こんにちは、公認会計士・税理士の川畑です。
本日もありがとうございます！
- 社員さんの間で中々上手く仕事を回せてない
- 指示が意図した通り伝わっていない
- どうしたら自分の判断基準を下に下ろせるのか？
こういった「業務・仕事が回らない」とお悩みの社長さんは結構いるのではないでしょうか。
これの原因って言葉の抽象度かもしれません。
業務・仕事が回らないときは言葉の抽象度を下げて定義を明確にするのが大切です。
今日は言葉の抽象度について考えて行こうと思います。
業務や仕事が回らないときは言葉の抽象度を下げて定義を明確にする
効率的に社員さんに仕事を回してもらうためには、ある程度言葉の抽象度を下げる必要があります。
例えば、
これ、良い感じにやっておいて！
と頼まれたとします。
そうすると「良い感じとは？」という疑問が浮かびますよね。
また、
バタバタするとミスの元！落ち着いて仕事しよう
という標語を掲げたとします。
- バタバタとはどういう状態なのか？
- 落ち着いて仕事をするとはどういう状態なのか？
こんな感じの疑問が浮かびますよね。
つまり、言葉の抽象度が高い状態だと「人によって判断が大きく変わる」ということが起きます。
だからこそ、言葉の抽象度をそれぞれがある程度同じ判断が下せるように下げてあげると良いわけです。
抽象度を下げるのは目的に沿った判断ができるレベルまで
言葉の抽象度を下げるのは分かった。
ただ、どんなレベルまで下げるのが良いかがわからない。
そういう場合の指針は、「目的に沿った判断が出来るレベルまで抽象度を下げる」です。
目的とは、社員さんたちの判断がこのレベル感で揃ってほしいと思うラインです。
例えば、
バタバタするとミスの元！落ち着いて行動しよう！
こういう標語の場合、その目的は
ミスの原因が多忙や計画不足で駆け込みでやってしまっているから、順序立ててやって欲しい
というものです。
とするのであれば、これが伝わる様にしましょう。
期限直前作業はミスの元！全体の流れとゴールを考えて3営業日前に終わらせよう！
これならどうでしょう？
- ミスの原因が期限直前作業である
- どのような点を注意して仕事をすべきか
- いつまでに終わらせるよう意識していれば良いか
最初のものよりも伝わりやすいのではないでしょうか？
抽象度を下げ過ぎると業務チェックリストになる
では抽象度をドンドンと下げていくと何が起きるか？というと当然ですが判断の余地がなくなります。
つまり、膨大なチェックリストができてしまうわけです。
もちろん、業務を標準化する上ではチェックリストを作成し、無駄を削ぎ落としていく
こういったことは大切です。
私も日頃から効率化は「その日限りのバイトでも出来るレベルで」と言っています。
ただ、今回のようなある程度の判断をして欲しいケースで抽象度を下げすぎて具体化(チェックリスト化)させてしまうと少し窮屈感があります。
それなりの裁量が与えられている人員に対して、具体化し過ぎた指示は「めんどくさいな」と思われる可能性が高いのはイメージしやすいのではないでしょうか？
- 抽象度を下げるもの
- 極限まで下げて具体化(チェックリスト化)するもの
この2つは上手に使い分けて行きましょう。
基本的には抽象度を下げるべきなのは「標語」のようなものです。
- 企業理念
- ビジョン
- 行動指針
- 今月の業務目標
なんでも良いですが、
「こういう判断軸で行動してくださいね」という標語については抽象度を下げた表現をするのがベターです。
編集後記
今日の帰りは電車が人身事故で大幅遅延したいました。
息子の保育園のお迎えの都合もあってバタバタと別の電車に乗り換えて何とか間に合いました。
バタバタしないように色々と準備していても、やっぱり避けられないこともありますね・・・
ただ、常にそれを想定して代替手段のイメージをしておくだけでもだいぶ違ってきます。
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割とあるあるの悩みですよね。