うちは忙しくて効率化の方法なんか考えている場合じゃないんだよ！

そういう方におすすめの方法です。

堅苦しく考えず、気楽にやるというのも手だったりします。

まだ、ムダな時間使いますか？業務指示にメール・チャットを使うと超効率化する話

また、ムダな時間を使いますか？

あなたの時間は有限です。

無駄は削って、効率化を進めていかなければいけません。

一方で、「何から手を付けていけば・・・」という方も多いと思います。

そういう場合、まずは仕事の指示をメールやチャットで出すようにしましょう。

「なぜメール・チャットなのか？口頭の方が早くない？」

こんな声も聞こえてきます。

しかし、それでも私はメール・チャットを推していきたい。

その理由は、口頭指示には効率化を妨げるとある問題点があるからです。

口頭指示は効率化する上で○○が問題

さて、あなたは口頭指示は効率化する上でどんな問題があると思いますか？

もし時間があれば、１０秒くらい考えてみてください。

・・・・

・・・・

・・・・

考えていただけましたでしょうか？

では、私の思う問題点についてお話していきます。

私は、口頭指示には次のようなリスクがあると思っています。

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

パッと一言で済むようなことであれば口頭でも問題ないように思いますが、これだけのリスクがあります。

そしてこの3つのリスクを発生させる共通の原因が「伝えた内容が記録に残らない」という点です。

こいつこそが犯人です。

どうにかしないといけません。

メール・チャットを使った指示で業務効率化

口頭指示の問題点が「伝えた内容が記録に残らない」という事だと言うお話しはしてきました。

では、この問題を解決するとどのようなメリットがあるでしょうか？

もちろん

• 指示の伝え漏れのリスク
• 指示の聞き間違い・勘違いリスク
• 伝えた事項を忘れるリスク

といった口頭指示で起きる問題は解決されます。

さらに、ここが今回の目玉なのですが、「メール・チャットは記録に残る」ということは、「繰り返し使える」ということです。

この「繰り返し使える」ということが、業務効率化の第一歩です。

例えば、月次の業務を毎回手の空いている人に口頭でお願いしている場合を考えてみます。

毎回その時に手が空いている人に頼むと言うことは、同じ指示を毎月しなければならないということです。

指示に10分、担当者が理解できなかった部分の確認に10分、そんな具合にあなたの時間がなくなっていきます。

たった20分ですが、貴重な20分。

うっかり伝え漏れをした場合には、さらに時間を消費することになります。

これを無くす唯一の方法がメール・チャットでの指示です。

メールやチャットといったテキストでの指示であれば、一度出した指示をコピペで使いまわすことができます。

ちなみにテキストベースでの指示を出すメリットについては、こちらの記事でお話しています。

良ければ参考にしてみてください。

関連記事部下への口頭指示は伝わらない。文書が圧倒的にコスパが良い4つの理由

2022.07.13

メール・チャット指示の構成例

メール・チャットで指示を出して、今後も使いまわすような場合には、ある程度フォーマットを固定する必要があります。

その理由は３つです。

• 読み手が誰であれ、ちゃんと伝わる構成です。
• 指示を受ける側がフォーマットを見慣れる。
• 同じ構成なので指示を出す際の手間が減る。

こんな理由から、私はフォーマットを極力揃えるようにしてます。例えば次のような感じです。

【仕事のテキスト指示のフォーマット】

こんな具合で、指示をどんどんテキスト化することで、過去の指示を繰り返して使えるようになります。

また、繰り返し使うことでいつも上手く伝わらないポイントがわかるようになってきます。そうすることで、

• どうすればサクッと伝わるのか？
• ミスなくやってもらうのに適切な表現は？

という文書の工夫につながるわけです。

さらに、これを先に進めると、そのテキストデータをもとにマニュアルを作る叩き台になるというメリットもあります。

いずれにせよ、わーっと口頭で指示するのをやめて、文書で指示を出すようにすると後々楽になってきます。

編集後記

梅雨明け宣言後に、まるで梅雨かのような天気が続くことがここ数年多い気がしません？

なんか梅雨明けと言われたのに、毎日曇ってグズグズした天気が続くのは、あまり良い気分じゃないですね(笑)

まあ、ダムの水の補給になるのかもしれないし、農作物のことを考えれば良いんでしょうけど。

天気予報的には、明日は少し天気が回復するようですが、早くすっきりした青空がみたいものです。

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• 社員さんの間で中々上手く仕事を回せてない
• 指示が意図した通り伝わっていない
• どうしたら自分の判断基準を下に下ろせるのか？

