社員さんや外注さんへの指示の出し方って悩ましいものです。

• どうも指示がちゃんと伝わらない
• 必要なことはちゃんと伝えてるんだけど

こういう指示の出し方や伝わり方に対する悩みは尽きません。

私も同じように悩んでいました。

「指示の出し方にはある程度やり方がある」ということを経験で学んできました。

あなたは絶対NGな指示の出し方をしてませんか？
そのやり方だと、絶対に伝わりませんよ！

ということで今回は、

指示が伝わりにくい

という悩みにフォーカスして、「これやると伝わりにくいよね」というお話をしていこうと思います。

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

そもそと指示が伝わらないというのは、相手側ではなくこちら側の問題ということを考えなければなりません。

受け入れ難い事態ですが、私自身も「もしかして、指示の仕方が悪いんじゃね？」という事実に気がついた時には

「いやいや、そんな馬鹿な。俺はちゃんと説明しているぞ」

そんな気持ちになりました。

しかし、現実に指示が伝わらないという状況を踏まえると、伝わらない原因は「聞き手である相手」か「話し手である自分」のどちらかにしかありません。

となると相手がこちらの話を理解できないのではなく、相手に伝わる言い方が出来ていない

つまり「自分が悪い」

そういうことになるわけです。

もちろん相手が何か心配事があって話に集中できていない、そんなパターンもありますが、それは例外なのでいったん置いておきます。

NGな指示の出し方「自分の思考順に説明」

社員さんや外注さんなどに指示を出す場合、絶対やってはならない指示の出し方があります。

それが、自分の思考順に指示の説明をすることです。

例えば、、、

ここから2本先の道路を右に曲がって
そこから1本先の道路を斜め左に
・・・・・・

〜略〜

・・・・・・
それで、その先に郵便局があるから、そこへ行ってこれ送って来て。
あ、そうそう送り先だけど、、、

こんな具合の話し方です。

どうでしょう、いきなり「例えば、、、」と言われてごちゃごちゃと説明。

「こいつはいったい何が言いたいんだ？」

そういう思いが頭を巡りませんでしたか？

この「自分の思考順に説明する」というやり方には致命的な問題点が２つあります。

致命的な問題点①：目的が不明確で聞き手が迷子になる

思考の順番通りに説明をすると、聞き手が迷子になります。

• この人は何を言いたいんだろう？
• この話は全部聞いておかなきゃまずいのかな？
• どの部分が重要な情報なんだろう？

こういうことが頭に浮かんで来ると、途端に聞き手側は迷子になります。

相手の話を聞いているようで、自分の中で湧き上がる「？？？」という思いに意識が向いてしまうからです。

そう、相手の話を理解する上で大切なのは「何の話か」という「話の目的」なわけです。

先程の例で言えば「郵便物を送って欲しい」という話ですね。

「郵便物を送って欲しい」

これが分かれば「ああ、郵便局に行けば良いんだな」ということがわかります。

すると、「どこにあるのか、行き方を聞かなきゃ」という気持ちになり、話の要点が見えて来るわけです。

致命的な問題点②：話の途中で補足情報が”異様”に増える

自分の思考順に話ことの致命的な問題点の２つ目は、補足情報が”異様”に増える点です。

思考順に話すということは、その指示の全体像が私たち自身の頭の中に描けていない状態で起きます。

この状態で人に話すということは、

• よく言えば説明
• 悪く言えば思いつき話

ということになります。

すると

• あ、ここはミスしやすいから気をつけてね
• そう言えば、ここは○○さんがやるって言ってた
• ここはまだ分からないから保留で
• さっきのミスの多い部分は、こっちの資料に

・・・・・・・

こういう風に、大切そうな情報が頭をよぎり、補足情報をドンドン聞き手に渡すことになります。

こんな話し方って、しちゃったことありませんか？

私はよくありました(注意してるけど今でもある)。

しかし、これでは重要な情報が埋もれてしまいます。

ただでさえ思考順の説明のせいで「目的がよくわからない」指示を聞いているのに、情報量が多くなれば必然的に聞き手が迷子になります。

問題点①と合わせ技一本です。

相手は話を聞いているフリをして、今日の夕飯のことを考えてます。

もちろん補足情報は大切ですが、増えすぎるのでやめましょう。

指示が伝わる話し方はどうすべきか？

これは次の３つのポイントに注意すればOKです、

1. 1.「目的」から話す
2. 2.話す内容の概略を伝える。
3. 3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

