的な問題を見失うと思っています。

だから流行りの○○無駄理論が出てくると、そもそもなんでそれが無駄と言われ始めたんだっけ？と立ち止まって考えるようにしています。

こうすることで、

それ自体は無駄じゃない、使い方の問題だな。
→じゃあ使い方に気をつけよう

こういう風に冷静に行動出来る様になります。

社員の立場で「こんなの今時」みたいな話はありますが、実際なにが一番効率的なのか、実は非効率なのでは？ということが起きていないのか

こういった点を判断して、〇〇無駄理論に振り回されないようにしましょう！！

編集後記

今日はジメっとした嫌な天気でした。
うわー、梅雨の感じのいやーなムシムシ感が朝からありました・・・

やっと暖かくなってきたと思ったら、ロクに晴れる日も無いままこの感じになっちゃうのねと、少し残念です。

最高気温25~26℃くらいで、すかっと晴れた日が1週間ぐらい続くと最高なんですけどね

アサガオは、また新たに目が出ていました！

あと1か所種を植えたので、もう1か所から出てくれるととりあえず御の字です。

芽が出なかったらどうしようという不安がありましたが、無事「枯らさないように頑張ろう」という当初の目標に進めそうです。

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会社の固定費を減らしたいな~という思いって誰にでもありますよね。

固定費が減れば損益分岐点が下がりますから、経営が身軽になります。

その一環としての提案です。

それが「紙やめたら？？」というもの。

今日は紙の作業って付加価値ないよという点についてお話していこうと思います。

※紙が嫌いすぎて過激な内容になっています。心臓の弱い方は読むのをおやめください。

付加価値ゼロの紙作業

結論から言うと、紙作業に付加価値はありません。

日本には紙に手書きでやることこそ価値があると思っている人が10億人くらいいます。

なので、もう一度言います。

紙と手書きには何の付加価値もありません。

何も知らない若造が何を偉そうに！！！

そういう声が聞こえてそうです。なので一つだけ事前にお伝えしなければならことがあります。

それは、紙作業があなたにとって価値がないとは言ってはいないということです。

手書きの日記を書くのだって価値はありますし、メールやLINE全盛期の今、心のこもった手紙には価値があると思います。

しかし私が言っている「付加価値ゼロ」とは、あなたや私の個人的な価値の話ではありません。

何に対する価値かと言うと、お客様にとっての価値です。

お客様にとっての価値は何か？

お客様にとっての価値とは何でしょうか。あなたの会社の商品・サービスのどういった点に魅力を感じて購入しているのでしょうか。

残念ながら直接見ていない私には分かりません。

しかしこれだけは言えます。

社内業務の紙作業は、お客様にとって1円たりとも価値がないということです。

いや、むしろマイナスの価値かもしれません。

紙作業で余分にかかっているコストが価格に上乗せされているとか、その作業分お客様に価値を提供する時間を失っているという意味で、です。

紙しかなかった時には、紙作業は会社を運営してサービスを提供するために必要な作業でした。

これがないとサービス提供が出来ませんので、お客様にとっての価値を構成していたものだったと言えます。

しかし、紙より効率的かつ高品質な業務が出来るツールが多く普及したこの時代においては、単なる無駄に過ぎません。

今後紙オンリーのままの会社は、ドンドン淘汰されていくと思います。

会社の固定費を減らすなら紙をやめる

ここまでで、私がいかに「紙が嫌いか」が分かっていただけたかと思います。

わざわざ私のブログなんかを読んでいる稀有なあなたも、インターネットを使って見ているわけですから仲間です。

ようこそ、紙嫌いの世界へ。

ここからは「会社固定費を減らすなら紙を無くそうね」という話をしていきたいと思います。

とりあえず今回は人事周りの業務にスポットを当て、次の２つについてです。

• 勤怠の管理
• 給与明細配布

まずはプロセス自体の無駄な部分についてお話しし、その後にコスト的な無駄についてお話していきます。

紙の存在によるプロセスの無駄

勤怠管理プロセスの無駄

タイムカードを使っている会社、結構多いんじゃないですか？
まずは勤怠管理の紙をやめましょう。

タイムカードに必要なフロー

ではまずはタイムカードに必要なフローのついての確認です。
タイムカードの在庫管理まずはタイムカードがあるのかどうか？を在庫管理をします。
なければ発注しなければなりませんし、未使用分が何枚あるのかの台帳をつける場合もあるでしょう。