こういった「業務・仕事が回らない」とお悩みの社長さんは結構いるのではないでしょうか。

割とあるあるの悩みですよね。

これの原因って言葉の抽象度かもしれません。

業務・仕事が回らないときは言葉の抽象度を下げて定義を明確にするのが大切です。

今日は言葉の抽象度について考えて行こうと思います。

業務や仕事が回らないときは言葉の抽象度を下げて定義を明確にする

効率的に社員さんに仕事を回してもらうためには、ある程度言葉の抽象度を下げる必要があります。

例えば、

これ、良い感じにやっておいて！

と頼まれたとします。

そうすると「良い感じとは？」という疑問が浮かびますよね。

また、

バタバタするとミスの元！落ち着いて仕事しよう

という標語を掲げたとします。

• バタバタとはどういう状態なのか？
• 落ち着いて仕事をするとはどういう状態なのか？

こんな感じの疑問が浮かびますよね。

つまり、言葉の抽象度が高い状態だと「人によって判断が大きく変わる」ということが起きます。

だからこそ、言葉の抽象度をそれぞれがある程度同じ判断が下せるように下げてあげると良いわけです。

抽象度を下げるのは目的に沿った判断ができるレベルまで

言葉の抽象度を下げるのは分かった。

ただ、どんなレベルまで下げるのが良いかがわからない。

そういう場合の指針は、「目的に沿った判断が出来るレベルまで抽象度を下げる」です。

目的とは、社員さんたちの判断がこのレベル感で揃ってほしいと思うラインです。

例えば、

バタバタするとミスの元！落ち着いて行動しよう！

こういう標語の場合、その目的は

ミスの原因が多忙や計画不足で駆け込みでやってしまっているから、順序立ててやって欲しい

というものです。

とするのであれば、これが伝わる様にしましょう。

期限直前作業はミスの元！全体の流れとゴールを考えて3営業日前に終わらせよう！

これならどうでしょう？

• ミスの原因が期限直前作業である
• どのような点を注意して仕事をすべきか
• いつまでに終わらせるよう意識していれば良いか

最初のものよりも伝わりやすいのではないでしょうか？

抽象度を下げ過ぎると業務チェックリストになる

では抽象度をドンドンと下げていくと何が起きるか？というと当然ですが判断の余地がなくなります。

つまり、膨大なチェックリストができてしまうわけです。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

もちろん、業務を標準化する上ではチェックリストを作成し、無駄を削ぎ落としていく

こういったことは大切です。

私も日頃から効率化は「その日限りのバイトでも出来るレベルで」と言っています。

ただ、今回のようなある程度の判断をして欲しいケースで抽象度を下げすぎて具体化(チェックリスト化)させてしまうと少し窮屈感があります。

それなりの裁量が与えられている人員に対して、具体化し過ぎた指示は「めんどくさいな」と思われる可能性が高いのはイメージしやすいのではないでしょうか？

1. 抽象度を下げるもの
2. 極限まで下げて具体化(チェックリスト化)するもの

この2つは上手に使い分けて行きましょう。

基本的には抽象度を下げるべきなのは「標語」のようなものです。

• 企業理念
• ビジョン
• 行動指針
• 今月の業務目標

なんでも良いですが、

「こういう判断軸で行動してくださいね」という標語については抽象度を下げた表現をするのがベターです。

編集後記

今日の帰りは電車が人身事故で大幅遅延したいました。

息子の保育園のお迎えの都合もあってバタバタと別の電車に乗り換えて何とか間に合いました。

バタバタしないように色々と準備していても、やっぱり避けられないこともありますね・・・

ただ、常にそれを想定して代替手段のイメージをしておくだけでもだいぶ違ってきます。

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内部統制ってご存知ですか？

• 内部統制・内部統制とよく聞くけど、よくわからない
• 大企業だけの話でしょ？

こういうイメージの社長さんは多くいらっしゃると思います。

今日は、そんなとっつきにくい内部統制について、公認会計士である私ができるだけわかりやすく解説していこうと思います。

別に難しい話でもなければ、中小企業だから気にしなくて良いというものでもないんですよ！

傘忘れ対策で学ぶ内部統制！会計士がわかりやすく解説

そもそも内部統制はなぜ必要か？

内部統制がなぜ必要かというと、一言で言えばミスをなくすためです。

内部統制と言われると、なんとなく面倒くさい話の様に感じるかもしれません。

特にチェックリストや経理周りの文脈で語られることが多いのが原因です。

しかし、お客様に高品質な製品・サービスを提供するためにも、内部統制は大きく活躍します。

必ずしも経理だけではないのです。

クレームを減らし、お客様に満足いただける商品・サービスが提供出来るようになるためにも、内部統制は大切です。

たとえのお話の前に、ちょっと勉強的な内容になります。

内部統制とは何か？

内部統制は5つの目的のためにあります。

• 業務の有効性・効率性
• 確保財務報告の信頼性
• 確保法令遵守
• 資産の保全

まあ堅苦しい言い方なので、

• ミスを減らして手戻りの無駄をなくす
• 決算書の数字を間違えない
• コンプラ違反がないか？
• 会社資産を大切にする

としておきます。

そして、ざくっと言うと

1. 会社全体レベルの内部統制
2. 業務レベルの内部統制

とレベル感が分かれています。

会社全体レベルの内部統制

会社全体レベルの統制は業務レベルの内部統制より上位の考え方です。

簡単に言うと「いい加減にやる風潮が社内にないよね？」というようなもの。

ちゃんとやらないとダメだよね〜という社風みたいなもんだと思ってください。

例えば社長が毎日「お前ら、不正してでも売上上げてこいや」なんて言っている会社は、根腐れを起こしてるのでどうにもならないですよね。

業務レベルの内部統制

業務レベルの内部統制とは、実際の業務に紐づくレベルの統制です。

会社全体レベルの統制が、「ちゃんとやらないとダメだよね〜」という社風みたいなもんとお話しました。

これに対して業務レベルの統制は「ミスとか不正のチェックをする」こういったより具体的なものです。

傘忘れ対策で学ぶ内部統制

さて、ここまで少し内部統制の前提となる知識をお話してきました。

ここからは内部統制のうち、業務レベルの統制について「傘忘れ対策で学ぶ」と称してお話していきます。

全社レベルの基本的な考え方は「社風」なので、「不正は良くないよ」という感覚さえあればそんなに難しい話じゃありません。

逆に、業務レベルの統制は

• 具体的にどんなミスが想定されるか？
• これに対してどんな内部統制を用意するか？

みたいなちょっとテクニック論的な話になってしまうので、例え話で簡単に理解できるようにしてみました。

傘を忘れるというリスク

電車などに傘を忘れてしまうことってよくありますよね。

雨が降っていたのに上がってつい・・・

ビニール傘ならまだしも、お気に入りの傘だとかなりショックは大きいと思います。

仮に忘れ物として回収出来たとしても、いちいち取りに行ったりする手間がかかってしまいますからね。

そういう意味で「傘を忘れる」というミスが起きるリスクを、内部統制的な考え方でどう防いでいくのか？

これについて考えていきます。

リスク対策①：忘れないように注意する

多くの人がまず最初にやるのが、傘を忘れないように注意するというもの。

自分自身の記憶と精神力に頼る「ごく一般的」な方法です。

しかしこの対策には欠点があります。

自分がうっかりすると、そのまま傘を忘れてしまうというものです。

ほとんどの人は忘れないように注意するという統制単体で傘忘れを防ごうとします。

結果的に70%くらいは忘れずに済みますが、30%くらいの確率で忘れます。

「忘れないようにする事を忘れる」というリスクと抱き合わせの対策です。

リスク対策②：スマホのリマインダー機能

次のリスク対策として、スマホのリマインダー機能があります。

今や誰もがスマホを持ち歩いていますし、ほぼ100%見ます。これを活用した方法です。

リマインダー機能を活用することで、リスク対策①「忘れないようにする事を忘れる」というリスクを補うことができます。

一方で、「リマインダーをかけ忘れる」というリスクも同時に孕んでいます。

リスク対策③：チェーンで鞄とつなぐ

３つ目の対策としてチェーンでつなぐというものがあります。

• 忘れないように注意する
• リマインダーをかける

こういった対策は、本人の気持ち次第で忘れられてしまいます。

しかし、傘と鞄をチェーンで繋いで置いた場合はどうでしょう？

もし忘れて出ようもしても、鞄に傘がくっついてきます。

ただし、チェーンをつけ忘れたり、そもそも鞄も忘れた場合には傘を忘れることになります。

内部統制は組み合わせると効果大

さて、ここまで読んでいただいたあなたであれば、内部統制は組み合わせると効果大であるということがわかると思います。

1. 忘れないように注意する
2. リマインダーをかける
3. チェーンで鞄をつなぐ

これらにはそれぞれ

1. 忘れないようにする事を忘れる
2. リマインダーをかけ忘れる
3. チェーンを繋ぎ忘れる(鞄を忘れる)

このような弱点がありました。

しかし、統制を単体で使うのではなく、複数を組み合わせることでお互いの弱点がある程度カバーされるわけです。

中小企業でも内部統制はいるの？

結論、いります。

内部統制というと小難しい話になりがちですし、手間のかかるもののように思えます。

しかし、実際には傘の例のように「どうやったらミスを防げるかな？」というアイデアを適用するだけのことです。

そう考えると、割と簡単に思えてくるのではないでしょうか？

ただし注意点があります。

ミスを完全にゼロにすることを目標にしてはいけません。
完全にゼロにすることは現実的ではないからです。

致命的なミスを避ける以外は、ある程度はミスの発生を許容することが必要です。

発生するミスのレベルに対し、どの程度効果的な統制を用意できるか？

こういったコスパの観点を入れていきましょう。

次々とチェック項目が増えていくばかりで、ドンドン非効率になっちゃうケースがよくあります(笑)