1.「目的」から話す

これはもうここまで読んでいる方であれば問題ないと思います。

まずは指示の目的から話しましょう。

今からされる指示の目的が分かれば、聞き手も何を意識して聞けば良いかが分かりやすくなります。

先程の郵便物の例で言うと、、、

「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

これが指示の目的です。

2.話す内容の概略を伝える

続いて、これから話す内容の概略を伝えます。

概略というと小難しいですが、要するに目的を達成するための手段とその関連情報です。

郵便物の例で言えば

• 送り先はどこなのか？
• 送り方は何なのか？(速達なのか？)
• 郵便局はどこにあるのか？

そんな感じです。

3.今すぐ伝えなくても良い情報は一切伝えない

最後がこれです。

今すぐ伝えなくて良い情報とは、その仕事をしてもらう際に最低限これだけは伝えないといけない状態です。

つまりそれは、目的と指示の概要なわけです。

今すぐ伝えなくて良い情報は、やっているうちに質問されるまで放置で構いません。

指示で伝える情報には、大きく分けて３つのタイプの情報があります。それは、

1. 業務のために最初から必須の情報
2. 最初の指示段階では不要な情報
3. そもそもいらない情報

です。

③は論外ですが、②については取り扱いに注意が必要です。

例えば、②の情報を最初の指示段階で伝えると言うことは、数ページ、数十ページに及ぶＱ&Ａをいきなり説明するのと同じです。

Ｑがない状態で、勝手に想定したＱとこれに対するＡをバンバン投げつけられても困りませんか？

ＱがあるからＡが欲しくなるわけです。

そしてＱの大半は、実際にその仕事に手をつけてみて初めて浮かぶわけです。

その中には、

• 自力で解決できるもの
• 自力では解決できないもの

が出て来るわけで、この「自力では解決できないもの」を自分で見つけて質問されるまでは、こちらから情報を伝える必要はありません。

伝わる指示の構成

ここまで、指示が伝わる話し方の３つのポイントについてお話してきました。

それのまとめです。

◾️指示の目的から話す
「これを郵便局から送って欲しいんだけど」

◾️指示内容の概略を伝える
「だからこれから送り先、送り方それと郵便局への行き方を教えるね」

◾️指示内容を伝える
「A山商事さんに、簡易書留で送ってもらえる？」
「あと領収書もらって来てね」
「郵便局の場所だけど、○○駅前のコンビニ横だよ」

◾️今伝えるべきじゃない情報は伝えない
「行く途中や郵送の時に困ったら連絡してね。」

こんな具合です。

可能なら指示はテキストベースにする

私は日頃から、仕事の指示はテキストベースで出すと良いというお話しをしています。

こういった指示を伝わりやすくするためには、やはりテキストベースの方が良いですね。

理由は、口頭だと漏れやダブり、「あ、そうそう」みたいな追加情報の問題があるからです。

テキストならコンパクトな内容に出来ますし、定期的に頼む内容であれば使い回しができます。

マニュアルを作る叩き台にもなるので、とっても便利です。

関連記事まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

2022.07.16

以上、

【要注意】社員・外注に指示が伝わらない？絶対やってはいけない指示の出し方

でした！

編集後記(兼、息子・娘の成長記録)

グズグズした天気がやっと回復した土日でした。
来週はまた雲が増えるようですが、、、

そんなせっかくの好天気にも関わらず、しっかり熱を出す息子。

父はそろそろ外に出掛けたいよ・・・

散歩は来週にお預けですね。

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うちは忙しくて効率化の方法なんか考えている場合じゃないんだよ！

そういう方におすすめの方法です。

堅苦しく考えず、気楽にやるというのも手だったりします。

まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

また、ムダな時間を使いますか？

あなたの時間は有限です。

無駄は削って、効率化を進めていかなければいけません。

一方で、「何から手を付けていけば・・・」という方も多いと思います。

そういう場合、まずは仕事の指示をメールやチャットで出すようにしましょう。

「なぜメール・チャットなのか？口頭の方が早くない？」

こんな声も聞こえてきます。

しかし、それでも私はメール・チャットを推していきたい。

その理由は、口頭指示には効率化を妨げるとある問題点があるからです。

口頭指示は効率化する上で○○が問題

さて、あなたは口頭指示は効率化する上でどんな問題があると思いますか？

もし時間があれば、１０秒くらい考えてみてください。

・・・・

・・・・

・・・・

考えていただけましたでしょうか？

では、私の思う問題点についてお話していきます。

私は、口頭指示には次のようなリスクがあると思っています。

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

パッと一言で済むようなことであれば口頭でも問題ないように思いますが、これだけのリスクがあります。

そしてこの3つのリスクを発生させる共通の原因が「伝えた内容が記録に残らない」という点です。

こいつこそが犯人です。

どうにかしないといけません。

メール・チャットを使った指示で業務効率化

口頭指示の問題点が「伝えた内容が記録に残らない」という事だと言うお話しはしてきました。

では、この問題を解決するとどのようなメリットがあるでしょうか？

もちろん

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

といった口頭指示で起きる問題は解決されます。

さらに、ここが今回の目玉なのですが、「メール・チャットは記録に残る」ということは、「繰り返し使える」ということです。

この「繰り返し使える」ということが、業務効率化の第一歩です。

例えば、月次の業務を毎回手の空いている人に口頭でお願いしている場合を考えてみます。

毎回その時に手が空いている人に頼むと言うことは、同じ指示を毎月しなければならないということです。

指示に10分、担当者が理解できなかった部分の確認に10分、そんな具合にあなたの時間がなくなっていきます。

たった20分ですが、貴重な20分。

うっかり伝え漏れをした場合には、さらに時間を消費することになります。

これを無くす唯一の方法がメール・チャットでの指示です。

メールやチャットといったテキストでの指示であれば、一度出した指示をコピペで使いまわすことができます。

ちなみにテキストベースでの指示を出すメリットについては、こちらの記事でお話しています。

良ければ参考にしてみてください。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

メール・チャット指示の構成例

メール・チャットで指示を出して、今後も使いまわすような場合には、ある程度フォーマットを固定する必要があります。

その理由は３つです。

• 読み手が誰であれ、ちゃんと伝わる構成です。
• 指示を受ける側がフォーマットを見慣れる。
• 同じ構成なので指示を出す際の手間が減る。

こんな理由から、私はフォーマットを極力揃えるようにしてます。例えば次のような感じです。

【仕事のテキスト指示のフォーマット】

こんな具合で、指示をどんどんテキスト化することで、過去の指示を繰り返して使えるようになります。

また、繰り返し使うことでいつも上手く伝わらないポイントがわかるようになってきます。そうすることで、

• どうすればサクッと伝わるのか？
• ミスなくやってもらうのに適切な表現は？

という文書の工夫につながるわけです。

さらに、これを先に進めると、そのテキストデータをもとにマニュアルを作る叩き台になるというメリットもあります。

いずれにせよ、わーっと口頭で指示するのをやめて、文書で指示を出すようにすると後々楽になってきます。

編集後記

梅雨明け宣言後に、まるで梅雨かのような天気が続くことがここ数年多い気がしません？

なんか梅雨明けと言われたのに、毎日曇ってグズグズした天気が続くのは、あまり良い気分じゃないですね(笑)

まあ、ダムの水の補給になるのかもしれないし、農作物のことを考えれば良いんでしょうけど。

天気予報的には、明日は少し天気が回復するようですが、早くすっきりした青空がみたいものです。

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在宅勤務、リモートワークなんて言葉がかなり浸透してきていますが、社長の会社ではどうでしょうか？

NTTが原則在宅というニュース記事が出ていました。一方で、テスラでは逆に出社命令が出るかなど、なんか逆の流れのような状態です。

たまたまNHKでNTTのニュースが出ていたので、少し考えてみました。

私のも監査法人でフルリモートで働いていたので

• 在宅勤務が向いている仕事
• 逆に在宅勤務が向いていない仕事

このあたりを実体験とともにお話しようと思います。

在宅勤務が進んで来たが、GAFAやテスラは出社に戻している

6月18日付のNHKのネットニュースで、こんな記事が掲載されていました。

「勤務場所は自宅」「飛行機で出社OK」NTTが来月から新ルール

従業員の働き方を原則、テレワークにする方針を打ち出していたNTTは、来月から制度を見直し、勤務場所は自宅を基本とし、出社する場合は「出張扱い」にするという新たなルールを導入します。働き方を抜本的に変える巨大企業グループの動きはほかの企業にも影響を与えそうです。