考えただけでも面倒くさい！！！

タイムカードの準備

各自へ配るためのタイムカードを用意する必要があります。
何年何月分なのかや名前を記載したり、各部署別に整理して配布したりです。

考えただけでも脳みそが溶け出しそうです。

日々の打刻とチェック

デジタル化しても残る部分です。
これはやらざるを得ない部分なので仕方ないですね。

タイムカードの回収タイムカードは回収しなければなりません。
あれ、あの人の分どこやったっけ？

そんなことが多発します。

管理部門でのチェック

管理部門で内容のチェックをします。
これもデジタル化しても残る部分ですが、紙なので圧倒的に不便です。

リモートワークなんて出来たもんじゃありません。

賃金計算

これ、紙だと多分電卓叩くなりするわけですよね？
システムにしたとしても手入力をわざわざするんですよね？
手入力めちゃくちゃ面倒くさい！

多分なんでそんなわけの分からないことをしてるのか理解できない世代がかなり増えてます。

そもそも手計算や手入力はミスのもとです。

タイムカードの整理

賃金計算が終わったらおしまーいじゃありません。

何年何月分なのか、誰の分なのかをきっちり整理していく必要があります。

タイムカードの保管(3年)

法令でタイムカードは保存期間が定められています
3年分のタイムカードが紙で置いてあるわけです。

めちゃくちゃ邪魔！！そして場所を取る！

タイムカードの廃棄

保管期間が過ぎたタイムカードは破棄しなければなりません。
じゃないとドンドン溜まり、タイムカードの山の中で仕事をすることになりますからね。

保存期限切れの紙を捨てる手間、シュレッダーなり機密文書で廃棄するにせよ、コストはかかります。

給与明細配布プロセス

給与明細を紙で配っている会社も多いです。
何を言うかは察しの良いあなたなら、もうお分かりですね？

はい、そうです。給与明細の紙もやめましょう。

これの準備や配布をどのようにやろうがお客様にとって何の価値もありません。

給与明細配布プロセスの無駄

給与明細の在庫管理

タイムカードと同じです。

「あ、やべ、在庫がない」と大急ぎで買いに行くことや、発注作業なんて無駄中の無駄。

手間がかかってしかたありません。

給与明細の印刷

紙で渡すなら、全員分印刷をする必要がありますね。
場合によっちゃ印刷でなく手書きの可能性すらあります。

そして紙で出したんですから、おそらくちゃんと人数分あるかのチェックもしてるでしょうね

異動・退職の確認

異動や退職があれば、いちいち送り先のチェックが必要になります。

メールやWeb上で見られるなら、そんな面倒なことすらないというのに、、、

配送仕分とチェック

印刷した給与明細。

店舗が複数あるような場合には、各店舗へ配送する必要があります。

そしてどの店舗に誰がいるのか、異動と同じでチェックが必要です。

え、まさか「うちはFAXですから」みたいなドヤ顔してないですよね、、、？

各部署へ運搬

ある程度の規模になると、配送した上にそこで各部署へ分ける必要があります。

たかだか給与明細1枚送るのに、いったいどれだけチェックと配送を繰り返せば気が済むのでしょうか。

不備の対応

間違えて違うところへ送ってしまったり、印字内容に不備があったりしたらまた送り直しです。

せっかくここたで来たのに、またイチからやり直し。絶望しかありません。

所属長からの配布

お休みの人がいたらどうするんですかね。

次の日とかに渡すんでしょうか？それとも配送しますか？？

念のため確認ですが「うちはFAX」なんてドヤ顔してないですよね？

今の時代、家にFAXどころか固定電話すらないですよ。
せめて写真を撮ってLINEに送ってあげてください。

紙の存在によるコストの無駄(固定費削減)