編集後記

今日はよく行くカフェで、年長さんか小学校低学年くらいの女の子が、私の娘を見て「赤ちゃんかわいー！赤ちゃんかわいー」と大騒ぎしてくれました。

店員さんたちも「かわいいですね～」ととても良く面倒を見てくれて、温かい空間だなぁと良い気分になりました。

子育て環境って大変なイメージですが、案外子供のことをかわいいと思ってくれる大人（子供）もたくさんいて、なんとかなるなと実感する今日このごろです。

ネットの声みたいな目に見えない情報に翻弄されすぎるのは、精神衛生上NGだなと・・・

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中々IT化が進まないけど、なぜなのか、、

こういうことでお悩みの方向けに

• 中小企業でIT化が遅れる原因
• IT化が遅れている場合の対策

という観点でお話していこうと思います。

中小企業のIT化が遅れる３つの原因

中小企業のIT化が遅れるのには、主に３つの原因があります。

それが、

1. 属人化の連続で業務連携が難しい
2. ITですべて解決できるという幻想
3. 手作業でやったほうが早いという思い

です

原因①：属人化の連続で業務連携が難しい

中小企業の場合、大手と比較して人手が足りていません。

そうすると、特定の業務を何年もやっている人が出てくることになります。

さらに、「自分以外の誰でも出来るように」という目線はないため、その作業のマニュアルを作ったりしません。

こんな理由によって業務が属人化しやすくなります。

すると、システムを導入しようにも、その作業の先のプロセスでどのような影響があるのかがわからなくなってしまい、導入の難易度が跳ね上がります。

原因②：IT化で全て解決するという幻想

続いてIT化すれば全て解決するという思い込みがある点に原因があります。

一度はシステムを入れてみたものの、「全部解決する！」という前提で入れたので、上手くいかずそのまま、、、

こういうこともよく起きます。

システムは結局のところ使う人間側や、動かす環境の十分な整備と抱き合わせで運用しないと効果が出ません。

また、従来の手作業の業務フローに強引に当てはめると、機械の苦手な処理が多発して失敗、、、

こういうことがよく起きます。

原因③：手作業でやった方が早いという思い

システム化や機械化をしようとすると立ちはだかる壁が「手作業でやった方が早い」という問題です。

導入初期はシステムだろうが、人間だろうが、最初はもともとよりも忙しくなったりするのは必然です。

毎日10の工数を5に減らすシステムを入れるために、最初の1週間は20動かなければなりません。

すると、単純に最初は倍の工数になってしまうわけです。

こういうイニシャルコストの発生がシステム導入の壁になります。

この例の場合だと、発生する初期のコストは(20-10)×5で50です。

稼働すれば10営業日で回収出来るはずなのですが、強い抵抗がどうしても起きてしまいます。

中小企業でIT化が遅れている場合の対策４選

IT化が遅れている場合の対策としては、主に４つあります。

それが、

1. 新しいことに挑戦する風土
2. まずはちょっとした業務でITを活用
3. IT投資は人材投資より安いと考える
4. 業務フローの整理整頓

です。

対策①：新しいことに挑戦する風土

企業には企業の風土というものがあります。
この風土を作り替えやすいのが、中小企業です。

一人一人を社長自身が説得し、挑戦する風土を作って行きやすい規模だからです。

従業員が1,000、2,000といる会社ではそうは上手く行きません。

新たな事に挑戦する人を評価し、業績があがればしっかり還元する。

こういったことで、挑戦し続ける組織を作ることができます。

対策②：まずはちょっとした業務でITを活用

IT化の最初のハードルは、そもそもシステムに対する抵抗です。

日本の平均年齢を考えれば、中小企業も若手不足なのは当然のこと。

すると、30年前からやり方が全然変わっていないです。
こんなことが普通に起きます。

このため、いきなり高度なシステム化をすると業務フローだけでなく従業員もついてこられなくなってしまうわけです。

なので、まずはちょっとしたことに、例えば経費精算などからシステム化を進めて行きましょう。

もっと簡単な入り口としては、ペーパレス化というのもあります。

関連記事中小企業のDXはペーパレス化から。一気に全部やると失敗する?

2022.03.17

対策③：IT投資は人材投資より安いと考える

例えば1,000万円で次の様なシステムを入れるとします。

• 各種システム間の連携を実施
• 自動的にエラーチェック
• インプットデータをもとにグラフ化
• 事務周りの処理はほぼ全て任せられる。

高いと思いますよね、普通は。

システム投資ですからね。

ただ単純に5年で減価償却するとしたら、年間200万円です。

200万円でこういった仕事を完璧にこなしてくれる人材は雇えるかと言われると、結構難しいと思います。

この程度の事務作業が出来る人間を雇うとなると、安くても300万とかそういう金額になってきます。

このように考えると、IT投資は実は新たに人を雇うより安いケースというのは多々あります。

人手の足りない中小企業こそ、IT投資を進めていくことでより生産性を高めることができます。

対策④：業務フローの整理整頓

原因①にあるように、属人化によって業務フローが見えなくなっているケースにはまずはこれです。

• 誰がどのような仕事をしているのか？
• 処理のタイミングはいつなのか？
• 作成している帳票類は何なのか？

このような内容を洗い出し、今の業務フローを見える化します。

そして、非効率な部分などを簡素化したり、廃止したりしてその業務フローをよりシンプルにしてあげます。

さらにそこから業務マニュアルを作成してあげます。

例外的な処理がある場合

こういってことまで考慮すると、いつまでたっても整理整頓が出来なくなってしまいます。

なので、まずは全体の６割〜７割くらいを占める「通常の業務」を整理整頓するのがおすすめです。

例外部分はいったん後回しでOK。

そういう気持ちで進めて行きましょう！

関連記事業務標準化のメリットと進め方。ざっくりマニュアルを作ってみると良い。

2022.03.14

編集後記

IT化、システム化というのは一朝一夕でパッとできるものではありません。

少しずつ、対応できる風土を作っていく必要があります。

既存社員さんが嫌がるから・・・

という理由で中々前へ進めないという社長さんも多いと思いますが、手遅れになる前に、動き始めましょう！

今日は朝「さて、家を出ようか」と思った瞬間に長男がリバース

朝から大騒ぎで一気に体力を持っていかれました(笑)

妻が病院へ連れて行っている間に、後処理と選択をし、1時間ほど遅れて仕事を開始。

急ぎの仕事がなくて助かりました、、、

しかし、なぜ子供というのは朝、これから出発だぞ！という時にいつもリバースするんでしょうかね(笑)