「勤務場所は自宅」「飛行機で出社OK」NTTが来月から新ルール | NHK | 働き方改革

これまでは原則テレワークでも、在宅勤務には申請が必要だったようです。これに対し、今後は申請不要で出社は出張扱いのテレワークとするようです。

どこに住んでも良いことになったとのこと。

まあそれはそれで自由度が高まってきて良いなと思う反面、気になる情報があります。

それがGAFAやテスラはオフィスの増床を進めているという点です。

GAFAやテスラはオフィス勤務の重要性を意識している？

テスラCEOのイーロンマスク氏が従業員に週40時間の出社を求めました。これは記憶に新しいと思います。

少し古いですがAmazonの話です。Amazonは2020年8月に、約8・4万平方メートル拡張するとしていました。

続いてgoogle。2021年に全米各地でオフィスとデータセンターの新増設に70億ドル（7700億円）超の投資を行う計画を公表していました。

Meta(Facebook)も同様です。

5〜10年で従業員の半数が在宅になるとの見通しを立てはいます。

それでも、マンハッタンの歴史的建造物として知られるジェームズ・ファーレー郵便局のビルの一角（約6・8万平方メートル）をオフィスとするそうです。

Appleも2017年にカリフォルニア州クパチーノに約71万平方メートルもの新本社屋「アップルパーク」を構築しています。

いずれもコロナ禍でもオフィスの重要性を意識しているわけです。

もともとリモートの少なかった日本とは対照的な動きのように思います。

【経験談】仕事内容によって在宅勤務は向き不向きがある

私は監査法人に勤務していた際に、フルリモートで仕事をしていました。

必要がない限りは出社もしなければ、クライアント先にもいかないというものです。

この経験を通じて、仕事の内容によって在宅が向いている仕事とそうでない仕事があることがわかりました。

ちなみに紙は全部PDFとかにしていたので、紙の有無は特に関係ありません。

作業や一人で考える仕事は在宅勤務が向いている

例えば

• 監査で入手した資料をチェックする
• 監査調書を作成する
• 各種資料を作成する
• スケジュールを考える
• チーム編成を考える

こういった作業や一人で考える仕事や、少しオンライン会議をするだけで済む仕事は在宅がとても向いていました。

このような仕事の場合には、在宅でもストレスなくスムーズに進みます。

教育やアイデアが必要な仕事は在宅勤務には不向き

一方でリモートワークが向いていない仕事というものもありました。

• 新人の教育やサポート
• チーム全体でアイデア出しがいる仕事

こういった、「単純化しづらい。」「口頭の説明よりその場でホワイトボードがあった方が良い仕事。」は在宅勤務が全く向いていませんでした。

なんせちょっとホワイトボードに図を書けば済む話を、口頭にしたり手元のメモ帳に書いて画面越しに説明する必要があるわけです。

またオンライン会議では、隣の人との目配せなども出来ません。さらに、一人が話している時に被せて話すのが困難です。

そうすると対面で話すよりも

• 音声が聞こえ難かったり
• 会話しづらい

という難点もあります。

一対一ならともかく、複数にでアイデア出しをするためにある程度議論をしっかりする必要がある場合には本当に不向きでした。

人間のコミュニケーションは仮想空間では代替不能

ゴリラ研究の第一人者で、京都大学前総長山極寿一氏は次のよう述べています。

「移動、接触を通じて人間同士の信頼感や共感が醸成され、それは仮想空間でのコミュニケーションツールでは代替できない」

仮想空間をオンライン会議に置き換えて考えてみましょう。そうすると確かに現在の仮想空間技術では、実際に会って行うほどの高度なコミュニケーションは取れません。

私が感じていたやりづらさもそこにあったわけです。

GAFAやテスラが行っているオフィスの増床計画。対面でのコミュニケーションの重要性を良く知っているからこそなのでしょう。

編集後記

しばらく触れていませんでしたが、朝顔くんはその後順調に目を出して10本ほどになりました。

間引いたのを捨てるのは可愛そうなので、ペットボトルの鉢を作って植え替えてあげてみました。

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私は日頃から「電話好きじゃない」というお話をしています。

今日は、

• メールは極力やめたいけど、電話も必要なんだよなぁ・・・
• どういうタイミングでメールを使うべきかよくわからん
• 電話とメールの使い分けってどうしたら良いの？

そういう疑問にお答えする内容を考えていこうと思います。

私がメールと電話（オンライン会議）をどのように使い分けているのか、参考になれば幸いです。

メール・電話・オンライン会議の使い分け

私は電話が好きではないので、やりとりは原則としてメールを使用しています。

しかし、実際には使い分けています。

その使い分けが難しいんだよね！という方向けに、私がどう使い分けているか？についてお話します。

電話と表現していますが、ZoomやTeamsを使用したオンライン会議は同じものと考えています。

ちなみにメールのメリットについてはこちらの記事で解説しています。

関連記事電話はマナーなのか？メールの方がメリットが多い

2022.03.17

メールと電話の使い分け(メール編)

メールを使うのは、次の様なケースに当てはまるときです

1.記録を残したい場合

例えば資料の依頼にせよ、受発注のような処理にせよ、メールを送る事で記録が残ります。

自分自身の備忘にもなりますし、万が一「そんなの聞いてない！」と言われた時に

メールに書いてますよ！と言えますので、言った言わないの水掛け論になりません。

もちろん黒塗りメールのような読み手を考えていない様なメールでこんな主張するのはNGですが。

いずれにせよ、記録が残るという点で自分自身の仕事の管理の都合上も便利です。

あれ、連絡したっけな、、、

こんな不安からも解放されます。

原則メール派なので、メールの送信履歴がないと冷や汗ものですけどね。

2.情報を送りたい場合

次に情報を送りたい様な場合です。

• 資料依頼リスト
• 対応をお願いしたいリスト
• 何かの日時や場所の連絡

こういった情報を送る時は100%メールです。

情報を相手に伝達するときには、次の2点が大切だからです。

• 情報を漏れなく相手側に送る事
• 相手側が漏れなく情報を受け取る事

電話の場合、口頭で話しながらのため伝え漏れのリスクがあります。また伝え漏れたという事実に気がつけません。

また、手元にメモを用意して伝えても、相手が必ず全てをメモしてくれるかどうか？もいうリスクも残ります。

そういう意味で、確実に情報を送り、相手が受け取れるメールは情報を送る時にはなくてはなりません。

3.急ぎでやり取りしたくない場合

電話をかけてしまうと、その場で別件の話になってしまうことがあります。

また、そういえば、、、

というふとした疑問に急いで答えなければならないこともあり得ます。

このように、後ろの仕事が詰まっていたり、急ぎで対応をしたくない時はいったんメールを送る事にします。

メールと電話の使い分け(電話・オンライン会議編)