続いて、紙を使うことによる無駄なコストについて考えていきたいと思います。

紙対応の人件費

まずは人件費でうｓ。

会社の規模に寄りますが、上記のフローを管理するのに最低１人は必要です。

丸々勤怠管理と給与周りに時間を使うわけではないので、仮に毎月5日使うとしましょう。

その人の人件費が30万円だとしたら、だいたい7.5万円です。

紙対応に係る各種経費

続いて各種経費です。

各種用紙の価格に加えて郵送代がかかります。

そして忘れられがちなのが、家賃です。

勤怠情報は3年間保管が必要ですから、紙の場合にはどこかへ物理的に置いておかなければなりません。もちろん、在庫の保管場所も必要です。

30平米の事務所の0.5平米を使っているとしたら、家賃の1.67%を毎月支払っているということになりますね。50万円の家賃なら、毎月8,350円の保管コストです。

それにわざわざ専用の保管場所を設けることになるので、オフィスレイアウトなんかにも影響があります。

その辺の計算出来ない無駄も含めると、一体いくらになるのやら、、、

お客様に何の価値も提供しない上に、代替する方法があるにも関わらず毎月8万円以上のコストがかかります。

属人化で業務効率化も進まない

紙でフローが多いと言うことは、それだけ属人化が進むと言うこと。

すると「その人」しか出来なくなってしまいます。そういう属人化した業務を引き継いで、ちゃんと回せる人はめちゃくちゃ優秀です。

仮に雇うとすると、採用コストも高くなります。
それに若手はまず来ないですね。

それでも紙でやりますか？

紙をやめることは、業務の標準化につながりますし、自動でできることが増えればその日限りのバイトでもできます。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