投稿 中小企業のIT化が遅れる３つの原因と対策４選 は 経営参謀 に最初に表示されました。

今日は、忙しすぎる社長向けに「仕事を現場に任せるべきだよね」というお話をしていきます。

• とにかく忙しすぎて何とかしたい社長
• 現場に仕事を任せたいけど、やり方がわからない

こういった悩みを抱えた社長さん向けの記事です。

それではさっそく本題に入っていこうと思います。

社長が仕事を現場に任せるべき３つの理由

いきなりですが社長は仕事を現場に任せるべきです。

仕事を現場に任せずに、社長がいつも忙しくしている事はそれなりにリスクがあります。

まずは社長が仕事を現場に任せるべき理由についてお話します。

理由1.社長が仕事を持つといつまでも経営に専念できない

まず社長が仕事を抱えて忙しくしていると、いつまでたっても経営に専念できません。

よく言われることではありますが、これは本質をついています。

社長が優先してすべき仕事は、「売上・資金繰り・人材」に関するものです。

この3つに集中できないくらい、その他の業務に追われている場合は危険信号がでています。

もちろん「従業員が仕事を覚えないから、任せられない！」ということもあります。

ですが、それでも任せられるように”教育”していくしかありません。

社長業は孤独な理由の一つが、このひたすら「どうやってうちの社員を育てたら、、、」という悩みと向き合わなければならない点にあります。

一人社長であっても、極力作業を抱えるべきではないわけです。

理由2.社長のやるべき仕事は未来を考えること

次の理由は、社長のやるべき仕事は未来を考えることだからです。

オーナー社長の会社において、未来を真剣に考えられるのは社長しかいません。

能力的な意味ではなく、自分ごととして将来を考えられるのはオーナーでしかないという意味です。

現在の仕事に追われて将来を考えられないというのは、誰もその会社の未来を見ていないことになってしまいます。

漠然としたイメージの未来ではなく、具体的の数字に落とし込んだ未来の姿

これって結構恐ろしいことですよね、、、

理由3.社長が仕事を任せないと、部下が育たない

社長が仕事を任せないと、部下が育ちません。

「いやいや、任せられないから忙しいんだよ」

そういう声も聞こえてきそうですね。

ただ、これは鶏が先か卵が先かみたいな話になってしまいますが、それでも任せるしか成長はありません。

人は、自分のケツ持ちをしてくれる人がいると思うと自然と成長速度が遅くなります。

社長が現場に仕事を任せる３つの方法

じゃあ具体的にどうやるか？という方法についてお話していきます。

方法1.丸投げと適切なフォロー

理由3の対応に近いかもしれません。

良い意味で仕事は丸投げしてしまうわけです。

任された本人は「丸投げされた」と感じるかもしれませんが、それくらいがちょうど良いです。

そして、よくある丸投げとの決定的な違いが「放置」ではない点です。

• 仕事を任せて、あとはほったらかし
• やっていない、進捗が悪い、ミスがあるで激怒

こういうタイプではありません。

社長自身の頭の片隅に起きつつ、本人は丸投げされていると感じるくらいの塩梅で仕事を任せます。

とある同僚の話ですが、後輩とクライアントの打ち合わせに行く予定があった時のこと。

その友人が「準備はどう？」と聞くと「バッチリです！」との答えがあり、安心していたそうです。

しかし、当日になって超緊急事態が発生し、急にその友人が行けない事になってしまい、後輩にその旨を伝えると、後輩も直前にバタバタと動き出したとのことでした。

つまり、先輩が来てくれるから万が一分からないことがあっても大丈夫な状態の「バッチリです」と、誰もケツ持ちをしてくれない状態の「バッチリです」はその質もレベルも全く違うことになります。

こういう状況を作る必要があるわけです。

ちなみにその後輩は、しっかりと打ち合わせをこなしワンランク成長したそうです。また同僚も緊急事態を無事治めることができたそうです。

方法2.任せる仕事を選んで社長秘書を雇う

次の方法は「みんな忙しくて任せられない」と言う場合です。

頼む人がいないんだから、無理！

こういう場合に有効な方法です。

まず、社長自身の仕事の中で、人に任せられる仕事を洗い出します。

• 日程調整
• 各種社内連絡
• シフト調整
• 各種資料作成
• マニュアル作成

こういった仕事を頼む社長秘書を雇うわけです。

いやいや、そんな追加で人を雇うのは、、、

と言う場合でも考えてみてください。

仮に1個2時間ほど毎週かかるとすると、1週間で10時間になります。

1ヶ月で40時間です。

これくらいの時間で仕事をお願いする人を、時給2,000円で入れたらどうでしょうか？

月8万円ほどの負担で、社長の時間が1ヶ月で2日分近く空くわけです。

もちろん業務内容によっては、これより少ない時間で仕事をしてくれるようになるかもしれません。

いずれにせよ、社長が社長として活動できることで、将来的に生み出せる価値は月8万円以上は確実にあるのではないでしょうか？

方法3.そもそも誰かがやる必要がある仕事なのか？

最後は「そもそもやる必要のある仕事か？」を考えるといものです。

私は常々、効率化ってやめることが一番効果が大きいと思っています。

今社長が抱えている仕事は本当にやる必要があるのか？

社員が忙しくて下ろせないなら、社員の仕事をなくせないか？

こういった観点で「なんとなくやっている習慣」これを消し込んでいくわけです。

こうすることで、本当にやらなければならないことに集中できるようになります。

チェックリスト・マニュアルがないケース

例えばそもそもチェックリストやマニュアルがないようなケースでは、従業員が毎回思い出しながら作業をしていて非効率です。

こういったチェックリストがない仕事の中に「なんとなくやっている習慣」が結構紛れ込んむ余地がかなりあります。

チェックリストがない場合には、まずチェックリストを作ってみましょう。

チェックリスト・マニュアルがあるケース

今度はチェックリストやマニュアルがあるケースです。

こういった場合には、割とスムーズに業務が進んでいることが多いです。しかしチェックリストがあることで弊害があります。

それは、なぜそのチェックが必要なのか？が忘れられることです。

チェックリストやマニュアルで仕事を効率化させたはずが、今のやり方に合わないなどの理由で逆に効率を悪くしているケースもあります。

こういう場合には、チェックリストで不要な項目を消すということが大切です。

チェックリストが多い理由と減らし方については、こちらの記事でお話しています。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