メールの使い方に記載の通り、情報の伝達手段として電話やオンライン会議は基本的に使いません。

これらを使うのは「緊急性が高い」「メールの補足説明が必要」といったケースです。

1.緊急性が高い場合

言わずもがな、メールを読んでもらっているのを待っていると大変な事になるようなケースです。

とにかく今すぐに連絡しないと困る場合には電話を掛けます。

極力そういった業務が発生しないよう管理していますが、何が起きるかわからないのがビジネスの世界。

突発的な事象で緊急事態ということは必ず起きます。

このような場合に「メールのが効率的で〜」などとわけのわからないことを言っている場合ではありません。

緊急事態では電話の方が効率的です。

2.メールなどの補足説明が必要な場合

緊急性が高くない場合で、専門的な内容をメールに書くと逆な非効率な場合に電話を使います。

電話やオンライン会議での説明では、メールの説明より多くの例え話やイメージを伝えることができるメリットがあります。

電話や会議の日時を決め、その時間帯に連絡をすることでお互いの時間を奪う事なく行えるメリットがあるわけです。

このように、メールだけではどうしても伝わりにくい内容については日程調整して10分15分で説明を行います。

迷ったらメール

ここまで読んでいただいたことで、メールと電話の使い分けをどうするか？

というものが何となく伝わったと思います。

ただ、迷ったら相手の時間を強制的に奪うのないメールにしておきましょう。

まあほとんどの場合「緊急か？」だけを判断軸で考えれば、難しく考えことはありません。

NOならメールです。

補足が必要な事であれば、とりあえずメールでさらっと概要だけ書いて

「補足説明があるので時間合わせて会議しましょ」

これで良いわけです。

もちろん電話には電話のメリットはあります。

関連記事【ビジネス】電話は無駄論者が見落としている重要なポイント

2022.05.12

編集後記

今日は出張ででかけていました。

出先では、インボイス対応だったり電帳法対応についてどうしていくか？

みたいなお話を簡単にしてきました。

実務上、わりと大変な内容なので情報提供や実際の業務の構築のお手伝い業務が増えています。

どうなることやら・・・という感じです。

投稿 メール・電話・オンライン会議の使い分け。迷ったらメールの習慣 は 経営参謀 に最初に表示されました。

少し前にたまたまインスタでExcelスキル系の投稿を見たことで、最近はよくおすすめにExcelスキル系の投稿がよく表示されます。

便利なので参考にしていますが、中には「その仕事いるのかなぁ」みたいなものもあります。

ちなみに、Excelを使える人が増えることは良いことです。

ただ、Excelにこだわりすぎるのは困りものだよね、、、

というお話をしていこうと思います。

Excelは便利なツール

まず、Excelというのは非常に便利なツールです。

表計算ソフトとしての使い方は当然ながら、簡易的なデータベースとしても使用可能です。

マクロを駆使することで、バックオフィス業務で出来ないことって実はほぼないんじゃないの？

そう感じるくらい様々なことができます。

• 市販のシステムが必要というほどでもない
• 独自開発するのコストが高い

こんな場合にはExcelは大活躍します。

ただ、便利すぎるが故に「なんでもできてしまう」という弱点があるわけです。

インスタでよく見る「Excel術」

インスタでExcelのショートカットだけじゃなくて、関数なんかの解説がよく投稿されています。

私自身もExcelは結構得意なのですが、なるほどなと参考にさせて頂いている投稿も多々あります。

• 知らなかったこと
• 使ってなかった機能
• 思わぬ活用法

こういうものはとても勉強になります。

しかし、「こうやれば早くやれるから定時退社できるよ」的な投稿(※)を眺めていて、ふと思うことがあります。

そもそもその業務いるの？

と。

※例えば「こんな表を作るのに、こういうコピペしてませんよね？」→「関数or条件付き書式で〜」的な投稿

もちろん解説なので、実際にそれを業務で全く同じように使っているとは思いません。

それに、あくまでインスタでのExcelの使い方やポイントの解説なので、実際に業務としているのかいらないのか、そういうことを趣旨にしていないのだと思っています。

しかし、インスタにExcel関連の解説が作られ、見られているということは、実は世の中にはそういう業務が多くあるということです。

「おお、これで効率化や！」

と思ってしまうのはあまり良くありません。

便利なツールを使って効率化するとその仕事自体がいるのか、いらないのか、こういうものが曖昧になってしまいまうからです。

私も昔、「おお！便利！」と思ってやっていた仕事が、少しして「これ、よく考えたらそもそもいらなくない？」と言われてしまうことがありました。

だからこそ「この仕事はそもそもいらなくない？」とちう視点を忘れちゃいけないわけです。

この仕事そもそもいらなくない？の視点を忘れない

ということで、便利な技を覚えた時には、その技をそもそも使う必要があるのか？

これを考えるのが大切です。

例えば「同じセルに入った氏名で簡単に分割する方法」みたいな技を知った際に

よし、これで簡単に分割できるようになるぞ！

と思うだけなのか

• 同じセルに入らないように設計するには？
• そもそも何でこんな資料を作る必要があるんだったっけ？

みたいな、「そもそもこの仕事いるんですかね？」的な思考を持っているのかで、随分とその後の様子が変わります。

前者は「ほら、こうやると便利だよ」と必要度の低い業務が効率化しているだけになってしまっています。

一方で、「この仕事いるの？」という視点があれば、必要度の低い業務は無くなっていきます。

実はこっちの方が効率的です。

「チェックリスト消えない問題」でお話していますが、こうやることで、無駄な業務が消えていきます。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