【導入の裏技】紙をやめたいのに変えられない社長へ

本当は紙をやめたいと思っている社長さんも多いと思います。

しかし「みんな歳だしな~」とか「反発されそうだしな~」と思ってらっしゃるかもしれません。

気持ちはわかります。
抵抗されそうですし、嫌がられそうです。

ただ、今の時代、とっても便利な言葉があります。

SDGs（持続可能な開発目標）です。

「SDGsにみんなで貢献だ！そのためのクラウド化だ！みんな頑張ろう！」

これで良いのではないでしょうか？

まずはデジタルに対応できる人からやり始めれば良いんです。
結局紙よりデジタルの方が便利なんですから、結局みんな楽な方に流れます。

あまり難しく考えず、とりあえず始めるのが〇ですよ。

何度も言いますが、紙の良いところは、確かにあります。

しかし、お客様への付加価値という観点で考えていきましょう！

編集後記

明日は久しぶりにゴルフへ行きます。

今日の練習の感じではまあまあ良い感じでした！
100切目指して頑張っていますが、果たして結果はどうなるか・・・

まああまり気負わず、気楽に一打一打を楽しもうかなと思います。

もし100切のコツがあれば、教えていただけると嬉しいです！

投稿 【紙⇒付加価値ゼロ】会社固定費を減らすなら紙をやめよう【導入の裏技】 は 経営参謀 に最初に表示されました。

私はExcelやPDFなどを使用しており、紙で何かを作ったりすることは滅多にありません。

会社で紙資料が存在するデメリットが３つあります。

紙資料のデメリット

紙には私のような手先の不器用で、面倒くさがりな人間が一番嫌う大問題を抱えています。

紙資料は整理がめちゃくちゃ面倒

紙資料は整然と整理をしないと何がどこにあるのかわからなくなります。

インデックスに項目を書いたり、貼ったり、めちゃくちゃ面倒です。
「あ、貼り間違えた。あ、場所を間違えた」こうなるとテンションはだだ下がりです。

紙資料は場所も取るし整理も面倒だし、私は正直嫌いです。

ファイルだって整理が必要。でも楽。

ExcelやPDFファイルなども、ちゃんと整理しなければ探すのが大変な面もあります。
これは否定しません。

しかしデジタル化されたものの最大の強みである「検索可能性」の高さがあるので、さほど問題になりません。

ファイル名の変更やフォルダの修正も、仮に手打ちで整理したとしても紙より楽です。
また、プログラムを書くことで更に容易に変更・整理できます。

計算チェックや再計算など面倒

手書きが資料は計算ミスが多発します。
なんか数字がおかしいなぁと思うと計算間違えがあるのはザラにあります。

計算過程を書くことで、ある程度はミスや再計算コストを避けられます。

しかし「計算をする」という根本的な部分に人間が絡む以上、初歩的なミスが生まれる余地があります。そしてどこでミスをしたかは電卓を叩くしかありません。

さらに、ちゃんとリファレンスを振ってなければ「これどっから持ってきた数字？」ということが多発します。

字が読めない

「きれいに書けよ！！！！」と何度紙を破り捨てたくなったことか

そう、紙にはメモ書きや追記情報がある場合が多いです。
そんなとき、汚い字はもちろんのこと個性的な字も含めて全く読めません。

頑張れば読めるのですが、そこに書いてある情報を読み解くという余計な労力がかかります。

とにかく「字を読む」というだけのことに無駄な労力とストレスを持っていかれるのも紙のデメリットです。

読みやすい字が書けないなら是非パソコンを使ってください。
どんな字の汚い人間でも、常にきれいな字を書かせてくれます。

紙資料のメリット

紙には紙のメリットがいくつかあります。

紙資料はパラパラめくれる

紙資料のメリット最大のメリットはパラパラとめくって見られることでしょう。

どこかのページを見ながら別のページを見ることが用意です。
そして行ったり来たりと瞬時に切り替えができます。

このメリットは紙にしかない最強のメリットです。

紙は最終チェックに向いている

紙資料ではありませんが、紙は提出書類などの校正を行う際の最終チェックに向いています。

校正を行うような場面では紙が役立つのです。
生まれた世代によるので私より若い世代には伝わらない可能性もありますが、、、

イメージのアウトプットに向いている

紙はイメージのアウトプットに向いています。
例えば、、、

• アイデア出し
• メモ書き
• 構造把握（図式化）

これらはPCやタブレットでぱっと表現しづらい「イメージ」を出す際には紙は便利です。

ただし、紙を持ち運ぶのが面倒なので、必要なものは写真に取ったりPDFにしたりしてクラウドなりスマホに保存しています。

紙資料脱却でまず始めること

ここまでで一部のメリットを除き、紙がいかに面倒くさいかについて語ってきました。

特に「人と共有するもの」が紙であるのは最悪です。

ではどうやったら紙資料の脱却ができるのでしょうか？

それはまず「手書きの手計算をやめること」です。

手書きの手計算をやめる

もうね、これにつきます。

デメリットで語りましたが、とにかく計算過程やプロセスがわけわからない紙と比較してずっと良いです。Excelなどを使う主なメリットは次の通り。

• 再計算が容易
• 数字が記録されるので誤りに気付く
• 計算方法過程がわかる

ちょっと考えただけでもとっても便利です。

使い方がわからない？

いやいや、21世紀どころかもう令和ですよ。
パーソナルコンピュータがこの世には誕生してから何十万年もたってます。

私が生まれる前には存在していたものです。
百歩譲ってWindows98から考えても20年以上は前。

とりあえず、せめてExcel使ってください。
電卓ですら並の人間を遥かに凌ぐ計算速度と正確性を持っています。

Excelを使えないのは竹槍で戦闘機どころか、素手で挑むのに等しいです。

私のブログを読んでくださる物好きな方は、私よりITリテラシーが高いと思います。
是非一緒にこの世から紙資料を駆逐していきましょう。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