編集後記

私事ですが、5月26日付で税理士登録をしました。

今後は会計士業務＋税務関連の業務もできるようになります。

別に資格に頼って食って行ける時代ではありませんが、ひとつの武器として活用していこうと思っています。

投稿 社長が仕事を現場に任せるべき３つの理由と任せ方 は 経営参謀 に最初に表示されました。

少し前にたまたまインスタでExcelスキル系の投稿を見たことで、最近はよくおすすめにExcelスキル系の投稿がよく表示されます。

便利なので参考にしていますが、中には「その仕事いるのかなぁ」みたいなものもあります。

ちなみに、Excelを使える人が増えることは良いことです。

ただ、Excelにこだわりすぎるのは困りものだよね、、、

というお話をしていこうと思います。

Excelは便利なツール

まず、Excelというのは非常に便利なツールです。

表計算ソフトとしての使い方は当然ながら、簡易的なデータベースとしても使用可能です。

マクロを駆使することで、バックオフィス業務で出来ないことって実はほぼないんじゃないの？

そう感じるくらい様々なことができます。

• 市販のシステムが必要というほどでもない
• 独自開発するのコストが高い

こんな場合にはExcelは大活躍します。

ただ、便利すぎるが故に「なんでもできてしまう」という弱点があるわけです。

インスタでよく見る「Excel術」

インスタでExcelのショートカットだけじゃなくて、関数なんかの解説がよく投稿されています。

私自身もExcelは結構得意なのですが、なるほどなと参考にさせて頂いている投稿も多々あります。

• 知らなかったこと
• 使ってなかった機能
• 思わぬ活用法

こういうものはとても勉強になります。

しかし、「こうやれば早くやれるから定時退社できるよ」的な投稿(※)を眺めていて、ふと思うことがあります。

そもそもその業務いるの？

と。

※例えば「こんな表を作るのに、こういうコピペしてませんよね？」→「関数or条件付き書式で〜」的な投稿

もちろん解説なので、実際にそれを業務で全く同じように使っているとは思いません。

それに、あくまでインスタでのExcelの使い方やポイントの解説なので、実際に業務としているのかいらないのか、そういうことを趣旨にしていないのだと思っています。

しかし、インスタにExcel関連の解説が作られ、見られているということは、実は世の中にはそういう業務が多くあるということです。

「おお、これで効率化や！」

と思ってしまうのはあまり良くありません。

便利なツールを使って効率化するとその仕事自体がいるのか、いらないのか、こういうものが曖昧になってしまいまうからです。

私も昔、「おお！便利！」と思ってやっていた仕事が、少しして「これ、よく考えたらそもそもいらなくない？」と言われてしまうことがありました。

だからこそ「この仕事はそもそもいらなくない？」とちう視点を忘れちゃいけないわけです。

この仕事そもそもいらなくない？の視点を忘れない

ということで、便利な技を覚えた時には、その技をそもそも使う必要があるのか？

これを考えるのが大切です。

例えば「同じセルに入った氏名で簡単に分割する方法」みたいな技を知った際に

よし、これで簡単に分割できるようになるぞ！

と思うだけなのか

• 同じセルに入らないように設計するには？
• そもそも何でこんな資料を作る必要があるんだったっけ？

みたいな、「そもそもこの仕事いるんですかね？」的な思考を持っているのかで、随分とその後の様子が変わります。

前者は「ほら、こうやると便利だよ」と必要度の低い業務が効率化しているだけになってしまっています。

一方で、「この仕事いるの？」という視点があれば、必要度の低い業務は無くなっていきます。

実はこっちの方が効率的です。

「チェックリスト消えない問題」でお話していますが、こうやることで、無駄な業務が消えていきます。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

編集後記

そういえば、事業復活支援金の締め切りが延長になりました。

コロナが原因で売上が30%以上減っている場合、個人も法人も給付が受けられます。

若干判定方法が煩雑ですが、6ヶ月×3年分も比較する月があるので、意外と該当する可能性がありますよ。

もちろん新型コロナが原因の場合ですけどね。

投稿 【Excel】インスタ知識で非効率な業務が残るリスク は 経営参謀 に最初に表示されました。

4630万円誤送金問題が話題になっています。

会計士的に「あー、やっぱり似たようなことは繰り返されるよね」と感じました。

こういった繰り返される類似のミスをどうしたら回避できるのか、少し考えてみました。

細かい経緯までは追っていないので、認識相違があるかもしれませんのでその辺は報道をご確認ください。

4630万円誤送金問題とは？

4630万円誤送金問題とは、山口県阿武町で実際に起こりました。

具体的には、新型コロナウイルス対策の給付金を、対象だった463世帯に10万円ずつ振り込むところ、阿武町の職員が誤って、24才の男性の口座に4630万円を振り込む手続きをしたというもの。