編集後記

そういえば、事業復活支援金の締め切りが延長になりました。

コロナが原因で売上が30%以上減っている場合、個人も法人も給付が受けられます。

若干判定方法が煩雑ですが、6ヶ月×3年分も比較する月があるので、意外と該当する可能性がありますよ。

もちろん新型コロナが原因の場合ですけどね。

投稿 【Excel】インスタ知識で非効率な業務が残るリスク は 経営参謀 に最初に表示されました。

やらなければならないけど、今すぐやる必要がないことってつい後回しにしがちです。

いわゆる雑用的なものなのですが、ついつい先送りしてしまいます。

私自身も、そういった類のものをパッとやるのが元々苦手な性分です。

• 雑用が面倒な理由
• 雑用先送り癖はビジネス上リスクあるよね
• 煩わしくても先送りしない方法
• 面倒くさいって意外と大切

こんな感じでお話していこうと思います。

今日はいったん自分の事を棚の上に放り投げます(笑)

面倒な雑用が出来ない理由

恥ずかしながら、私は結構このタイプです。

例えば、こんな感じのもの。

• 机の上に資料を散らかしたままにしてしまう。
• 届いた郵便物を置きっぱなしにしてしまう。
• 切れた電球を放置してしまう。

言ってしまえば、ちょっと頑張ればすぐできることなわけです。

しかし中々できません。

面倒だからです。

おそらく、ちょっと手を動かすのがわずらわしいな、、、と感じるのが理由です。

そのままでもさほど問題が生まれないから先送りしてしまうわけです。

面倒な雑用は克服しないとビジネスでやらかす

たまに雑用は人にやらせておけば良い。自分の時間単価を考えよう。

こういうことをいう方がいます。

たしかに私も共感する点ではあります。

なぜなら私がやる必要がない仕事で、誰かがやってくれるのであれば頼めばよいからです。

しかし、この雑用を面倒くさがるクセがつくのはビジネス上結構危険なんじゃないかと個人的に思っています。

雑用を「俺の仕事じゃない、誰かがやれ」と放置することで、このフットワークの軽さを失う可能性があるからです。

また、ちょっとしたことに対する違和感というか、嫌な状態を察知する能力も落ちてしまうかもしれません。

経営をしていく上で、フットワークの軽さや現状に対する違和感を察知する能力は大切で、面倒と感じる前にぱっと動く・変な環境に違和感を覚える癖をつけておく必要があります。

雑用ばかりこなしていつも時間がないという状態はどうかと思いますが、、、

自分でやらないという観点では、社長の場合パッと「電球変えといて！」と指示を出すでもOKです。

放置しないようにしたいものですね。

煩わしくても先送りしない3つのポイント

さて、自分のことを盛大に棚に上げて偉そうに語ってきました。

私自信も、この面倒な雑用を後回しにする癖をなんとかしたいと思って、いくつか実践していることがあります。

同じような悩みを抱えている方の役に立てば幸いです。

1.その雑用にかかる時間を意識する

まず、面倒な理由は「どれくらい時間がかかるかよくわからない」という点があります。

実際は大した時間はかからなのはわかるのですが、具体的にどのくらいという明確なイメージがありません。

そこて強引に時間を決めつけるという手法です。

電球の交換であれば

• 予備の電球と踏み台を取ってくる
• 切れた電球を取り外す
• 新しい電球を取り付ける

という手順がありますが、考えただけでも面倒くさいです。

このように「作業”内容”」をイメージすると、急に面倒になりますので、「作業”時間”」のイメージに切り替えます。

ということで、電球交換なら5分だなと決めつけてしまいます。

こうすることで、5分で終わらせるというタイムリミットのイメージが頭にできます。

また、5分なんてちょっとトイレにいってくればあっという間に過ぎる時間ですから、さほど面倒ではない事にきがつきます。

電球がない場合、、、

新しい電球を取りに行ったら電球がない！

こんな場合もあるはず。

そしたらもう決まっています。

2分で買うと決めます。

いやいや、買いに行くのにはもっと時間が、、、

と思ったそこのあなた！

甘い！

Amazonでポチるだけです。

それだけで終わりです。

届いたらさっと取り付けるだけにしておきます。

注文を後回しにすると、どんどん後回しタスクが増えてしまいます。

2.気がついた時に動く、考えない5秒ルール

先ほどは作業内容ではなく作業時間のイメージをというお話しをしました。

次のポイントは、「気がついた時に動く、考えない」というものです。

気がついた瞬間「5、4、3、2、1、Go！」と一気に動き出します。

この5秒ルールは、元ニューヨーク州の弁護士であったメル・ロンビス氏が提唱した方法です。

この5秒ルールを少し取り入れてみるという手法もありなわけです。

脳はいつもと違うことをしようとすると、非常ブレーキを掛けるようになっています。

野生の世界で生き残るための機能です。

しかし、野生で生活することのない現代において、この非常ブレーキはやっかいなもの。

あ、電球が切れてる、、、

そう思ったら何も考えずに「5、4、3、2、1、GO！」で動き出せば、大概のことはなんとななります。

今辺は、決断力を鍛えるのにも役に立つんじゃないかなと個人的には思っています。

関連記事決断力の磨き方。なんでも即断即決する練習法

2022.03.28

3.面倒な雑用が生まれにくい環境を整える

さて、最後はこれです。

そもそも雑用などなければ良いわけです。

電球なんか変えずに済むならそっちの方がずっと良いですよね。

そのために、面倒な雑用を最小化するようにします。

例えば電球ならLED電球に変えれば、基本的に10年とかいう単位で交換が必要なくなります。

仕事であれば、手入力をしている作業をどうやったらなくせるのか？

こういう観点で考えます。

極力自動かつ単純に処理できるようにするわけです。

経理処理が面倒なら、自動でデータが入ってくるようにクラウド会計を使う

システム間のデータ移動を自動でおこなえるようにする

こうやって少しずつ、面倒な雑用を消し込んでいきましょう。

面倒だと思う気持ちは大切

さて、以前にもお話したことがあるのですが、面倒だと感じる気持ちは大切です。

世の中的には面倒くさがりはダメだという風潮があります。

しかし、私はそんなことはないと思います。

（私が面倒くさがりだからという理由では、断じてないですよ）

面倒だと感じるということ自体が、何か改善できることがあるかもしれないという気づきにつながるからです。

現状に面倒くささを感じていない人には、永久に到達することができない高みにいるわけです。

ただの面倒くさがりは良くありませんが、「面倒くさい→じゃあどうする？」という思考パターンを持つクセをつけるのって結構大切だと思います。

編集後記

最近息子がいわゆるイヤイヤ期的なものに突入したようです。

なんでもイヤイヤ言うというよりは、こうしたいと思ったことが出来ないことが気に入らない模様。

喋れるんだから、いきなり泣かないで「これしたいよ」と言ってくれればよいのですが・・・

それができれば本人も苦労しませんかね(笑)