半年ほど前にiPadとApplePencilを購入し、それでメモやアイデアだしをやってみたりしています。結構便利なのでおすすめです。

投稿 紙資料のメリットデメリット。手書きは今すぐやめる、面倒だから は 経営参謀 に最初に表示されました。

自分の過去の経験と紐付けで、なるほど！そういうことかと感じたので記事にします。
その考え方が、仕事をオンとオフで考えず、ハイとローで考えるということです。

仕事のオンとオフとは

仕事のオンとオフとは、スイッチのオンとオフを切り替えるように仕事とプライベートを切り分ける考え方です。

要するに、仕事は仕事として割り切っていく考え方ですね。
普通のサラリーマンであればこういう考え方です。

私も勤めていた時はまさに典型的サラリーマン思考。仕事はオンとオフで考えるべきだと思っていました。

ただ、会計士という専門職なので、どこかこの「オンとオフ」に違和感があったのは事実です。

仕事のハイとローとは

有名な美容室のEarthを運営する株式会社アースホールディングス取締役の山下誠司さん。
この方こちらの動画で話されていた内容です。

冒頭にお話したように、会計士という脳みそが資本の仕事。なんとなくオンとオフという表現に違和感があったので、ハッとさせられました。

ハイとローの考え方は「仕事は仕事」と割り切るのではなないのです。ギアの問題で、常に仕事のことを考える考え方です。

休日に出かけている時にでも「何か仕事につながることはないのか？」と言う見方をするそうです。

サラリーマン思考だと「えー、休みの日は休みたい」と思うところです。
しかし、成功者は全く異なる思考回路のようです。

ローの意識が無意識に情報収集をする

別にオンとオフでも良いのでは？とも思えます。
ただ、この思考にはひとつ問題があります。

プライベートで仕事につながるような気づきがあっても、気が付けないという点です。

ローの意識の実体験

私の話で恐縮ですが、数年前にマツダのロードスターという車に出会いました。
とにかくカッコ良くて「いやー、欲しいなぁ」とはまった時期があります。

しばらくして街中歩いていると至る所にロードスター走っていることに気がついたのです。

当時「こんなに走ってるということは、相当売れているんだろう」と感じたのを記憶しています。

しかし、新車販売台数は2021年だと約445万台。これに対してロードスターは5,000台ほど。
わずか0.1%程度です。

つまり見かけることはほぼない車を、その他のもっと売れている車種よりハッキリと見つけていたのです。

これは私の頭に「ロードスター」があったからだと思います。

おそらくこれが山下さんのいうハイとローのローの感覚に近いのでは？と感じています。
「脳みそに意識があるから、無意識に情報を探している。」
完全にオフにしているのではなく、ローの状態にしているから仕事につながる気づきがある。
おそらくこう言うことなのです。