そして残念なことに、その男性はオンラインカジノに使ったから返せないといっているそうです。

本当かどうかは知りませんが。

そんな男性は、18日に電子計算機使用詐欺容疑で山口県警に逮捕されました。この一連の問題のことです。

そもそもの責任は役所にある

この誤振込の件で、結構前から男性にフォーカスが行き叩かれています。

顔写真や昔の話までメディアに晒されています。

もちろんこの男性に問題がないわけではありません。

通常であれば、返すべきです。

• 誤って振り込まれたお金をなぜ使ったか？
• なぜ返さないのか？

という点が批判される論点なのは当然です。

ただ、この問題は役所が振り込まなければそもそも起きなかった問題。

問題の原因を作ったのは誰か？と言われれば100%役所なわけです。

振り込んだ先がまともな人間に振り込まれてたから良いとかそういう話ではありません。

返さないという問題だけにフォーカスが行き、どうしてこういう事務エラーが起きたのか？

がなんとなく曖昧になると、いつもの通り「二重三重のチェック」みたいな全く役に立たない「再発防止策もどき」が作られてチャンチャンになりかねません。

ちなみにこの問題のニュースを最初に聞いた時、会計士的にはとある事件をすぐに思い出しました。

それは、2005年にみずほ証券で起きた「1円61万株問題」です。

繰り返されるみずほ証券1円61万株問題

「1円61万株問題」は2005年にみずほ証券で起きました。

そしてニュースを聞いた瞬間、この手の問題は繰り返されるんだなぁと感じました。

この事件の詳細は既に語り尽くされているので、ここでの解説は最低限にします。

簡単に言うと1株61万円の売りのつもりが、職員のミスによって1円で61万株の売りが出されたということです。

※ちなみにこの誤った売り注文で数億円以上儲けた個人投資家がいます。

こういう事例は過去にあったにも関わらず、同じことが起きると言うことは「過去の事例は活かされない」ということです。

なのでおそらく今回のケースの対策として「チェックリストor人員増やします」とか「システムいれます」みたいな対応をとっても、必ず似たような問題は起きます。

会計士流ミスやエラーの防止法

会計士をやっていると、企業の内部統制というものをチェックしたり、コンサルとして作ってあげたりする仕事があります。

内部統制とは、簡単に言えばミスや不正が起きない仕組みです。

担当者が1人でデータ入力をすると間違えたり意図的に変なデータ入れられちゃうかもしれないから、入力係と確認係を分けたら良いんじゃない？

みたいなものが内部統制的な考え方です。

こういった内部統制は大手企業なら必ずあります。

しかし、同じような内部統制を持ちながら、それが機能している会社としていない会社があります。

この差はなにかと、内部統制を運用する人の差です。

内部統制が機能するかは人の差

結局いくら内部統制などというシステムを作ったところで、それを運用する人間がその意味を理解して適切に使わなければ内部統制はただのガラクタです。

スーパーカーに乗っても素人じゃそのポテンシャルを引き出せないのと同じです。結局は操る人の差が出ます。

ということで、会計士流ミスやエラーの防止法は「ちゃんとそのチェックの意味を考えようね」です。

「いやいや、そんなもの人間の気持ち次第じゃないのよ」

そう言われそうですが、その通りです。

ただ、お話した通り、いくらチェックリストをつくろうが、システムを入れようが、人の気持ちが入らなければ機能しません。

関連記事【会社】チェックリストが多い理由と２つの減らし方。

2022.05.21

ちなみにみずほ証券の事件も、システムがさんざんアラートを出していたのに無視されたそうです。

ちゃんと仕事をしたのに可哀想なシステムさんです。

結局ミスをするのは人間。

となると、「人間の気持ち」みたいな不安定な要素を何らかの形でミスを見つけることに向けさせる必要があります。

ではそれな何か？と言われたら、思い当たるのは「お金」としか言いようがありません。

ミスを見つけて損失を回避した奴にお金出したら？

今回のケースでも、ノーチェックということはあまり想定されません（ノーチェックでやるような仕事ではないはず）。

しかし、チェック作業というのは単純になりがちでつまらない仕事です。

つまらないし面倒な仕事、下っ端に投げるに決まっています。

そして下っ端は、面倒なのでテキトーに処理するわけです。

で、チェック係の上長は面倒だからと投げつけた張本人。
当然承認印は盲判になります。

そんなんでエラーは防げませんよね。

そこで、お金の出番です。

損失の回避とは、利益の獲得

たくさん売上をとってきた営業マンは、通常インセンティブで莫大なボーナスがでます。

商品を売ったと言うことは、粗利を稼いだことになり、会社の利益が増えるからです。

さて、では、損失を回避した場合にはどうでしょうか。

例えば利益4,000万円だったはずなのに、今回のようなエラーで損失が4,000万円出た場合、利益は0円になってしまいます。

もしこれを防いだのであれば、4,000万円の利益を稼いだのと同等の価値があります。

で、これを見つけて回避した人にお金が出るのか？といわれると一般的には出ません。

感謝される程度です。

組織の莫大な損失を回避するという貢献にも関わらず。

5万や10万ボーナスを増やしたあげても良いはずです。

人の気持ちを「ちゃんとチェックしよう」と思わせることは難しくても、「大きい金額でミスをみつけたら10万手に入るぜ」みたいな感覚にさせることで、結局同じ結果が得られます。

会社などの組織としても数百万、数千万、数億という実損を回避し、さらにこれに対応するための人件費なども払わずに済むのですから逆に安いのではないでしょうか

編集後記

損失回避で報奨金というお話をしましたが、公認会計士がクライアントの不正やミスを監査で発見すると貰えるものがあります。

「仕事」です(笑)

もちろん不正やミスを発見するのが我々の仕事ですから、当然と言えば当然です。

しかし、会計士と言えど所詮人間。

「会計士法第1条の使命を全うしなければならないんだから、ちゃんとやるんだ」という不安定な要素を持つ人の気持ちにただ頼るのは、割とリスクな気もしています。

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サラリーマンとして働くうえでも、経営者として働くうえでも、ある程度生じてしまうのが事務作業

ただ、この事務作業ってやつは、どうもつまらないんですよね。

経営者の場合にはできるだけ避けるのが理想ですが、小規模ビジネスなどの場合なかなか全部をすぐに下におろすことが出来ないということが多いです。

では今日は、どうやったら仕事を効率化できるのか？

といういつもの効率化のお話の一環として「事務作業ってつまらないけどどうしたら良いのかね？」という内容でお話していこうと思います。

個々の好みや得手不得手があるのは承知の上で、あえて「私は好きではない」というスタンスでお話させてください

事務作業はつまらない

基本的に事務作業というのはつまらないものです。

事務作業というとイメージするのはこんなもの

• データ入力や書類・資料作成
• 書類やデータの管理
• 顧客との電話対応
• 請求書などの発送作業

とりあえず経営的な意思決定というよりは、決められたものを淡々とこなしていくような作業のこと。ミスが許されないものが多く、「チェックリスト」がやたら多いのも事務作業の特徴です。

このため、つい「これ無駄じゃない？」と感じてしまう部分がたくさんあります。

そしてこういう仕事は向き不向きがあって、

• ミスが許されない
• 似たようなことの繰り返し

ということで「つまらない」と感じる人にとっては本当につまらないのです。

ちなみに、私もあまり事務作業が好きではありません。

会計士がこんなこと言うのもなんですが、「こんなもんで良くない？」というザックリこんなもんがあまり許されない世界だからです。

※厳密には会計士のする監査には、重要性というものがあって「こまけーこたぁいいんだよ」という仕事（のはず）です(笑)