まあこれも成長の一環なわけですから、非常に腹立たしいことも多いですが、親として見守ってやらねばなりません。

投稿 面倒な雑用、わずらわしくても先送りしない３つのポイント は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日は、私が個別コンサルの面談を実施に気をつけている5つのポイントについてお話していきます。

こういうスタンスでやっているというのが、伝われば良いかなと思ってます。

【個別コンサル】面談時に気をつけている5つのポイント

1.相談者の悩みの裏を掴む

まず、これはコンサルに限らずどんなことにも大切なことです。

• 経営
• 資格試験
• 家族関係
• 友人関係
• 会社の関係

人は、こういったさまざまな悩みを抱えていますが、それの全てに共通することです。

悩みには、言葉として表面に浮いてきている悩みと、実際の悩みがあります。

友達に相談して、「たしかにそうだ！」と全く異なった視点に納得したことはありませんか？

このように、自分自身で裏にある本当の悩みに気がつく事は結構難しかったりします。

私も、あなたもです。

だからこそ、面談時には相談者の発言の裏にあるものは何か？

これによく注意を払って行かなければなりません。

例えば「返済で資金繰りが苦しくて困っている、、、」という相談があったとします。

これに対する本質的な解決策が、返済期限延長や金利の交渉とは限らないわけです。

そもそも借入を返すのに十分な売上がないのであれば、返済期限を伸ばそうが、金利を見直してもらおうが関係ありません。

100返すためには、返済期限内で100+利息分の売上が最低限必要なわけです。

そして、売上げ上がらない理由も多岐にわたります。

こういうものは、しっかり話を聞いて行かなければなりません。

関連記事社長の悩みの解決法。ググれる悩みは本質的な解決にならない

2022.03.31

2.最終的な答えを出すのは相談者自身

お金をいただいておきながら、「答えは自分で出せ」というのは少し無責任のように思われるかもしれません。

ただ、自分で気がつき、自分で納得したことでなければ人は全力で取り組むことはできません。

コンサルタントが言った通りにやって、成功したとしても、たしかに成果は手に入りますが、自分自身の成長には繋がらないと思います。

これについては、「経営者に必要なのは相談相手」という記事でもお話しています。

関連記事経営者に必要なものはコンサルタントではなく相談相手

2022.04.03

また、全ての答えを私が出せると思うことは驕りだと思っています。

世の中には知ってることに対し、知らないことは想像もつかないくらいあるわけです。

それを考慮せずに、「こうすれば良い」という答えを提示するのは無責任です。

ということで個別コンサルでは、何が悩みなのか一緒に考え、一緒にどうすれば良いか考えていくという方針にしています。

3.「失礼な質問かも」と思わないようにする

これは1の「悩みの裏を掴む」でお話した内容と近いものです。

私側の心の持ち方といった方が分かりやすいかもしれません。

質問をする際に、込み入った内容だったりしてもしっかりと質問するようにしています。

失礼かも？と思って質問しないと、本当に悩みを解決するために必要な情報を得られなくなってしまいます。

個別コンサルとして報酬をいただいている以上、悩みの解決の糸口をつかまなければならないからです。

また、一度そのように萎縮すると、全てが「失礼かも？」と気になるようになって、まともに質問が出来なくなってしまいます。

私は何も気にせずズケズケと色々な質問が出来るタイプではありません。

なので、こうして「失礼かも？」と思った時こそ一歩前進する癖をつけています。

もちろん答えたくないものにはお答えいただく必要はありません。

関連記事【目上の人との話し方】正しい言葉遣いより丁寧さを重視する

2022.03.30

4.性格的な相性が悪そうであれば、断る

話をしていて、相性が悪そうな人という方は必ずいます。

• 電話「しか」使わない
• いつもアポ無し
• 期限ギリギリ
• 約束を守らない
• 無理に上下関係を作ろうとする
• 無理な節税に走ろうとする

こういった極端な合う合わないというものもありますが、話していて「なんか合わないな〜」という人のことです。

もちろん100%その勘が当たることはありません。

とは言え、普通の人間であれば初めてあうときは取り繕っているもの。

その取り繕った状態でも「なんか合わない」と感じる方の場合、申し訳ないのですがお断りすることがあります。

友人関係であれば、テキトーな距離感を保ちつつまあそれでも付き合うということもあります。

しかし、ビジネスの場においてはお金のやり取りがあるわけです。

そして通常、どちらかだけが「合わない」と感じることはないので、お互いにそう感じつつお金をいただくのは逆に失礼だと思います。

ブログを読んでお問い合わせ頂いた方は、私がどういう人間か、おおよそご存知です。

ブログを読んで「こいつは合わない」と思えば、当然お問い合わせはしないわけです。

私に合って「川畑とは合わない」と思うのはその方にとって時間の無駄です。

とすればブログも、お互いのためになっているわけです。

もちろん「ブログ読んでから問い合わせろ！」なんて怒ったりしませんよ(笑)

5.適切な報酬をいただくようにする

「適切な報酬をいただくようにする」これは結構重要なポイントだと思っています。

売上が欲しいがために、安くするということはサービス業では割とよくある話。

しかし、原価が存在する商品の販売業と異なり、サービスという原価の不明確なものを売っています。

「100円で作ったものを通常は300円で売るけど、250円でも利益が出るから割引しておこう」こういったことは、商品を販売している場合にはできます。

一方で個別コンサルのようなサービスの場合事情は異なっており、原価というものは事実上ありません。

しかし困ったことに「心の原価」というものがあります。

「このサービス提供にはこれくらいの報酬が欲しい」これが心の原価です。

例えば「本当はこれくらい欲しいけど、仕方ない、、、」と安くしたとします。

こういう思いで売った場合、100円のものを90円で売ったのと同じ状態です。

すると「割に合わない」とか「安いのに」みたいな気持ちが頭をよぎる可能性は否定できません。

勝手に安く売っておきながら、そんな状態でお金をいただき、お客様に対し「割に合わない」なんて思うのは失礼です。

「割に合わない」と感じた瞬間から、常に心は赤字ですから仕事もつまらなくなります。

当然サービスは劣化します。

それを避けるためにも、適切な報酬をいただくようにしています。

【個別コンサル】気を付けている５つのポイント-まとめ

以上、私が個別コンサルの際に気を付けていることでした。

1.相談者の悩みの裏を掴む
2.最終的な答えを出すのは相談者自身
3.「失礼な質問かも」と思わないようにする
4.性格的な相性が悪そうであれば、断る
5.適切な報酬をいただくようにする

