こんにちは、公認会計士の川畑です。
本日もありがとうございます！
最近は監査法人勤務時代と比べると仕事量はかなり減っており、色々と効率化を進めたり、仕事関連の情報収集に時間を割いたりと比較的有意義な時間を過ごしています。
やはり仕事量はコントロールしないと、マイナスなことが多いです。
仕事の品質は落ちるし、体力も精神力も削り取られるし、生産性向上のための効率化はできないし、、、、
やはり仕事が多いと効率化しづらいです。
これは個人もそうですし、組織もそうです。
会社やチームを引っ張るリーダーが多忙過ぎると効率化策は進みません。
仕事が多いと効率化しづらい
言われればその通りなのですが、案外忘れてしまいがちなのがこの事実。
仕事を効率化しようとすると、一時的に「効率化する」という新たな仕事が生まれます。
何もせずに効率化するのが理想ですが、それはできません。
効率化するためにはそのための工数が最初に必要になります。
例えばある仕事を効率化するのに、一時的に10の工数が必要になるとします。
今あなたが処理可能な工数が100の状態で、95の仕事を持っていると、効率化に手をつけることができません。数字で考えると簡単な話ですが、割とありがちなのがこの事象。
私自身も意識しているつもりが、気がつくと仕事に埋もれていることがよくあります。
仕事を効率化する方法
仕事を効率化するための工数を確保する必要はありますが、いったいその工数をどう確保すれば良いかを考える必要があります。
個人的には3パターンかなと思ってます。
１．閑散期、自然と仕事が減った隙に頑張る
例えば年平均で95/100のキャパシティ利用率だったとしても、月や週によっては70〜80/100くらいの月があるはずです。ここでぐっと頑張るという方法があります。
しかし仕事量に季節性がある仕事の場合、繁忙期明けや閑散期にはついぼーっとしてしまいます。私もついつい、、、
しかしこの繁忙期明けこそ効率化のチャンスです。
繁忙期明けは業務の課題がよく分かっている
この繁忙期明けは忙しい時に気がついた課題を最もはっきり記憶している時期です。
スムーズに行かなかったこと
ミスが発生したポイント
効率化へ向けた改善のアイデア
繁忙期明けは来年に向けて対策するのに絶好のチャンスというわけです。
私は確定申告期にどうしても資料回収が上手くいかないお客様がどうやったら上手く行くのかを考え、来年に向けて実行の準備を進めています。
２．意図的に仕事を減らす
次の方法は少し勇気がいる「仕事を減らす」という方法です。
仕事を意図的に減らすのは勇気がいりますよね、売上が減りますから・・・。
しかし、効率化することで仕事を多くこなせるようになるのでチャンスとも考えられます。
そのためには仕事を断る必要があるのですが、基本は次の2パターンです。
- 新規のお客様をお断りする
- 既存のお客様をお断りする
新規のお客様をお断りする
新しくお問い合わせをいただいても、申し訳ないがお受け出来ませんとお断りします。
特にこれまでの関係性がない分、これは比較的容易？というかやりやすいです。精神的にも。
しかし、既に95/100みたいな状態になってしまっている場合には、効果は薄いです。
既存のお客様をお断りする
これは既に関係がある分、ハードルが高いです。
しかし、お客様の中にも工数が掛かる割に報酬が見合わないお客様というものは必ず存在します。どういうわけか、報酬が見合わないお客様ほど工数がかかったり、クセのある方が多かったりしませんか？
そういったお客様を決めてお断りする、または報酬の増額をお願いするといった方法を取ります。
いずれにせよ、こちらからお断りするというのは大変失礼な事。
極力失礼がなくお客様へのご迷惑を最小化するよう、最大限の努力が必要です。
３．キャパオーバーでも歯を食いしばる
最後がこれ。
105/100になるのを覚悟で頑張るというキャパオーバー戦法。
戦法というよりただの精神論ですが、、、
そもそも仕事が減っていないという・・・
まあもちろんこれは悪手。理想は1、2で対応するこです。
どうしても1、2が上手くいかない場合や常に忙しい場合の最後の手段です。
原則は1、2の順番で効率化を進めていくことをお勧めします。
さらにキャパオーバー戦法は体力と精神力を大幅に消耗しますので、仕事のミスのリスクが高まります。1週間程度の短期決戦でやる以外はおすすめしません。
編集後記
ワクチンの３回目の接種を先月したのですが、それ以来どうも患部のシコリというか痛みがあります。妻の職場の方も同じようなことを言っていたそうです。
もしかしたら何かしらの副反応の残りなのかもしれません。
政府は４回目は接種を進めたいよですが、熱は出るし腕の痛みは長引くし４回目はどうするか考えものですね。。。
そしてそれに釣られるように、肩から首筋にかけて凝りが出たり困りものです。
ということで、こんなものを購入してしまいました(笑)
Amazonのレビューも上々でした。
子供の頃、父が使っているのを見ていたので、まだ29とはいえ、なんだか随分と歳をとった気分です。
というか結構強い設定でやっても大丈夫になってしまった自分が怖い・・・
「叩く・揉む・押す・さする」の揉み方と「肩・足裏・ふくらはぎ・腰」の部位といた感じで、色々な部分をマッサージできるようで、少し肩凝りが楽になった気がします！
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今日は仕事と効率化について考えてみたいと思います。