目標や課題は常に頭に入れておく

頭がローの状態でいることで様々な気づきがあるとするならば、ひとつ重要なことがあると思います。

それは、頭の中に「目標」だったり「今の課題」を明確にセットしておくことです。

先ほどのロードスターの例ですが、あれは「ロードスターがカッコ良くて気になる」という意識が常にあったからこそ見つけられていたんです。

目指す目標や解決すべき課題がある場合には、これと同じことをする必要があります。

そのためには、目標や課題は常にメモに書くなりして自分の意識の裏側にセットしておかないといけないのでしょう。

関連記事アイデアは3秒で消える。絶対忘れない方法

2022.03.17

今はサラリーマンではなくなったので、休みの日も常に仕事に心が向いています。

別に仕事の鬼になる、家族を顧みずといったことではないのですが「自分の力で食わないと倒れる」という気持ちがそうさせてくれています。

今こうしてブログを書くのも、ある種仕事の一環なのです。

YouTubeがない時代と違い、成功者の考え方を聞けるのは良い時代だなと思います。

自分の中で言語化出来ていないモヤモヤを言語化している人に出会うと感動しますし、尊敬します。

日ごろから事象の言語化を意識したいものです。
改めて情報に触れやすい便利な時代に生まれてよかったと思います。

編集後記

息子は街を歩くと「あ、きゅーきゅーしゃ」「あ、バス」「あ、わんわん」と次から次へと見つけていきます。

頭が常にフル回転しているんだなぁと親として驚くと同時に、やっぱり気になること・興味を持っていることに人は反応するんだなと改めて思いました。

投稿 仕事のオンとオフ。ハイとローに置き換えると成功に近づく？ は 経営参謀 に最初に表示されました。

普通に仕事をして、こうして毎日ブログを更新していると普段の仕事だけでなく、家事など諸々を効率化しないといけません。

そこで、今日は仕事をどのように効率化させていくのが良いのか、そのコツについてお話します。

仕事の効率化の目的

仕事を効率化する目的は、サラリーマンと経営者で異なったりします。
まあ目的は違えど効率化するということは同じです。

ただ、それぞれの目線がどこにあるのかを認識していないと「うちの社長は~」「うちの従業員は~」ということになりかねないので、お話します。

仕事効率化：サラリーマンの目線

サラリーマンの目線で言えば、仕事を効率化すると２つの面でメリットがあります。
それは仕事の面と生活面です。

仕事の面では、単純に残業が減ると言うことを意味します。

また、反復継続的な作業を減らすことで、例えば付加価値の高い仕事や、やってみたい仕事に力を入れる余裕が生まれます。

生活面では、自分の時間や家族や友人との時間が増えるます。
自分に必要な時間が増えるということは人生の充実度が上がるということです。

このためサラリーマンが指す「仕事の効率化」とは「残業の減少」を意味しています。

しかし、残業の減少がそのまま給料の減少につながるというデメリットがあります。
すると、あえて残業をするという非効率な選択をする可能性もあります。

仕事効率化：経営者の目線

経営者の目線で言えば、仕事を効率化することは会社の利益の増加につながります。
効率化で残業が減ることで単純に労働分配率が下がり、利益が増えます。

販売サイクルの見直しで在庫が減れば、保管コストが下がり利益が増えます。
従業員がより付加価値の高い、粗利率の高い仕事をできるようになると、一層利益は増えていきます。

このように効率化によるメリットは従業員・経営者ともに価値があるものです。
「残業代」という側面を除けばですが。

効率化をすると給料が下がるという状況にならないことを示す必要があります。
まあその辺は生み出された利益から還元すれば良いのです。

ただ効率化って結構面倒くさいんですよね。
既存のやり方を変えることになったりするので、最初は時間がかかったりしますし。

それでも効率化をするメリットは大きいので、頑張るだけの意味はあります。

仕事効率化の3つのコツ

仕事の効率化のコツは３つです。

1. めんどくさいを大切にする
2. やった方が早いをやめる
3. 誰でもできるようにする

効率化のコツ1：めんどくさいを大切にする

面倒臭がりと言うと「いい加減なやつ」という印象を受けます。
しかし面倒臭がりにこそ、仕事を効率化するアイデアを生み出す可能性があるのです。

なぜなら今の仕事が面倒臭いと思わなければ、楽にやろうと言う気持ちにならないからです。
楽にやろうと思わないと言うことは、今以上にその仕事が効率化することはあり得ません。