事務作業は避けては通れない

よく「作業をするな」みたいな感じでお話されている有名な経営者たちがいます。

確かにその通りで、作業をするより頭を使って仕事をする方が付加価値が高いのも事実です。

ただ、大半のケースで「そもそも事務作業させる奴がいないのよ」とか「サラリーマンだとそう好き勝手に言えないんやで」みたいな感じになっていくわけです。

まあビジネスと事務作業は切っても切れない関係。

ですから、仮に「作業をするな」を徹底しても、最初は自分でやらざるを得ない作業は多少発生するわけです。

「つまらない」
「嫌い」
「やりたくない」

と、こういってみても、どうしたって避けては通れないのが事務作業です。

事務作業をやるなら来年を意識したゲームにする

避けては通れない以上、いやだいやだとイヤイヤ期の子供のように騒いでみても仕方ありません。

とするなら、どうやったら少しでも楽しくかつ少しでも楽にできるのか？

そういう視点が必要になります。

その方法が、来年を意識したゲームにするということな訳です。

来年を意識する

今やってるその仕事、面倒くさいですよね？

それに2時間かかるとしますよね？

であれば、来年どうやったら楽にできるか考えましょう

楽にする方法として2パターンあります。

1. 自分がより短時間でできるようになる
2. 誰かに任せられるようにする

このどちらの方法も実現できるようにするためには、来年を意識して次の事をした方が良いです。

「事務作業のプロセスをとにかくシンプルにする」

これに尽きます。

• 今やっている事務作業の無駄なポイントを洗い出す
• その無駄（と思っている）があることで回避できているミスがないか確認する
• ないなら消すor変える

こういう風に、どんどんプロセスをシンプルにしていきましょう。

2時間の作業が1時間半に、1時間半が1時間に・・・

こういった具合で作業時間が短くなればなるほど楽しくなってきます。

そしてプロセスがシンプルになると、システム化しやすかったり人に任せやすくなります。

どんどん簡素化⇒下or ITにおろす⇒簡素化⇒下or ITにおろす

これを繰り返していきましょう。

その日限りのバイトに任せられるレベルにするのが理想です。

関連記事業務標準化の最終目標。その日限りのバイトでも出来る様にすること

2022.03.17

事務作業のシンプル化はゲーム

もうお気付きかもしれませんが、来年を意識して事務作業をシンプルにするということは、どうやって無駄を省いて、作業時間を減らすかというゲームです。

タイムアタックというものは熱中出来ますが、事務作業の効率化もタイムアタックゲームみたいなもの。

結局、システム化or下におろせるようになったら要する時間は０になるので、全クリです。

事務作業というものはその仕事自体はつまらないのですが、作業を作業として受けてしまうとつまらなくなります。

それを

• 何をどのように改善し、
• どこをどのように捨て、
• どれを人に任せられるようにするのか？
• と同時に、自分がかけている時間を最小化する

こういう別の仕事として認識すると、見え方がぐっと変わってきます。

どちらにしても、どこまでいっても事務作業はつまらないのですが、こうやって少しでも楽しく乗り越えていきましょう。

下におろせるようになれば、あなたの手から離れるのですから。

関連記事仕事効率化のやり方。3つのコツで生産性をあげられる。

2022.03.17

編集後記

いや、ついに、、、

ついに、、、

ついに、、、！！！

来ましたよ、屋外マスク不要宣言！！

【速報】「屋外でマスク不要」　政府見解を発表　散歩・徒歩通勤・未就学児も　通勤電車はマスク着用を（FNNプライムオンライン） – Yahoo!ニュース

3回目の夏もマスク・・・と思っていました。

しかし、この夏はマスクなしで外を歩けそうで良かったです。

あの熱中症で気を失いそうになり、汗が顎に溜まるという地獄のような日々が終わります。

本当に良かった・・・

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業務効率化については、過去何度か記事を書いています。

しかし、「そもそも何故効率化できないのか？」についての前提をもう少し考えてみた方が良いと思い、今日の記事にしました。

業務効率化が出来ない本当の理由

業務効率化が出来ない理由には、様々な理由があります。

• 人が足りない
• 能力が足りない
• 時間が足りない
• お金が足りない
• 自社にあったシステムがない

こんなところでしょうか？

しかし私は、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化できていない」ことにあると考えています。

最近はDXだのなんだのと、カッコ良いアルファベットや横文字が並んでいます。

このため、言葉ばかりが先行して「とりあえずDXだ！」とツールをいれとけば何とかなると思い込んでいるケースが多々あります。

しかし、これは全く違います。

業務効率化とはオペレーションの改革なり改善によってもたらされるものです。

システムや人員の投入はそのための手段に過ぎず、これらを導入したからと言って必ずしも効率化するわけではありません。

結局のところ、効率化を本当に進めるなら現在の業務プロセスの暗黙知的な部分を洗い出し、形式知とする「言語化」の壁は避けては通れないということです。

だから、業務効率化が出来ない本当の理由は「業務を言語化が出来ていない」と言っているわけです。

そもそも現行のやり方をツールに置き換えるのはシステム化であり、DXではありません。まあこの辺りは長くなるので割愛します。

言語化できなきゃ職人技、できればマニュアル

突然ですが質問です。

あなたは自分の仕事を言語化できますか？

どういう手順で仕事を行うのか、何をするのか、こう言ったものを言葉で説明できますか？

自分の仕事を上手く言語化して表現できない場合、それは職人技です。

一方で、明確に手順もしくはやることを言語化できるのであれば、それはマニュアルであると言えます。

要は、言語化できない業務は属人化しているということです。

そうするとプロセスが可視化されていないため効率化しようがありません。

地図があるから「お、こっちのが近い」と気がつけるわけです。

一人社長でも言語化するメリットは大

こう言う話をすると「いや、俺は一人だからね」と仰る方もいます。

しかし、私が声を大にして言いたいことが「一人だからこそ言語化しましょう」ということです。

理由は２つあります。

理由１：属人化が成長にブレーキを掛ける

今は自分で何でもできるかもしれません。

しかし、売上が増えて規模を拡大していかなければならない時に、属人化が著しいと人に任せられなくなってしまいます。

社長や特定の担当者から仕事を引き剥がせないことが、成長にブレーキを掛ける要因になり兼ねないわけです。

また、すべてを自分で行うということは、本業以外の間接業務もやるということを意味します。一人でやるには業務量が多すぎです。

多忙で体調を壊してしまったら、元も子もありません。

こういったリスクを避けるためにも、極力言語化し、なるべくシンプルなオペレーションにしておく事が大切です。

理由２：自分自身でも結構便利

私は先程の例の様に、人に任せる事を前提として言語化する癖をつけています。

その中で一つ気がついたメリットがあり、これが２つ目の理由になっています。

それが「自分自身にとっても結構便利」という点です。

特に頻度の低い作業の場合、「どうやるんだっけな」という問題から解放されます。

毎日や毎週やっていることなら問題ないかもしれません。しかしこれが、月に一度や年に一度という頻度となったらどうでしょう。

「えっと・・・」となるに決まっています。

言語化することで、頻度の低い仕事のやり方を毎回確認する手間が省けます。

こういった点で、言語化しておくことは自分にとっても結構便利な訳です。

言語化の方法

ざっくりマニュアルを作ることがおすすめです。

ポイントは、今自分でやっている仕事を人にやってもらうなら、どう説明するか？

これを文書にすることです。

最初は全体の流れをフローチャートにすることがおすすめです。フローチャートで、どういう手順で何をするかを視覚化します。

そして、その大枠に詳細を追加していくイメージです。

場合によっては例外的な処理を含められない場合もありますが、例外的なものは一度無視し、通常の流れをまず作りこむのがコツです。

詳細はこちらの記事で解説していますので、もし良ければ参考にしていただけると幸いです。

関連記事業務標準化のメリットと進め方。ざっくりマニュアルを作ってみると良い。

2022.03.14

是非やってみてくださいね！

編集後記

今日はとある会社の次期社長とお話をしてきました。

主な話題はインボイス制度と電子帳簿保存法の対応のお悩みです。

インボイス制度はともかく、電子帳簿保存法の中の電子取引の部分がやはり対応に苦労しそうなイメージとのこと。

社内での運用能力に大きく依存する部分なので、大変なのは間違いありません。

スタートが2年延期されたとはいえ、油断せず早めに早めに運用を始めるのが重要ですね。

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会社を効率化し生産性をあげるにあたって、お客様へ提供するサービスの内容も重要だったりします。

特に日本は過剰なサービスが多いと言われているので、そのあたりを今後少しずつ変えていかないといけないと思っている方も多いと思いはずです。

これらを踏まえて今日は、過剰なサービスをどう減らしていくのか、クレーム対応も含めて考えていこうと思います。

過剰サービスが多い

日本で生活していると、様々な事がサービスとしてついてきます。

特にサービス業務において「おもてなし」と言う名の無料サービスが多くあるように感じます。

例えばセルフサービスのお店で、トレイを下げようとすると「そのままで結構です」と言って店員さんが下げるみたいなサービス。

セルフサービスの店なんだから、全部セルフで良くない？と思います。
ありがたいですけどね。

このように、例をあげ始めたらキリがないくらいの過剰サービスが溢れています。

無償サービスがクレーマーを産む

タダでやってもらって当然という意識が根付くと、当然のようにそれがあることを求められます。

多くの人は「そこまでやる必要ないのにな〜」と思うので、無償サービスに多少問題があったとしても怒りません。

一方でクレーマー気質な人間は、タダで当然、やって当然と本気で思い込みます。

すると本来タダでやってもらっているに過ぎないのに、その品質に対して文句を言うようになります。

無料サービスにクレームをつけられ、従業員が不快な思いをするのは可哀想です。
そして何より無料サービスに対するクレーム対応という宇宙一の無駄が発生します。

こういう意味でも過剰なサービスにはメリットがありません。

過剰サービスにはお金をいただくべき

私は、サービスには適切な対価を請求するべきだと思います。
これは何もお客様をないがしらにしているわけではありません。

大切にすべきお客様は「適正な報酬をいただいているお客様」であるべきだと思います。

適正な報酬をいただいているお客様に、過剰サービスを受けている人が本来支払うべき対価を負担させるなどあり得ません。

例えば、最近ゆうちょ銀行が現金払いに対して手数料を取るようになりました。

これに大騒ぎしている人たちがいるのですが、私は当然のことだと思います。

口座振替や口座からの振込といった方法があるにも関わらず現金を使っているわけです。

本来その現金管理のコストは全て現金を使っている人たちで負担すべきです。

現金の管理にかかる膨大なコストは、結果的に他のサービスの利用者が間接的に負担しているはず。それこそ「適正な報酬を支払っているお客様」を蔑ろにしていると言えるのではないでしょうか？