編集後記

今日も夕方頃から曇りになって、空が暗くなってしまいました。

冬と違って2〜3日ずっと良い天気が続くことがないのが残念です。

やはり毎日スカッと晴れていると気持ちいですからね。

明日も晴れ予報なので、1日通して晴れてくれたらな~なんて思っています。

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経営者は24時間、365日が仕事です。

経営をするとはそう言う事ですよね。

クライアント対応や会食、社内の問題解決などやるべきことは無限にあります。

そうするとついつい自分の時間(ひとり時間)の確保が後回しになってしまいます。

今日は、経営者のひとり時間について考えていこうと思います。

ひとり時間とは？

文字通りひとりの時間です。

ただひとりでいるという状態と言われてもピンと来ないかもしれません。
私が思う「ひとり時間」とは、次のような環境がそろった状態です。

• 誰とも連絡を取らなくても良い環境
• 静かに自分と向き合える環境
• ゆっくりした過ごし方ができる環境

誰とも連絡を取らなくても良い環境

基本的に他の人からの連絡を断てる環境です。
連絡が来ても返事をしないとか、そういうことができる状態であればOK。

せわしなくスマホで人と連絡を取り合っているのでは、ひとり時間とは言えません。

社長さんだとここは結構ネックかもしれません。

クライアントからの電話や、従業員からの連絡など、連絡が常にあるからです。

しかし、ここをぐっと抑えなければ真の意味でのひとり時間とは言いづらくなってしまいます。

静かに自分と向き合える環境

「静かに」とは物理的な静けさではなく、自分自身の心の静かさです。

私はカフェでひとりの時間を過ごすことが多いので、少しザワザワしているくらいが心が静かになります。

私の場合「シーン、、、」としていると、落ち着かないのです。

そこは人それぞれ好みがあるので、自分の心が静かに感じる環境にいきましょう。

ゆっくりした過ごし方ができる環境

立ちっぱなしでなければならない、長時間座れない椅子みたいな環境はおすすめではありません。座って、ゆっくり過ごせる環境が良いです。

ただ、考え事やメモなどをするので、テーブルと椅子があり、文字を書きやすい環境が良いです。

経営者に「ひとり時間」が重要な3つの理由

経営者にとってひとり時間の確保は、次の3つの観点があるため重要です。

• 現在の自分
• 将来の自分
• 将来の会社

【現在の自分】心のリズムを整える時間が必要

まず、現在の自分の心のリズムを整える必要があります。

そのためにひとり時間は必要不可欠です。

例えばこちらの「ストレスを感じたら？」でお話しした通り、人の心にはメトロノームのようにカチカチと動くリズムがあると思います。

このメトロノームが事業に心を向けて走っていると、ちょっとずつずれていきます。

このズレを調整するのが、ゆっくりと自分の心と向き合える穏やかな時間です。

関連記事ストレスを感じた時は自分のリズム・ペースを意識する

2022.05.19

【将来の自分】自分の未来を考える時が必要

続いて、心のリズムを整えつつ、自分の未来を考える時間が必要です。

自分の未来を考えるとは、家族も含めてどうなりたいかを中長期、短期の将来を考える時間です。

こういった時間をとることはとても大切です

自分の未来のビジョンが明確になると、現在の自分がよく見えてきます。

すると、そのビジョンと現在の差が見えます。

すると、では何をすべきか？こういったことを考えられます。

【会社の将来】会社の未来を考える時間が必要

経営者にひとり時間が重要な理由の最後は、会社の未来を考える時間が必要だからです。

毎日仕事に全力投球をしていると、ついつい会社をどうしたいのか？どうすべきなのか？

こういったことを落ち着いて考えることを忘れてしまいます。

自分の未来を考えるのと同じ理屈で、会社の未来を考えるのも大切です。

またひとり社長でない場合には、従業員がいます。

会社の未来を考えるとは、すなわち従業員の未来をどうしてあげたいのか？

こういった事を考えるのと同じです。

経営者の「ひとり時間」の作り方

個々の社長さんの繁忙度合いは正直分かりません。

仕組み化で自由な時間が多い社長もいれば、そうでない社長もいるでしょう。

この記事を読んでくださっている社長さんは後者だと思います。

とすると方法はただひとつです。

「ひとり時間を作る」と覚悟を決めることです。

これは私がそうなのですが、ひとり時間を作れるかどうかは結局のところ覚悟の問題です。
週に最低1時間は欲しいところです。

その時間をどう捻るだすか？

これは、「ひとり時間を作る」という覚悟を決めなければできません。

もちろん、「自由時間をどう増やすのか？」という考え方で作ることもできます。

ただ、基本的にはひとり時間を作るという覚悟の方が重要です。

関連記事自由時間の増やし方。30分ずらせば人生が変わる

2022.03.18

「ひとり時間を作る」と覚悟を決めたら・・・

さて、ひとり時間を作ると覚悟を決めたら、あとはいくらでも案は浮かんで来ます。

とは言えせっかく読んでいただいているので、私の場合はどうしているか？をお話したいと思います。

私の場合には、何かの予定の前後にくっつける方式をとっています。

【ひとり時間の作り方】何かの予定にくっつける方式

これはシンプルなやり方です。

例えば15時待ち合わせの予定が入ったとします。

こう言う場合に、前または後ろに1時間、あらかじめひとり時間の予定を仕込んでおきます。

時間を設定しておく方式で、他の予定を入れる際に既に予定が入っていることになっていますので、そこを避けられます。

そしてこの設定した時間は、本当の本当の本当に緊急事態ではない限り、絶対変更しません。

考えてみましょう、クライアントとのミーティングを事前にいれているのに、他の人がそこが良いと言ったくらいで変更しますでしょうか？

普通は「既に予定が入っています」と断りますよね。

それと同じで、ひとり時間も重要クライアントとのミーティングと同列に取り扱います。
これが「ひとり時間を作るという覚悟」が必要な理由です。

覚悟がないと、簡単にその時間を明け渡してしまうことになります。

余談ですが、、、

プライベートの予定を入れていても、後から「仕事の予定が入った」と平気で塗り替える人がいますが、どう言う事なんでしょうかね。

私の方が重要ではないという事を突きつけられただけなのですが、、、

編集後記

アサガオ君ですが、双葉の隙間から本葉が生えてきているようです。

そろそろ息子に水やりの手伝いをお願いし、一緒に成長を楽しもうかなと思っています。

たくさん花が咲くと良いのですが・・・

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サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業

ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。

経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。

では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？

といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。

個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください

事務作業はつまらない

基本的に事務作業というのはつまらないものです。

事務作業というとイメージするのはこんなもの

• データ入力や書類・資料作成
• 書類やデータの管理
• 顧客との電話対応
• 請求書などの発送作業

とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。

このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。

そしてこういう仕事は向き不向きがあって、

• ミスが許されない
• 似たようなことの繰り返し

ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。

ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。

会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。

※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)

事務作業は避けては通れない

よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。

確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。

ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。

まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。

ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。

「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」

と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。

事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする

避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。

とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？

そういう視点が必要になります。

その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。

来年を意識する

今やってるその仕事、面倒くさいですよね？

それに2時間かかるとしますよね？

であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう

楽にする方法として2パターンあります。

1. 自分がより短時間でできるようになる
2. 誰かに任せられるようにする

このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。

「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」

これに尽きます。

• 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
• その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
• ないなら消すor変える

こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。

2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・

こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。

そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。

どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす

これを繰り返していきましょう。

その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

事務作業のシンプル化はゲーム

もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。

タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。

結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。

事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。

それを

• 何をどのように改善し、
• どこをどのように捨て、
• どれを人に任せられるようにするのか？
• と同時に、自分がかけている時間を最小化する

こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。

どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。

下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

いや、ついに、、、

ついに、、、

ついに、、、！！！

来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！

【速報】「屋外でマスク不要」　政府見解を発表　散歩・徒歩通勤・未就学児も　通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース

3回目の夏もマスク・・・と思っていました。

しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。

あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。

本当に良かった・・・

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今日は以前にもお話した、電話いらなくない？論の続きです。

私は電話があまり好きではないのですが、、、

その前提を置いても実は電話が必要なシーンというものがあります。

にも拘わらず、そのあたりを無視した電話無駄理論が結構あるので、見落とされているポイントについて考えていこうと思います。

ビジネス電話は無駄

私は電話が好きではありません。
相手の時間をこちらの都合で奪うものだからです。

ビジネスの電話は、今やっている仕事の手が止まるので生産性を下げます。

電話が終わって「えーと、なんだっけ？」と思うことはよくありますからね。

そういう意味で電話は無駄でしかありません。

電話不要論者の第一人者は、ホリエモンこと堀江貴文氏だと思うのですが、彼が無駄と言うから電話無駄論者になった方も多いと思います。

ただ、私は電話無駄論者がいつの間にか論点を変えてしまっているのでは？と思うポイントがあります。

それは電話無駄が、いつの間にか音声通話無駄に切り替わっているという点です。

ビジネス電話無駄論者の末路

私の知る電話無駄論者に、徹底してテキストでのやり取りを好む人がいます。

どういうわけか、やたらめったらccに入れられて困ったことがあるのですが、、、

よくよく見てみると、なんとメールであーでもないこーでもないと議論してるわけです。

お互いに微妙に伝わらないニュアンスを、どうテキストに落とし込むか必死に頭を捻っている様子。

そして一向に話がまとまりません。

こうなると、逆に無駄。

どう考えても電話一本入れれば済む話です。

メールやチャットは、情報共有や簡単なやりとりに向いているとは思いますが、込み入った話には不向きだと思っています。

情報交換というか、議論の速度は直接会話するのに遠く及びません。

しかし「電話無駄」と公言し、そう思い込んだため、メールの方が常に効率的だと思い込んでしまっているわけです。

もちろん仕事の指示は文書の方がコスパが良いと思います。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

ただ、ニュアンスの補足や認識相違がありそうなら、口頭でのコミュニケーションを加えることが必要です。

そういう意味ではビジネスにおける電話は、必ずしも無駄とは言えません。

電話はいらないけど、会議設定したら？

電話のデメリットは、突然かかってくることで仕事手が止まることです。

ところが、電話無駄論にどっぷり使うと、そもそもなんで無駄だったかを忘れてしまうケースがあります。

繰り返しますが、「突如として」仕事の手を止めることになる点がデメリットです。

であれば、「突如」じゃなくすれば良いわけです。

込み入った話は直接した方がよっぽど効率的なわけですから。

あーでもないこーでもないと頭を悩ませながらメールを何往復もさせるくらいなら、

「15時から30分お話しましょう」で終わらせちゃえば良いのです。

会議も無駄論者がいますが、決めた時間に決めて議題について結論を出すのであれば無駄ではありません。

社長は○○無駄理論に振り回されない

世の中には旧世代のやり方を○○は無駄と切り捨てる風潮があります。

たしかにどのように使っても無駄なものは存在していますが、全てがそうではありません。

電話や会議は使い方、やり方の問題であって、ちゃんと使えばテキストより遥かに優れたツールです。

私は無駄理論に振り回されると、本質的な問題を見失うと思っています。

だから流行りの○○無駄理論が出てくると、そもそもなんでそれが無駄と言われ始めたんだっけ？と立ち止まって考えるようにしています。

こうすることで、

それ自体は無駄じゃない、使い方の問題だな。
→じゃあ使い方に気をつけよう

こういう風に冷静に行動出来る様になります。

社員の立場で「こんなの今時」みたいな話はありますが、実際なにが一番効率的なのか、実は非効率なのでは？ということが起きていないのか

こういった点を判断して、〇〇無駄理論に振り回されないようにしましょう！！

編集後記

今日はジメっとした嫌な天気でした。
うわー、梅雨の感じのいやーなムシムシ感が朝からありました・・・

やっと暖かくなってきたと思ったら、ロクに晴れる日も無いままこの感じになっちゃうのねと、少し残念です。

最高気温25~26℃くらいで、すかっと晴れた日が1週間ぐらい続くと最高なんですけどね

アサガオは、また新たに目が出ていました！

あと1か所種を植えたので、もう1か所から出てくれるととりあえず御の字です。

芽が出なかったらどうしようという不安がありましたが、無事「枯らさないように頑張ろう」という当初の目標に進めそうです。

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