ただ文句ばかり言う面倒臭がりは困り者ですが、面倒臭いからと楽にやる方法を考えるタイプは大切にしたいです。

効率化のコツ2：やった方が早いをやめる

新しいやり方をやろうとすると、私の頭には次のような思いがよぎります。
「これ普通にやっちゃった方が早いな」と。

しかし、これではだめなんです。
確かに今のやり方でぱっとやってしまうと今は早い。

毎日の仕事の中で新しいやり方を始める準備にに１時間かかるとします。
この１時間でいつものやり方で10分かかるものが5分になるとします。

すると1日5分、１週間で25分、1カ月で1時間40分、1年で20時間分の時間が生まれます。
仮に丸一日、10時間かけたとしてもやり方を変えた方が得です。

効率化のコツ3：誰でもできるようにする。

誰でもできるようにする、すなわち業務の標準化です。

業務の標準化というと難しいようですが、取り組みの始め方は割と簡単です。

こちらの記事でもお話していますが、とりあえず誰かの持っている仕事の一部分だけでも「誰がやってもできる」ようにしておくことが大切です。

誰でもできるようにするということは、その部分を別の人に任せられるということ。
新人が入ってきても、事細かな指導を必要としませんし、とりあえずこれをやっといてくれる？というお願いができます。

さらに、誰でもできる状態にまで落とし込めていれば、新人がやっても仕事の品質への影響は小さくなります。

まずは小さく始めてみる

ここまで、比較的簡単な取り組みのコツのお話をしてきました。
小さな効率化がすすむことで、大きな効率化に手が届くようになります。

例えば、「家をきれいにする」という目標だと何をしたら良いかわからないので、とりあえずなんとなく部屋を整理して終わってしまいます。

これに対して、
キッチンのシンクの蛇口周りをきれいにする
お風呂の排水溝部分をきれいにする
リビングのテレビ台を整理する

などといった具合に小さな目標に分解してしまいましょう。

漠然とした目標は達成しにくいですが、漠然とした目標へ到達するための小さな目標は比較的簡単に達成できます。

そしてこの積み重ねが「家をきれいにする」という大きな目標を達成することにつながるのです。

編集後記

「家をきれいにする」は、今の川畑家の目標です。

本が好きなので、色々なビジネス書や専門書がどんどん増えていくというサイクルをなんとかせねばなりません(笑)

あとみんなが「もしよかったら」と息子に服やおもちゃをくれるので、ほぼ親が買わずに物がそろっています。

しかし、ありがたい反面、どんどん増えるのでこれらの収納場所に頭を悩ますという嬉しい悲鳴が上がっています。

投稿 仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。 は 経営参謀 に最初に表示されました。

どーんとDXを始めるのは難しくても、少しずつIT化を進めていくのことでITアレルギーを解消できるんじゃないかな？という感覚です。

中小企業のDXはペーパレス化から

新型コロナウイルスの影響が長引いているので、日本の大手企業などては在宅勤務が進んでいます。また各種業務へのITの活用で、システム化が進んでいます。

いわゆるDXというやつです。

一方、大手と違いどうやってやったら良いのかわからない（身近な事例の不足）・中小企業向けソリューションがない・人材がいない（リソース不足）という理由で中々進まないのが中小企業のようです。

大手企業と比較してなかなか改革が進まなかった理由について、小方氏は「身近な成功事例」と「ソリューション」の不足を指摘する。
（中略）
「人材」面での壁も、小方氏は指摘する。

ドキュメントから始める中堅・中小企業のDXと脱ハンコ　NECがアドビ社と協業を進める理由 – ITmedia ビジネスオンライン

DXとは今あるやり方をIT化するのではなく、ITを利用して業務プロセスそのものを見直すのが本来的な意味です。

しかし、そこまでいきなり進めるのは難しいでしょう。

というより私自身がやってみて、一気にやろうとすると結構つらいなと感じています。
業務プロセスの整理だったり、見直しだったりというのは骨の折れる作業ですから、、、

と、まあそういう場合はDX云々というより、まずペーパレス化から始めて見るのがおすすめです。

ペーパレス化が第一歩

DX、DXと言っていても何をしていいかさっぱらないですよね。
言葉が先行しています。

本来的な意味は先ほどお話しした通りですが、どうしたら良いかわからない、時間がないといった場合はただひとつです。

「とりあえず紙の資料なくそうよ！」というペーパレス化です

• まずとりあえずペーパレス化をしてみる。
• そして業務マニュアルを作ってみる。
• 不要な業務の見直しを行い業務標準化をする
• 業務標準化の際に、できればシステムを入れる