なので私は何も文句はありません。

あと、郵便の翌日配送をやめたのも良いことだと思います。
早く送りたければ速達を使うべきです。

この考え方については、こちらの記事でお話した通りです。

関連記事面倒なお客様の３タイプと対処法。断るのも礼儀

2022.04.07

過剰サービスのやめ方

過剰サービスをやめろと言っても、それは大手だから出来るんでしょ？そういうご意見もありそうです。たしかにそう言う側面がないわけではありません。

しかし、過剰サービスを見つけ出してやめるのにはポイントがあります。

それは常識を疑う事です。

常識を疑って過剰サービスをやめる

過剰サービスの中には、そもそも過剰だと思っていないものがあったりするわけです。

ひと昔前のレストランでは、水を店員さんが注いでくれていました。
最近はセルフサービスの所が増えてはいますが、、、

そしてお水が減っていれば「お冷やはいかがですか？」と聞いてくれます。

これって違和感なく受け入れていましたが、おそらく過剰サービスでしょう。

高級レストランにはあって良いサービスだと思います。
そこまで含めての料金ですし、通常サービス料がコース代に乗ります。

しかし大衆店に必要なのでしょうか？

こういう誰もが常識、やって当然と思うところに過剰サービスがあったりします。

とりあえずやめてみる

常識だと思っていた過剰サービスを見つけ、それをやめる時にポイントがあります。

それはとりあえずやめてみることです。

自分たちが「お客様が望んでいる」と思い込んでいるだけのサービスであったりするからです。

当初は確かにお客様のご要望だったのかもしれません。しかし、時代の流れや価値観の変化でそれも変わっていきます。

それにやってもらって損がなければ、お客様側から特別何か言うことはありません。

しかし、さっきの水の例の様に、無くなったから困るというものでもないサービスは結構あります。

私が出会った事例

過剰サービスとは異なりますが、なくても困らなかった事例があります。

ある方が、FAXでやり取りするから面倒だとお困りでした。

そこで私は「試しにメールにしませんかと聞いてみてら良いのでは？」とアドバイスをしたことがあります。

別にメールでやり取りしませんか？という事自体は失礼でもありません。それに「どうしてもFAXじゃなきゃ、、、」と言う事であれば仕方ないよね、となるだけのこと。

特に気にしすぎることもないと思ったので、「提案するだけしてみたら良いと思いますよ。」とお伝えしました。

するとその結果はどうだったでしょう？
なんと、二つ返事で承諾をいただき、FAXをやめメールでやりとりすることになったそうです。

そして、面白いことに先方も「メールの方が助かる」と仰っていたそうです。

結局お互いに気遣いをした結果、お互いに不便なやり方になってしまっていたんです。

特にリスクがないようなものであれば、しれっとやめてみたり、思い切ってやめませんか？と提案するのが良いでしょう。

過剰サービスをやめる＝サボりではない

レストランの水の例で言うと、何かサボっているような印象を持つ方もいるかもしれません。

たしかに「サボり・手抜き」という観点でサービスをやめることを考えると、中々やめられません。

しかし「お客様が便利になる方法」という視点で考えれば、色々と見え方が変わります。

水の例ですが、店員さんが水のボトルを持ち歩いていたり、奥に置いてあったりするとわざわざ呼ばなければいけません。

私は気を遣ってしまうので、私のタイミングではなく店員さんの手が空いたタイミングを見計らって声を掛けることになります。

逆に、その辺に置いておいてくれれば、気にせず好きなタイミングで水を注ぎにいけます。
おそらく多くの人にとって、それで良いのではないのでしょうか？

そもそもランチの客単価1,000円程のお店に、来店者全員のコップの様子を常に把握しろというのは明らかに過剰なサービスと言えます。

それよりも、好きなタイミングで自由に水を飲める方がありがたいです。

こういう風に考えると、何が本質的にお客様の求めるサービスなのか？の見え方が変わってくると思います。

お客様への付加価値のある仕事、本質的な価値についてはこちらの記事でお話しています。

関連記事【紙⇒付加価値ゼロ】会社固定費を減らすなら紙をやめよう【導入の裏技】

2022.04.16

サービスをやめた際のクレームの問題

過剰サービスをやめられない理由に「サービスをやめるとクレームが来る可能性がある」というものがあります。

たしかにクレーム対応など、手間がかかったり不安になる気持ちはよく分かります。

しかし、クレームというのは通常のオペレーションに生まれるイレギュラーな事象です。

そういったイレギュラーな事象は、過剰サービスをやめて効率化する際には一旦横においておく必要があります。

先ほど私がお話しだ通り、過剰サービスの本質的な問題は、適切な報酬をお支払い頂いているお客様が不必要なコストを負担させられている点です。

であれば、本来目を向けるべきはクレームの防止ではなく、優良なお客様へ提供する価値の向上です。

このため「過剰サービスをやめること」と「結果として発生するクレーマー対応」は分けて考えた方が良いということになります。

過剰サービスをやめて効率的な経営を

何度もお話していますが、過剰サービスをやめる際に意識すべきは優良なお客様の利便性向上です。

タダのサービスを当然のものとしてクレームを入れる人に目を向けてしまうと、全てのサービスがやめられなくなります。

なくなって不満に思う人は必ず出てくるからです。

そこで、適適正な報酬を支払ってくださるお客様が求めていないサービスは何か？

これを考えてサービスを変えていけば、必然的に経営は効率化していきます。

編集後記

今日はちょっとした事件？がありました。

お風呂あがりの息子が、久々におしっこをばらまいてくれたのです(笑)

最近は「あ、ちっち出る」と言ってくれるので、完全に油断していました。

で、まあそれはそれとして、本題は別な所にあります。

それが「珪藻土マット凄すぎない？」ということ。

おしっこが少し、珪藻土マットにかかったのでシャワーをガンガンかけて洗い流しました。

そしておしっこの処理を終えて戻ってみると、、、

表面が濡れていないではありませんか・・・・

あれだけシャワーをかけたのに、です。

いや、恐るべき珪藻土マット。

ニトリで数年前に買ったものですが、直接水をバンバンかけたことがなかったので本当に驚きました。

【Amazon.co.jp 限定】チチロバ(TITIROBA) 珪藻土バスマット 風呂マット

ニトリの珪藻土マットがAmazonになかったのですで、参考にどうぞ。

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