こんな具合に順を追って進めていくと良いでしょう。

全部ペーパレスにしようとすると失敗する

ペーパレス化をしようと思うと、既存の資料を全てスキャンしたりしてペーパレス化を進めてしまいがちです。

私もやるなら全部やってみようと意気込んでみました。
しかしこれをやると大変です。

なぜなら紙を前提に保管された資料は、ホチキス留めがある、サイズがバラバラという具合にスキャンするのに著しく手間がかかってしまうからです。

そうすると日常業務で手一杯
→スキャンは大変
→今まで通りで良くない？

という流れになり頓挫してしまいます。

ペーパレス化を進めるコツ

では、どのようにすればペーパレス化は進むのでしょうか。

「完璧を目指さないこと」がコツです。

私は挫折しかけたので、完璧を目指さないことにしました。

例えば、次の様に割り切ったルールでやると気が楽で案外進みます。

• 今日から紙をやめるorスキャンする(過去は無視)
• スキャンに困るA3などは紙のまま
• スキャンに手間がかかる場合も紙のまま
• ホチキス留めはしない

これだけでも随分多くの資料がペーパレスになります。

こうやって少しずつ紙から脱却することで、そもそもいらなかったのでは？という資料を作ることも減ります。

また自然とPCを使用する機会が増え、徐々にITリテラシーが高まるため、その先の改革が少しずつ見えて来ます。

またExcelなどの計算表を作成する場合でも、印刷を前提に作ると印刷のずれを意識するため大変です。印刷前提をやめれば、印刷時のことを考えなくて良くなるのでかなり楽になります。

さらに印刷を意識して作るとExcelの機能をフル活用しづらかったりするので、より効果的にExcelが使えます。

紙のメリットは否定できない

色々とペーパレス化ペーパレス化とお話ししてきましたが、紙のメリットを否定しているわけではありません。

同時に複数ページを見たり、パラパラめくったりといった利便性の観点で言えば紙がはるかに便利です。

私は今でも紙に打ち出したりしています。

なのでこの辺りを使い分けて、ペーパレス化してしまえば良いものはそうして、難しいもの、不要なものは紙を維持する。そういう緩めの考えで良いと思います。

ペーパレス化＝紙ゼロではない

紙のメリットでお話しした通り、紙には紙の便利さがあります。
なのでペーパレス化とは「紙をゼロにする」ではなく「紙での保管」を減らすことと、「紙の形式を意識した作成をやめること」だと私は考えています。

主たる資料はデータで、従たる資料は紙と考えるとわかりやすいでしょうか。
そのため紙でのチェックするために印刷すると結局印刷コストは減らなかったりします。

しかし、印刷コストが減らないからペーパレス化に失敗したというわけではありません。
あくまでメイン(保管・作成）はデータで、その不便な部分（視認性）を紙で補っているだけという考え方です。

始めは軽い気持ちで始めてみると良いでしょう。
ガチガチにやろうとすると頓挫する原因です。

また、真面目にやろうとするあまり、大変そうだなという気持ちからそもそも手を出せなくなってしまうなんてこともあります。

私はたまたま読んだ本で「ペーパレス化は完璧を目指さなくて良い」ということを知り、一気に取り組みが進みました。

是非気軽にペーパレス化をしてみてください！

編集後記

保育園の連絡帳は手書きのノートなのですが、昔は「全部ネットで良いじゃん！」と思っていました。

しかしいざ子供ができてみると、こういった手書きの記録が残ることって重要だなぁと思います。

大人になったときに、その当時自分の両親がどう思っていたか、どう自分をみてくれていたのかを感じることができるという意味では、手書きも温かみがあって良いですよね。

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